วันเสาร์ที่ 15 กันยายน พ.ศ. 2550

การบริหารระบบสารสนเทศของโรงเรียนสู่ สพฐ.

การบริหารระบบสารสนเทศระดับสถานศึกษา สู่สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน
.......................................................................
ณัชพล กาฬภักดี
ความนำ
การศึกษาเป็นเครื่องมือสำคัญในการพัฒนาความรู้ ความคิด ความสามารถรวมทั้งพฤติกรรม เจตคติ ค่านิยม และคุณธรรมของบุคคล คุณสมบัติดังกล่าวเป็นปัจจัยและพลังอันสำคัญในการพัฒนาประเทศ ทั้งด้านเศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม และการเมือง ยิ่งในขณะนี้สังคมโลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วอันเนื่องมาจากความเจริญก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และการแข่งขันทาง ด้านเศรษฐกิจทวีความรุนแรงมากยิ่งขึ้นอย่างไม่เคยมีมาในอดีต คุณภาพของประชากรจึงยิ่งทวีความสำคัญมากขึ้น ด้วยความตระหนักถึงความสำคัญของการศึกษาที่เป็นกระบวนการสำคัญในการพัฒนาคุณภาพ ประชากรหลายประเทศ รวมทั้งประเทศไทยได้ทุ่มเทกำลังทั้งในแง่ความคิด และทรัพยากรของประเทศที่จะปฏิรูปหรือพัฒนาการศึกษาของประเทศให้มีคุณภาพ
การจัดการศึกษาที่มีคุณภาพนั้นจำเป็นต้องมีระบบประกันคุณภาพการศึกษาขึ้น โดยมีการจัดทำมาตรฐานและตัวชี้วัดมาตรฐานคุณภาพการศึกษา และเป็นเป้าหมายที่โรงเรียนจะต้องพัฒนาไปสู่มาตรฐานที่กำหนดให้จงได้ เพื่อเป็นการสร้างความเชื่อมั่นให้สังคมยอมรับในคุณภาพของโรงเรียน ตลอดจนมั่นใจได้ว่ากระบวนการจัดการศึกษาในโรงเรียนเป็นไปตามมาตรฐาน สามารถพัฒนาผู้เรียนได้ตามที่สังคมต้องการ
ข้อมูลสารสนเทศเป็นสิ่งสำคัญของระบบการประกันคุณภาพการศึกษา ซึ่งจะต้องมีข้อมูลสารสนเทศพื้นฐาน เกี่ยวกับสภาพทั่วไปของท้องถิ่นที่เป็นที่ตั้งของโรงเรียน ความต้องการของชุมชน ศักยภาพของโรงเรียน ตลอดจนแผนพัฒนา แผนนโยบาย และแนวทางการพัฒนาด้านต่าง ๆ ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สอดคล้องกับความต้องการของท้องถิ่น ตลอดจนข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับการจัดการเรียนการสอน จุดเด่น จุดที่ควรพัฒนาของโรงเรียน
ฉะนั้นจึงกล่าวได้ว่า ข้อมูลสารสนเทศมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อระบบการประกันคุณภาพการศึกษา

ข้อมูลสารสนเทศและระบบสารสนเทศ
ข้อมูล (DATA) : ข้อเท็จจริงการกระทำต่าง ๆ ทั้งที่เป็นตัวเลข ตัวหนังสือ สัญลักษณ์ และรูปภาพแทนปริมาณที่ยังไม่ได้วิเคราะห์หรือประมวลผล
สารสนเทศ (INFORMATION) : ข้อมูลที่ได้ผ่านการวิเคราะห์หรือผ่านการประมวลผลแล้ว อยู่ในรูปแบบที่มีความหมายสามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจ หรือไปใช้ในเรื่องต่าง ๆ ได้ตามวัตถุประสงค์
ระบบสารสนเทศ (INFORMATION SYSTEM) : ระบบที่จัดสร้างขึ้นเพื่อรวบรวม จัดเก็บและใช้สารสนเทศสนองความต้องการของหน่วยงาน ทั้งนี้โดยมีการจัดอย่างเป็นระบบ
ระบบสารสนเทศที่มีความสำคัญ แบ่งเป็น 3 ระดับ ได้แก่ ระดับสถานศึกษา ระดับเขตพื้นที่การศึกษา และระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ซึ่งทุกระดับจะมีความสัมพันธ์กัน
ระดับสถานศึกษา ควรมีข้อมูลครบถ้วนเพื่อการจัดการเรียนการสอนให้มีคุณภาพ และเพื่อการประกันคุณภาพการศึกษา สิ่งสำคัญคือ ข้อมูลนักเรียนและครูที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เพราะใน 1 ปี จะมีการเปลี่ยนข้อมูลนักเรียน ทั้งจำนวนนักเรียนและผลการเรียน เพื่อเป็นข้อมูลในการจัดสรรงบประมาณ โดยโรงเรียนจะต้องรายงานไปยังเขตพื้นที่การศึกษา และเขตพื้นที่การศึกษาส่งรายงานไปยังสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน
ดังนั้น แต่ละระดับควรมีศูนย์ระบบสารสนเทศของตนเองเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลและรายงานข้อมูลอย่างถูกต้องและรวดเร็ว เมื่อข้อมูลถูกร้องขอจากหน่วยงานต้นสังกัดโดยมีการจัดระบบสารสนเทศอย่างมีคุณภาพ ดังแผนภูมิที่ 1


แผนภูมิที่ 1 ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศ
การวิเคราะห์สภาพความเป็นจริงระดับสถานศึกษา
งานสารสนเทศที่จัดเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้อย่างเป็นระบบเพื่อรายงานไปยังหน่วยงานต้นสังกัด โดยที่ทุกงานจะเป็นผู้ให้ข้อมูลมายังสารสนเทศ ในขณะนี้โรงเรียนมีโปรแกรมสารสนเทศใช้ คือ SMIS, OBEC, Student’s 44 ซึ่งแต่ละโปรแกรมมีการกรอกข้อมูลที่เหมือนกันและซ้ำซ้อนกัน ซึ่งไม่สามารถถ่ายโอนข้อมูลที่จำเป็นให้แก่กันและกันได้ ทำให้ครูหรือเจ้าหน้าที่สารสนเทศต้องทำงานซ้ำซ้อนกันหลายครั้ง โดยเฉพาะโรงเรียนที่มีจำนวนนักเรียนเป็น 1,000 คนขึ้นไป
ข้อคิดเห็น
การนำเอาระบบเทคโนโลยีมาช่วยงานด้านต่าง ๆ ควรจะทำงานให้น้อยลง แล้วจัดการเก็บข้อมูลให้เป็นสารสนเทศได้หลายอย่าง จึงควรมีเพียงโปรแกรมเดียว และสามารถรายงานได้ทุกระบบ
ระดับเขตพื้นที่การศึกษา ในหลักการแล้วระดับเขตพื้นที่การศึกษาควรมีศูนย์สารสนเทศของเขตพื้นที่การศึกษา เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลทุกอย่างที่โรงเรียนส่งข้อมูลสารสนเทศมายังเขตพื้นที่ แล้วเขตพื้นที่จัดทำข้อมูลแจกจ่ายให้กลุ่มงานต่าง ๆ ที่รับผิดชอบ
การวิเคราะห์สภาพความเป็นจริงระดับเขตพื้นที่การศึกษา
เขตพื้นที่การศึกษามีกลุ่มงานต่าง ๆ ที่แยกเป็นอิสระต่อกัน เมื่อต้องการข้อมูลก็จะสอบถามมาที่โรงเรียนโดยให้กรอกข้อมูลใส่แบบฟอร์มไปให้ซึ่งต้องรายงานซ้ำซ้อนกันเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะข้อมูลนักเรียนซึ่งมีมาก เช่น ข้อมูลนักเรียน เลขประจำตัวประชาชน ชื่อผู้ปกครอง การเรียนต่อ และการจบ โดยให้รายงานกลุ่มส่งเสริมการจัดการศึกษา จำนวนข้อมูลนักเรียน ข้อมูลนักเรียน รายงานกลุ่มงานนโยบายและแผน ผลการเรียนเฉลี่ย รายงานกลุ่มนิเทศติดตามและประเมินผลการศึกษา ซึ่งมีการกรอกข้อมูลจำนวนมาก ทำให้ครูต้องทำงานเพิ่มขึ้นโดยงานนั้นเป็นงานที่ซ้ำซ้อนกัน
ข้อคิดเห็น
เขตพื้นที่การศึกษาควรมีศูนย์สารสนเทศ และใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดการ เช่นมีโปรแกรมจัดระบบสารสนเทศในระดับเขตพื้นที่เพียง 1 โปรแกรม เพื่อบริหารจัดการระบบให้กับกลุ่มงานต่าง ๆ โดยไม่ต้องให้แต่ละกลุ่มงานขอมายังโรงเรียนซึ่งข้อมูลส่วนใหญ่ซ้ำซ้อนกัน
ระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ในระดับนี้เป็นหน่วยงานสูงสุดของการศึกษาขั้นพื้นฐานซึ่งมีหน่วยงานที่ถูกหลอมรวมอยู่ด้วยกัน คือสำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษา และกรมสามัญศึกษาเดิม ซึ่งหน่วยงานทั้งสองต่างก็มีการใช้เทคโนโลยีมาช่วยบริหารจัดการระบบสารสนเทศของสถานศึกษา เช่น สำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาใช้โปรแกรม SMIS กรมสามัญศึกษาใช้โปรแกรม Student’s 44 แต่ละโปรแกรมถูกพัฒนามาจากคนละสังกัดค่าย ซึ่งมีการใช้งบประมาณในการพัฒนามากพอสมควร ถ้าจะให้หยุดพัฒนาคงจะลำบากใจสำหรับผู้รับผิดชอบ จึงทำให้โรงเรียน โดยเฉพาะกรมสามัญศึกษาเก่าต้องใช้โปรแกรม SMIS, OBEC, และStudent’s 44 ทั้ง 3 โปรแกรม
ข้อคิดเห็น
ระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐานก็ควรจะมีศูนย์สารสนเทศ โดยออกแบบ วิเคราะห์ระบบสารสนเทศให้ครอบคลุมทั้งระบบ แล้วพัฒนาระบบสารสนเทศโดยใช้โปรแกรมเพียง 1 โปรแกรมเท่านั้น ทั้งในระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ระดับเขตพื้นที่การศึกษา และระดับสถานศึกษา เพื่อให้เขตพื้นที่การศึกษาและสถานศึกษาจะได้ทำงานด้านข้อมูลน้อยลง มีเวลาไปพัฒนาการเรียนการสอนอย่างแท้จริง
บทสรุป
การบริหารระบบสารสนเทศให้มีคุณภาพนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารระดับสูงต้องเข้าใจในระบบสารสนเทศ และเห็นความสำคัญในการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการจัดการระบบสารสนเทศ การทำงานที่ไม่ซ้ำซ้อน การบริหารข้อมูลที่ดี คือ ข้อมูลจากแหล่งเดียว แล้วสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างครอบคลุมทุกอย่าง โดยเฉพาะระหว่างเขตพื้นที่การศึกษากับสถานศึกษาควรมีการลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลที่ซ้ำซ้อนให้มากที่สุด เพื่อครูจะได้มีเวลาให้กับการเตรียมการจัดการเรียนการสอนมากที่สุด ดังแผนภูมิที่ 2



แผนภูมิที่ 2 แสดงการลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลของสถานศึกษา


แผนภูมิที่ 3 แสดงการกรอกข้อมูลของสถานศึกษาที่ซ้ำซ้อน

จากแผนภูมิที่ 2 และแผนภูมิที่ 3 จะเห็นได้ว่าข้อมูลชนิดเดียวกันคือข้อมูลนักเรียนกับข้อมูลครู เมื่อมีการนำเอาเทคโนโลยีมาช่วยในการจัดกระทำข้อมูล ก็จะได้สารสนเทศที่มีคุณภาพและเมื่อมีการจัดเก็บและบริหารอย่างเป็นระบบ ก็จะเป็นระบบสารสนเทศที่มีคุณภาพ


เอกสารอ้างอิง

กระทรวงศึกษาธิการ. (2542). การประกันคุณภาพการศึกษา กรมสามัญศึกษา เล่ม 3 ระบบสารสนเทศ : เพื่อประกันคุณภาพการศึกษาของสถานศึกษา. กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์คุรุสภาลาดพร้าว.
__________. (2549). มาตรฐานการศึกษาขั้นพื้นฐานเพื่อประกันคุณภาพภายในสถานศึกษา. กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์คุรุสภาลาดพร้าว.
จารึก ชูกิตติกุล. (2548). “เทคโนโลยีสารสนเทศคุณภาพ : ปรัชญา สาระ และวิทยานิพนธ์” จดหมายสารสนเทศคณะคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีชั้นสูง. ฉบับที่ 8 เดือนตุลาคม 2548.

1 ความคิดเห็น:

Unknown กล่าวว่า...

บล็อกของอาจารย์ให้ความรู้ดีมากค่ะ ดิฉันได้เข้ามาหาข้อมูลจากบล็กของอาจารย์แนะนำไปใช้ประโยชน์ได้มากเลยค่ะ