เปรียบเทียบข้อเหมือนและข้อแตกต่างระหว่าง Six Sigma กับ Software Development Technology
หรือ DMAIC กับ SDLC
1. Six Sigma
ปัจจุบันมีเทคนิคในการจัดการสมัยใหม่ช่วยในการบริหารคุณภาพที่เรียกว่า Six Sigma (ซิกซ์ ซิกม่า) เพื่อการมุ่งสู่ความเป็นเลิศทางธุรกิจ (Six Sigma : Breakthrough Business Excellence)
Six Sigma เป็นวิธีการปฏิบัติที่ดีเลิศในปัจจุบัน เพื่อการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจทุกกระบวนการและเป็นวิธีที่นิยมทั่วโลกในขณะนี้ วิธีการของ Six Sigma ได้เริ่มมีการประยุกต์ใช้ในบริษัทโมโตดรล่า ในช่วงปี ค.ศ. 1980 โดยมุ่งเน้นที่การลดต้นทุนและปรับกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ที่บริษัทวางไว้ นอกจากนี้ ปัจจุบันบริษัทชั้นนำหลายบริษัททั่วโลกได้เล็งเห็นประโยชน์และได้นำมาประยุกต์ใช้ ได้แก่ บริษัท General Electric บริษัท Sony บริษัท Allied signal และบริษัท Eastman Kodak บริษัท โมโตโรล่า เป็นต้น ผลจากการประยุกต์ใช้วิธีการ Six Sigma ดังกล่าวทำให้บริษัทสามารถลดต้นทุนได้นับหลายร้อยล้านบาท ความสัมพันธ์ระหว่าง TQM และ Six Sigma คือ TQM ตั้งเป้าหมายคือการพัฒนาและการควบคุมคุณภาพโดยการหาจุดผิดพลาด Mikel Harry ได้กล่าวว่า Six Sigma คือวิถีแห่งระบบคุณภาพแบบหลายมิติ อันประกอบด้วยรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน การจัดการที่ลงตัว และการตอบสนองตามหน้าที่ในองค์การ ซึ่งลูกค้าและผู้ผลิตจะได้รับผลตอบแทนร่วมกันทั้งสองฝ่าย คือ ได้อรรถประโยชน์ การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และผลิตภัณฑ์ที่มีคุณค่า
Six Sigma ครอบคลุมปัจจัยต่างๆคือ การสร้างระบบและโครงสร้างการทำงานร่วมกับฝ่ายบริหาร ที่จะช่วยสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์การ การใช้มาตรวัด (Metrics) การคัดเลือกบุคลากรทีมงานที่เหมาะสม การคัดเลือกหน่วยงานภายนอกที่สามารถช่วยดำเนินการฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประยุกต์เครื่องมือในการทำงาน การกำหนดเป้าหมายอย่างเป็นระบบ
Six Sigma คือ กระบวนการเพื่อลดความผิดพลาด (Defect) ที่เกิดขึ้นในกระบวนการต่างๆโดยมุ่งเน้นให้เกิดความผิดพลาดน้อยที่สุดและมีความสูญเสียได้ไม่เกิน 3.4 หน่วยในล้านหน่วย หรือเรียกอีกอย่างว่า ความสูญเสียโอกาสลงให้เหลือเพียงแค่ 3.4 หน่วยนั่นเอง (Defect per Million Opportunities, OPMO) สัญลักษณ์ที่นิยมใช้กันทางสถิติคือ Sigma ตามความหมายของ Six Sigma ตามสถิติหมายถึงขอบเขตข้อกำหนด (Specification Limit) และการแจกแจงปกติ (Normal Distribution) ขอบเขตข้อกำหนดบนมีค่าเป็น 6 หมายถึง ที่ระดับ Sigma มีของเสียงเพียง 0.022 ชิ้น จากจำนวนของทั้งหมด 1,000,000 ชิ้นนอกจากนี้การประยุกต์ใช้ Six Sigma ภายในองค์การยังช่วยให้บริษัทสามารถตรวจสอบปัญหาภายในบริษัทด้วยข้อมูลที่แม่นยำและเชื่อถือได้ (Data – Driven Business) แล้วทำการวิเคราะห์ปัญหาโดยหลักสถิติ (Statistical analysis Process) เพื่อการปรับปรุงและควบคุมไม่ให้ปัญหานั้นๆเกิดขึ้นซ้ำอีก เนื่องจากในการแก้ไขปรับปรุงใดๆนั้นต้องอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องเพียงพอและแม่นยำเป็นปัจจัยหลักในการตัดสินใจ และแก้ไขสิ่งที่บกพร่อง
ตามหลักการเพิ่มประสิทธิภาพในกระบานการผลิตโดยทั่วไปสามารถทำได้ 2 วิธีคือ Lean Manufacturing และ Six Sigma ทั้งสองวิธีมีหลักต่างกันคือ การนำเอา Lean Manufacturing มาใช้ในองค์การจะช่วยให้
1. เทคนิคการรับเปลี่ยนสายการผลิตเป็นไปอย่างรวดเร็ว และลดเวลาในการเตรียมเครื่องจักรและอุปกรณ์การผลิต
2. ช่วยให้โรงงานสามารถปรับปรุงหน่วยผลิต ด้วยการจัดเครื่องอุปกรณ์ให้สอดคล้องกับปริมาณการผลิต
3. การผลิตทันเวลาพอดี (Just in time) ช่วยลดจำนวนสินค้าในสต๊อกรวมทั้งการจัดส่งวัตถุดิบมาป้อนให้หน่วยผลิตอย่างเหมาะสมทันตามเวลาการผลิต
ในขณะเดียวกัน Six Sigma จะเน้นที่จำนวนชิ้นงานให้ลดความผันแปรของกระบวนการผลิตความหมายของ (Sigma) เป็นตัวอักษรกรีก หมายถึง ความเบี่ยงเบนมาตรฐานของกระบวนการ (Standard Deviation) เพื่อใช้วัดความแปรปรวนเฉลี่ยมาตรฐาน ผลที่เกิดจากการใช้ Six Sigma คือ ลดอัตราการสูญเสียและลดค่าใช้จ่าย การนำ Six Sigma มาใช้จะประสบความสำเร็จกันเป็นส่วนใหญ่ในโรงงานอุตสาหกรรม แต่อย่างไรก็ตามมีแนวคิดว่าสามารถนำไปใช้ได้ทุกกระบวนการที่เกี่ยวกับลูกค้า
What is Six Sigma?
§ Six Sigma is a statistical term
§ Six Sigma is a business strategy
§ Six Sigma is a problem solving system
Six Sigma คืออะไร
§ Six Sigma มีความหมายในทางสถิติ หมายถึง โอกาสการเกิดความผิดพลาดในกระบวนการเพียง 3.4 ครั้ง ต่อ ล้านครั้ง
§ Six Sigma ถูกนำมาเป็นชื่อของโครงการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในเชิงธุรกิจ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อลดความผันแปร (Variation) ของกระบวนการ เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และเพิ่มกำไรขององค์กร
§ ในขณะเดียวกัน Six Sigma ก็ถูกนำมาใช้เป็นชื่อเรียกวิธีการในการแก้ปัญหาของกระบวนการทำงาน ที่อาศัยข้อมูลในการตัดสินใจ (Data Driven) ซึ่งจะมีขั้นตอนการทำงานอย่างชัดเจน และทำการปรับปรุงในรูปของ Project ทั้งนี้ มีวัตถุประสงค์เพื่อลดความผันแปรซึ่งเป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดของเสียในกระบวนการ
ประโยชน์ในการนำ Six Sigma มาใช้ในองค์การ
1. สามารถแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างกลยุทธ์ใหม่ให้ธุรกิจ
2. สามารถลดความสูญเสียโอกาสอย่างมีระบบและรวดเร็วโดยการนำกระบวนการทางสถิติมาใช้
3. พัฒนาบุคลากรในองค์การให้มีศักยภาพสูงขึ้นตอบสนองต่อกลยุทธ์ได้อย่างรวดเร็ว และปรับองค์การให้เป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)
4. ช่วยหารระดับคุณภาพของอุตสาหกรรม โดยสามารถเทียบข้ามกลุ่มอุตสาหกรรมได้ (Benchmarking)
ความแตกต่างระหว่าง Six Sigma กับหลักการปรับปรุงต่างๆ
Six Sigma เป็นกระบวนการที่รวบรวมหลักการปรับปรุงต่างๆ ได้แก่ Benchmarking, Productivity Improvement, Strategic Deployment และ Statistical and Techniques เป็นต้น นำมาหลอมรวมกันเพื่อให้พนักงานทุกระดับสามารถเข้าใจปฏิบัติให้เป็นรูปธรรม มีเป้าหมายเด่นชัด และที่สำคัญที่สุดคือเห็นผลสำเร็จย่างรวดเร็ว ทั้งนี้เพราะว่าการบิหารแบบ Six Sigma จะเน้นการบริหารแบบบนลงล่าง (Top Down Management) คือระบบที่ผู้บริหารต้องผลักดันแนวความคิดและการปรับปรุงให้เกิดขึ้น นอกจากนี้ Six Sigma ยังเป็นกระบวนการหนึ่งที่สามารถทำให้ องค์การต่างๆ ที่นำไปใช้สามารถบรรลุถึงข้อกำหนดของรางวัลคุณภาพแห่งชาติ (National Quality Award)
แนวทางหลักการของ Six Sigma
แนวทางในการปฏิบัติที่เป็นที่นิยมเพื่อบรรลุถึงความสามารถของกระบวนการในระดับ Six Sigma ที่เป็นที่นิยมและยอมรับกันทั่วโลกประกอบด้วย 5 ชั้นตอน ได้แก่
1. กำหนดเป้าหมาย (Define Target)
2. การวัดความสามารถของกระบวนการ (Measure)
3. การวิเคราะห์สาเหตุปัญหา (Analyze)
4. การปรับปรุงโดยเน้นที่ต้นเหตุของปัญหา(Improve)
5. การควบคุมกระบวนการที่มีผลกระทบ (Control)
2. วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC)
วงจรการพัฒนาระบบหรือที่นิยมเรียกย่อ ๆ ว่า SDLC เป็นวิธีการที่นักวิเคราะห์ระบบใช้ในการพัฒนาระบบงาน เพื่อที่จะเรียงลำดับเหตุการณ์หรือกิจกรรม ที่จะต้องกระทำก่อนหรือกระทำภายหลัง เพื่อที่จะช่วยให้การพัฒนาระบบงานทำได้ง่ายขึ้น ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจน ถูกต้องว่าในแต่ละขั้นตอนนั้นจะต้องทำอะไร ทำอย่างไร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ โดยทั่วไปวงจรการพัฒนาระบบจะมีการทำงานเป็นขั้นตอนต่าง ๆ ในแต่ละขั้นตอนจะประกอบด้วยรายละเอียดของการทำงานหลายอย่าง รวมทั้งกำหนดเป้าหมายของการทำงานของแต่ละขั้นตอน และจะต้องแสดงความก้าวหน้าของโครงการที่ได้กระทำในแต่ละขั้นตอนด้วย โดยจะต้องมีการทำรายงานเพื่อแสดงผลการทำงานในแต่ละขั้นตอน เพื่อเสนอให้ผู้บริหารพิจารณาตัดสินใจว่าจะดำเนินการในขั้นตอนต่อไปของการพัฒนาระบบ หรือเปลี่ยนทิศทางการทำโครงการนั้นหรือไม่ หรือหากขั้นตอนการพัฒนาระบบในขั้นตอนใดยังไม่ชัดเจนเพียงพอที่จะทำให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ ก็อาจจะต้องให้นักวิเคราะห์ระบบกลับไปศึกษารายละเอียดของการทำงานจนกว่าผู้บริหารจะสามารถตัดสินใจได้ วงจรการพัฒนาระบบนั้นมีการแบ่งออกเป็นขั้นตอน ซึ่งแล้วแต่การกำหนดขั้นตอนของแต่ละคน ไม่ค่อยเหมือนกัน ดังเช่น Christine B. Tayntor (Tayntor, 2002 : 111-177) กำหนดไว้ดังนี้
1. Project initiation
2. System analysis
3. System design
4. Construction
5. Testing and quality assurance
6. Implementation
จากการสืบค้นทางอินเทอร์เน็ตมีการกำหนดขั้นตอนไว้ดังนี้
1. Project Identification and Selection
2. Analysis
3. Design
4. Implementation
5. Maintenance
และยังมีอินเทอร์เน็ตบางแห่งได้กำหนดขั้นตอนได้อีกดังนี้
1. การกำหนดปัญหา (Problem Definition)
2. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
3. การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
4. การออกแบบระบบ (System Design)
5. การสร้างระบบหรือพัฒนาระบบ (System Construction)
6. การติดตั้งระบบ (System Implementation)
7. การประเมินผลและการบำรุงรักษาระบบ (Post-implementation reviews and maintenance)
โดยสรุปแล้วการกำหนดขั้นตอนของวงจรการพัฒนาระบบตามที่ผู้เขียนกำหนดได้ดังนี้ 1) วิเคราะห์ระบบ (System Analysis) 2) การออกแบบระบบ (System Design) 3) การติดตั้งระบบ (System Implementation) 4) การทดสอบระบบ (System Testing) 5) การสร้างระบบ (System Production) 6) การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance)
ตารางเปรียบเทียบขั้นตอนต่าง ๆ ของ SDLC กับ DMAIC
ขั้นตอนของ SDLC
ขั้นตอนของ DMAIC
System Analysis
Define, Measure, Analysis
System Design
Analysis
System Implementation
Improve, Control
System Testing
Improve
System Production
Improve
System Maintenance
Improve, Control
เอกสารอ้างอิง
Basu, Ron and Wright, Nevan. (2003). Quality Beyond Six Sigma. Oxford : Butterworth-
Heineman.
Brue, Greg. (2005). Six Sigma for Managers. New York : McGraw-Hill.
Evans, James R. and Lindsay, William M. (2005). An Introduction to Six Sigma & Process
Improvement. Ohio : Thomson.
Eches, George. (2003). Six Sigma for Everyone. New York : John Wiley & Sons.
Gupta, Praveen. (2004). Six Sigma Business Scorecard : Ensuring Performance for Profit.
New York : McGraw-Hill.
Pande, Pete and Holpp, Larry. (2002). What is Six Sigma?. New York : McGraw-Hill.
Tayntor, Christine B. (2002). Six Sigma Software Development. Boca Raton : Auerbach
Publications.
จารึก ชูกิตติกุล. (2548). “เทคโนโลยีสารสนเทศคุณภาพ : ปรัชญา สาระ และวิทยานิพนธ์”
วารสารคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีชั้นสูง. ฉบับที่ 8 เดือนตุลาคม 2548.
ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ และคณะ. (2546). คู่มือปฏิบัติ Six Sigma เพื่อสร้างความเป็นเลิศในองค์กร.
กรุงเทพฯ : เอ็กซเปอร์เน็ท.
วชิรพงษ์ สาลีสิงห์. (2548). ปฏิวัติกระบวนการทำงานด้วยเทคนิค Six Sigma ฉบับ Champion และ
Black Belt. กรุงเทพฯ : ศิริวัฒนา อินเตอร์พริ้นท์ จำกัด (มหาชน).
วันอาทิตย์ที่ 14 ตุลาคม พ.ศ. 2550
วันเสาร์ที่ 15 กันยายน พ.ศ. 2550
การบริหารระบบสารสนเทศของโรงเรียนสู่ สพฐ.
การบริหารระบบสารสนเทศระดับสถานศึกษา สู่สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน
.......................................................................
ณัชพล กาฬภักดี
ความนำ
การศึกษาเป็นเครื่องมือสำคัญในการพัฒนาความรู้ ความคิด ความสามารถรวมทั้งพฤติกรรม เจตคติ ค่านิยม และคุณธรรมของบุคคล คุณสมบัติดังกล่าวเป็นปัจจัยและพลังอันสำคัญในการพัฒนาประเทศ ทั้งด้านเศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม และการเมือง ยิ่งในขณะนี้สังคมโลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วอันเนื่องมาจากความเจริญก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และการแข่งขันทาง ด้านเศรษฐกิจทวีความรุนแรงมากยิ่งขึ้นอย่างไม่เคยมีมาในอดีต คุณภาพของประชากรจึงยิ่งทวีความสำคัญมากขึ้น ด้วยความตระหนักถึงความสำคัญของการศึกษาที่เป็นกระบวนการสำคัญในการพัฒนาคุณภาพ ประชากรหลายประเทศ รวมทั้งประเทศไทยได้ทุ่มเทกำลังทั้งในแง่ความคิด และทรัพยากรของประเทศที่จะปฏิรูปหรือพัฒนาการศึกษาของประเทศให้มีคุณภาพ
การจัดการศึกษาที่มีคุณภาพนั้นจำเป็นต้องมีระบบประกันคุณภาพการศึกษาขึ้น โดยมีการจัดทำมาตรฐานและตัวชี้วัดมาตรฐานคุณภาพการศึกษา และเป็นเป้าหมายที่โรงเรียนจะต้องพัฒนาไปสู่มาตรฐานที่กำหนดให้จงได้ เพื่อเป็นการสร้างความเชื่อมั่นให้สังคมยอมรับในคุณภาพของโรงเรียน ตลอดจนมั่นใจได้ว่ากระบวนการจัดการศึกษาในโรงเรียนเป็นไปตามมาตรฐาน สามารถพัฒนาผู้เรียนได้ตามที่สังคมต้องการ
ข้อมูลสารสนเทศเป็นสิ่งสำคัญของระบบการประกันคุณภาพการศึกษา ซึ่งจะต้องมีข้อมูลสารสนเทศพื้นฐาน เกี่ยวกับสภาพทั่วไปของท้องถิ่นที่เป็นที่ตั้งของโรงเรียน ความต้องการของชุมชน ศักยภาพของโรงเรียน ตลอดจนแผนพัฒนา แผนนโยบาย และแนวทางการพัฒนาด้านต่าง ๆ ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สอดคล้องกับความต้องการของท้องถิ่น ตลอดจนข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับการจัดการเรียนการสอน จุดเด่น จุดที่ควรพัฒนาของโรงเรียน
ฉะนั้นจึงกล่าวได้ว่า ข้อมูลสารสนเทศมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อระบบการประกันคุณภาพการศึกษา
ข้อมูลสารสนเทศและระบบสารสนเทศ
ข้อมูล (DATA) : ข้อเท็จจริงการกระทำต่าง ๆ ทั้งที่เป็นตัวเลข ตัวหนังสือ สัญลักษณ์ และรูปภาพแทนปริมาณที่ยังไม่ได้วิเคราะห์หรือประมวลผล
สารสนเทศ (INFORMATION) : ข้อมูลที่ได้ผ่านการวิเคราะห์หรือผ่านการประมวลผลแล้ว อยู่ในรูปแบบที่มีความหมายสามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจ หรือไปใช้ในเรื่องต่าง ๆ ได้ตามวัตถุประสงค์
ระบบสารสนเทศ (INFORMATION SYSTEM) : ระบบที่จัดสร้างขึ้นเพื่อรวบรวม จัดเก็บและใช้สารสนเทศสนองความต้องการของหน่วยงาน ทั้งนี้โดยมีการจัดอย่างเป็นระบบ
ระบบสารสนเทศที่มีความสำคัญ แบ่งเป็น 3 ระดับ ได้แก่ ระดับสถานศึกษา ระดับเขตพื้นที่การศึกษา และระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ซึ่งทุกระดับจะมีความสัมพันธ์กัน
ระดับสถานศึกษา ควรมีข้อมูลครบถ้วนเพื่อการจัดการเรียนการสอนให้มีคุณภาพ และเพื่อการประกันคุณภาพการศึกษา สิ่งสำคัญคือ ข้อมูลนักเรียนและครูที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เพราะใน 1 ปี จะมีการเปลี่ยนข้อมูลนักเรียน ทั้งจำนวนนักเรียนและผลการเรียน เพื่อเป็นข้อมูลในการจัดสรรงบประมาณ โดยโรงเรียนจะต้องรายงานไปยังเขตพื้นที่การศึกษา และเขตพื้นที่การศึกษาส่งรายงานไปยังสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน
ดังนั้น แต่ละระดับควรมีศูนย์ระบบสารสนเทศของตนเองเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลและรายงานข้อมูลอย่างถูกต้องและรวดเร็ว เมื่อข้อมูลถูกร้องขอจากหน่วยงานต้นสังกัดโดยมีการจัดระบบสารสนเทศอย่างมีคุณภาพ ดังแผนภูมิที่ 1
แผนภูมิที่ 1 ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศ
การวิเคราะห์สภาพความเป็นจริงระดับสถานศึกษา
งานสารสนเทศที่จัดเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้อย่างเป็นระบบเพื่อรายงานไปยังหน่วยงานต้นสังกัด โดยที่ทุกงานจะเป็นผู้ให้ข้อมูลมายังสารสนเทศ ในขณะนี้โรงเรียนมีโปรแกรมสารสนเทศใช้ คือ SMIS, OBEC, Student’s 44 ซึ่งแต่ละโปรแกรมมีการกรอกข้อมูลที่เหมือนกันและซ้ำซ้อนกัน ซึ่งไม่สามารถถ่ายโอนข้อมูลที่จำเป็นให้แก่กันและกันได้ ทำให้ครูหรือเจ้าหน้าที่สารสนเทศต้องทำงานซ้ำซ้อนกันหลายครั้ง โดยเฉพาะโรงเรียนที่มีจำนวนนักเรียนเป็น 1,000 คนขึ้นไป
ข้อคิดเห็น
การนำเอาระบบเทคโนโลยีมาช่วยงานด้านต่าง ๆ ควรจะทำงานให้น้อยลง แล้วจัดการเก็บข้อมูลให้เป็นสารสนเทศได้หลายอย่าง จึงควรมีเพียงโปรแกรมเดียว และสามารถรายงานได้ทุกระบบ
ระดับเขตพื้นที่การศึกษา ในหลักการแล้วระดับเขตพื้นที่การศึกษาควรมีศูนย์สารสนเทศของเขตพื้นที่การศึกษา เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลทุกอย่างที่โรงเรียนส่งข้อมูลสารสนเทศมายังเขตพื้นที่ แล้วเขตพื้นที่จัดทำข้อมูลแจกจ่ายให้กลุ่มงานต่าง ๆ ที่รับผิดชอบ
การวิเคราะห์สภาพความเป็นจริงระดับเขตพื้นที่การศึกษา
เขตพื้นที่การศึกษามีกลุ่มงานต่าง ๆ ที่แยกเป็นอิสระต่อกัน เมื่อต้องการข้อมูลก็จะสอบถามมาที่โรงเรียนโดยให้กรอกข้อมูลใส่แบบฟอร์มไปให้ซึ่งต้องรายงานซ้ำซ้อนกันเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะข้อมูลนักเรียนซึ่งมีมาก เช่น ข้อมูลนักเรียน เลขประจำตัวประชาชน ชื่อผู้ปกครอง การเรียนต่อ และการจบ โดยให้รายงานกลุ่มส่งเสริมการจัดการศึกษา จำนวนข้อมูลนักเรียน ข้อมูลนักเรียน รายงานกลุ่มงานนโยบายและแผน ผลการเรียนเฉลี่ย รายงานกลุ่มนิเทศติดตามและประเมินผลการศึกษา ซึ่งมีการกรอกข้อมูลจำนวนมาก ทำให้ครูต้องทำงานเพิ่มขึ้นโดยงานนั้นเป็นงานที่ซ้ำซ้อนกัน
ข้อคิดเห็น
เขตพื้นที่การศึกษาควรมีศูนย์สารสนเทศ และใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดการ เช่นมีโปรแกรมจัดระบบสารสนเทศในระดับเขตพื้นที่เพียง 1 โปรแกรม เพื่อบริหารจัดการระบบให้กับกลุ่มงานต่าง ๆ โดยไม่ต้องให้แต่ละกลุ่มงานขอมายังโรงเรียนซึ่งข้อมูลส่วนใหญ่ซ้ำซ้อนกัน
ระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ในระดับนี้เป็นหน่วยงานสูงสุดของการศึกษาขั้นพื้นฐานซึ่งมีหน่วยงานที่ถูกหลอมรวมอยู่ด้วยกัน คือสำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษา และกรมสามัญศึกษาเดิม ซึ่งหน่วยงานทั้งสองต่างก็มีการใช้เทคโนโลยีมาช่วยบริหารจัดการระบบสารสนเทศของสถานศึกษา เช่น สำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาใช้โปรแกรม SMIS กรมสามัญศึกษาใช้โปรแกรม Student’s 44 แต่ละโปรแกรมถูกพัฒนามาจากคนละสังกัดค่าย ซึ่งมีการใช้งบประมาณในการพัฒนามากพอสมควร ถ้าจะให้หยุดพัฒนาคงจะลำบากใจสำหรับผู้รับผิดชอบ จึงทำให้โรงเรียน โดยเฉพาะกรมสามัญศึกษาเก่าต้องใช้โปรแกรม SMIS, OBEC, และStudent’s 44 ทั้ง 3 โปรแกรม
ข้อคิดเห็น
ระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐานก็ควรจะมีศูนย์สารสนเทศ โดยออกแบบ วิเคราะห์ระบบสารสนเทศให้ครอบคลุมทั้งระบบ แล้วพัฒนาระบบสารสนเทศโดยใช้โปรแกรมเพียง 1 โปรแกรมเท่านั้น ทั้งในระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ระดับเขตพื้นที่การศึกษา และระดับสถานศึกษา เพื่อให้เขตพื้นที่การศึกษาและสถานศึกษาจะได้ทำงานด้านข้อมูลน้อยลง มีเวลาไปพัฒนาการเรียนการสอนอย่างแท้จริง
บทสรุป
การบริหารระบบสารสนเทศให้มีคุณภาพนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารระดับสูงต้องเข้าใจในระบบสารสนเทศ และเห็นความสำคัญในการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการจัดการระบบสารสนเทศ การทำงานที่ไม่ซ้ำซ้อน การบริหารข้อมูลที่ดี คือ ข้อมูลจากแหล่งเดียว แล้วสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างครอบคลุมทุกอย่าง โดยเฉพาะระหว่างเขตพื้นที่การศึกษากับสถานศึกษาควรมีการลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลที่ซ้ำซ้อนให้มากที่สุด เพื่อครูจะได้มีเวลาให้กับการเตรียมการจัดการเรียนการสอนมากที่สุด ดังแผนภูมิที่ 2
แผนภูมิที่ 2 แสดงการลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลของสถานศึกษา
แผนภูมิที่ 3 แสดงการกรอกข้อมูลของสถานศึกษาที่ซ้ำซ้อน
จากแผนภูมิที่ 2 และแผนภูมิที่ 3 จะเห็นได้ว่าข้อมูลชนิดเดียวกันคือข้อมูลนักเรียนกับข้อมูลครู เมื่อมีการนำเอาเทคโนโลยีมาช่วยในการจัดกระทำข้อมูล ก็จะได้สารสนเทศที่มีคุณภาพและเมื่อมีการจัดเก็บและบริหารอย่างเป็นระบบ ก็จะเป็นระบบสารสนเทศที่มีคุณภาพ
เอกสารอ้างอิง
กระทรวงศึกษาธิการ. (2542). การประกันคุณภาพการศึกษา กรมสามัญศึกษา เล่ม 3 ระบบสารสนเทศ : เพื่อประกันคุณภาพการศึกษาของสถานศึกษา. กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์คุรุสภาลาดพร้าว.
__________. (2549). มาตรฐานการศึกษาขั้นพื้นฐานเพื่อประกันคุณภาพภายในสถานศึกษา. กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์คุรุสภาลาดพร้าว.
จารึก ชูกิตติกุล. (2548). “เทคโนโลยีสารสนเทศคุณภาพ : ปรัชญา สาระ และวิทยานิพนธ์” จดหมายสารสนเทศคณะคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีชั้นสูง. ฉบับที่ 8 เดือนตุลาคม 2548.
.......................................................................
ณัชพล กาฬภักดี
ความนำ
การศึกษาเป็นเครื่องมือสำคัญในการพัฒนาความรู้ ความคิด ความสามารถรวมทั้งพฤติกรรม เจตคติ ค่านิยม และคุณธรรมของบุคคล คุณสมบัติดังกล่าวเป็นปัจจัยและพลังอันสำคัญในการพัฒนาประเทศ ทั้งด้านเศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม และการเมือง ยิ่งในขณะนี้สังคมโลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วอันเนื่องมาจากความเจริญก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และการแข่งขันทาง ด้านเศรษฐกิจทวีความรุนแรงมากยิ่งขึ้นอย่างไม่เคยมีมาในอดีต คุณภาพของประชากรจึงยิ่งทวีความสำคัญมากขึ้น ด้วยความตระหนักถึงความสำคัญของการศึกษาที่เป็นกระบวนการสำคัญในการพัฒนาคุณภาพ ประชากรหลายประเทศ รวมทั้งประเทศไทยได้ทุ่มเทกำลังทั้งในแง่ความคิด และทรัพยากรของประเทศที่จะปฏิรูปหรือพัฒนาการศึกษาของประเทศให้มีคุณภาพ
การจัดการศึกษาที่มีคุณภาพนั้นจำเป็นต้องมีระบบประกันคุณภาพการศึกษาขึ้น โดยมีการจัดทำมาตรฐานและตัวชี้วัดมาตรฐานคุณภาพการศึกษา และเป็นเป้าหมายที่โรงเรียนจะต้องพัฒนาไปสู่มาตรฐานที่กำหนดให้จงได้ เพื่อเป็นการสร้างความเชื่อมั่นให้สังคมยอมรับในคุณภาพของโรงเรียน ตลอดจนมั่นใจได้ว่ากระบวนการจัดการศึกษาในโรงเรียนเป็นไปตามมาตรฐาน สามารถพัฒนาผู้เรียนได้ตามที่สังคมต้องการ
ข้อมูลสารสนเทศเป็นสิ่งสำคัญของระบบการประกันคุณภาพการศึกษา ซึ่งจะต้องมีข้อมูลสารสนเทศพื้นฐาน เกี่ยวกับสภาพทั่วไปของท้องถิ่นที่เป็นที่ตั้งของโรงเรียน ความต้องการของชุมชน ศักยภาพของโรงเรียน ตลอดจนแผนพัฒนา แผนนโยบาย และแนวทางการพัฒนาด้านต่าง ๆ ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สอดคล้องกับความต้องการของท้องถิ่น ตลอดจนข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับการจัดการเรียนการสอน จุดเด่น จุดที่ควรพัฒนาของโรงเรียน
ฉะนั้นจึงกล่าวได้ว่า ข้อมูลสารสนเทศมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อระบบการประกันคุณภาพการศึกษา
ข้อมูลสารสนเทศและระบบสารสนเทศ
ข้อมูล (DATA) : ข้อเท็จจริงการกระทำต่าง ๆ ทั้งที่เป็นตัวเลข ตัวหนังสือ สัญลักษณ์ และรูปภาพแทนปริมาณที่ยังไม่ได้วิเคราะห์หรือประมวลผล
สารสนเทศ (INFORMATION) : ข้อมูลที่ได้ผ่านการวิเคราะห์หรือผ่านการประมวลผลแล้ว อยู่ในรูปแบบที่มีความหมายสามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจ หรือไปใช้ในเรื่องต่าง ๆ ได้ตามวัตถุประสงค์
ระบบสารสนเทศ (INFORMATION SYSTEM) : ระบบที่จัดสร้างขึ้นเพื่อรวบรวม จัดเก็บและใช้สารสนเทศสนองความต้องการของหน่วยงาน ทั้งนี้โดยมีการจัดอย่างเป็นระบบ
ระบบสารสนเทศที่มีความสำคัญ แบ่งเป็น 3 ระดับ ได้แก่ ระดับสถานศึกษา ระดับเขตพื้นที่การศึกษา และระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ซึ่งทุกระดับจะมีความสัมพันธ์กัน
ระดับสถานศึกษา ควรมีข้อมูลครบถ้วนเพื่อการจัดการเรียนการสอนให้มีคุณภาพ และเพื่อการประกันคุณภาพการศึกษา สิ่งสำคัญคือ ข้อมูลนักเรียนและครูที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เพราะใน 1 ปี จะมีการเปลี่ยนข้อมูลนักเรียน ทั้งจำนวนนักเรียนและผลการเรียน เพื่อเป็นข้อมูลในการจัดสรรงบประมาณ โดยโรงเรียนจะต้องรายงานไปยังเขตพื้นที่การศึกษา และเขตพื้นที่การศึกษาส่งรายงานไปยังสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน
ดังนั้น แต่ละระดับควรมีศูนย์ระบบสารสนเทศของตนเองเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลและรายงานข้อมูลอย่างถูกต้องและรวดเร็ว เมื่อข้อมูลถูกร้องขอจากหน่วยงานต้นสังกัดโดยมีการจัดระบบสารสนเทศอย่างมีคุณภาพ ดังแผนภูมิที่ 1
แผนภูมิที่ 1 ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศ
การวิเคราะห์สภาพความเป็นจริงระดับสถานศึกษา
งานสารสนเทศที่จัดเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้อย่างเป็นระบบเพื่อรายงานไปยังหน่วยงานต้นสังกัด โดยที่ทุกงานจะเป็นผู้ให้ข้อมูลมายังสารสนเทศ ในขณะนี้โรงเรียนมีโปรแกรมสารสนเทศใช้ คือ SMIS, OBEC, Student’s 44 ซึ่งแต่ละโปรแกรมมีการกรอกข้อมูลที่เหมือนกันและซ้ำซ้อนกัน ซึ่งไม่สามารถถ่ายโอนข้อมูลที่จำเป็นให้แก่กันและกันได้ ทำให้ครูหรือเจ้าหน้าที่สารสนเทศต้องทำงานซ้ำซ้อนกันหลายครั้ง โดยเฉพาะโรงเรียนที่มีจำนวนนักเรียนเป็น 1,000 คนขึ้นไป
ข้อคิดเห็น
การนำเอาระบบเทคโนโลยีมาช่วยงานด้านต่าง ๆ ควรจะทำงานให้น้อยลง แล้วจัดการเก็บข้อมูลให้เป็นสารสนเทศได้หลายอย่าง จึงควรมีเพียงโปรแกรมเดียว และสามารถรายงานได้ทุกระบบ
ระดับเขตพื้นที่การศึกษา ในหลักการแล้วระดับเขตพื้นที่การศึกษาควรมีศูนย์สารสนเทศของเขตพื้นที่การศึกษา เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลทุกอย่างที่โรงเรียนส่งข้อมูลสารสนเทศมายังเขตพื้นที่ แล้วเขตพื้นที่จัดทำข้อมูลแจกจ่ายให้กลุ่มงานต่าง ๆ ที่รับผิดชอบ
การวิเคราะห์สภาพความเป็นจริงระดับเขตพื้นที่การศึกษา
เขตพื้นที่การศึกษามีกลุ่มงานต่าง ๆ ที่แยกเป็นอิสระต่อกัน เมื่อต้องการข้อมูลก็จะสอบถามมาที่โรงเรียนโดยให้กรอกข้อมูลใส่แบบฟอร์มไปให้ซึ่งต้องรายงานซ้ำซ้อนกันเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะข้อมูลนักเรียนซึ่งมีมาก เช่น ข้อมูลนักเรียน เลขประจำตัวประชาชน ชื่อผู้ปกครอง การเรียนต่อ และการจบ โดยให้รายงานกลุ่มส่งเสริมการจัดการศึกษา จำนวนข้อมูลนักเรียน ข้อมูลนักเรียน รายงานกลุ่มงานนโยบายและแผน ผลการเรียนเฉลี่ย รายงานกลุ่มนิเทศติดตามและประเมินผลการศึกษา ซึ่งมีการกรอกข้อมูลจำนวนมาก ทำให้ครูต้องทำงานเพิ่มขึ้นโดยงานนั้นเป็นงานที่ซ้ำซ้อนกัน
ข้อคิดเห็น
เขตพื้นที่การศึกษาควรมีศูนย์สารสนเทศ และใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดการ เช่นมีโปรแกรมจัดระบบสารสนเทศในระดับเขตพื้นที่เพียง 1 โปรแกรม เพื่อบริหารจัดการระบบให้กับกลุ่มงานต่าง ๆ โดยไม่ต้องให้แต่ละกลุ่มงานขอมายังโรงเรียนซึ่งข้อมูลส่วนใหญ่ซ้ำซ้อนกัน
ระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ในระดับนี้เป็นหน่วยงานสูงสุดของการศึกษาขั้นพื้นฐานซึ่งมีหน่วยงานที่ถูกหลอมรวมอยู่ด้วยกัน คือสำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษา และกรมสามัญศึกษาเดิม ซึ่งหน่วยงานทั้งสองต่างก็มีการใช้เทคโนโลยีมาช่วยบริหารจัดการระบบสารสนเทศของสถานศึกษา เช่น สำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาใช้โปรแกรม SMIS กรมสามัญศึกษาใช้โปรแกรม Student’s 44 แต่ละโปรแกรมถูกพัฒนามาจากคนละสังกัดค่าย ซึ่งมีการใช้งบประมาณในการพัฒนามากพอสมควร ถ้าจะให้หยุดพัฒนาคงจะลำบากใจสำหรับผู้รับผิดชอบ จึงทำให้โรงเรียน โดยเฉพาะกรมสามัญศึกษาเก่าต้องใช้โปรแกรม SMIS, OBEC, และStudent’s 44 ทั้ง 3 โปรแกรม
ข้อคิดเห็น
ระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐานก็ควรจะมีศูนย์สารสนเทศ โดยออกแบบ วิเคราะห์ระบบสารสนเทศให้ครอบคลุมทั้งระบบ แล้วพัฒนาระบบสารสนเทศโดยใช้โปรแกรมเพียง 1 โปรแกรมเท่านั้น ทั้งในระดับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ระดับเขตพื้นที่การศึกษา และระดับสถานศึกษา เพื่อให้เขตพื้นที่การศึกษาและสถานศึกษาจะได้ทำงานด้านข้อมูลน้อยลง มีเวลาไปพัฒนาการเรียนการสอนอย่างแท้จริง
บทสรุป
การบริหารระบบสารสนเทศให้มีคุณภาพนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารระดับสูงต้องเข้าใจในระบบสารสนเทศ และเห็นความสำคัญในการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการจัดการระบบสารสนเทศ การทำงานที่ไม่ซ้ำซ้อน การบริหารข้อมูลที่ดี คือ ข้อมูลจากแหล่งเดียว แล้วสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างครอบคลุมทุกอย่าง โดยเฉพาะระหว่างเขตพื้นที่การศึกษากับสถานศึกษาควรมีการลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลที่ซ้ำซ้อนให้มากที่สุด เพื่อครูจะได้มีเวลาให้กับการเตรียมการจัดการเรียนการสอนมากที่สุด ดังแผนภูมิที่ 2
แผนภูมิที่ 2 แสดงการลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลของสถานศึกษา
แผนภูมิที่ 3 แสดงการกรอกข้อมูลของสถานศึกษาที่ซ้ำซ้อน
จากแผนภูมิที่ 2 และแผนภูมิที่ 3 จะเห็นได้ว่าข้อมูลชนิดเดียวกันคือข้อมูลนักเรียนกับข้อมูลครู เมื่อมีการนำเอาเทคโนโลยีมาช่วยในการจัดกระทำข้อมูล ก็จะได้สารสนเทศที่มีคุณภาพและเมื่อมีการจัดเก็บและบริหารอย่างเป็นระบบ ก็จะเป็นระบบสารสนเทศที่มีคุณภาพ
เอกสารอ้างอิง
กระทรวงศึกษาธิการ. (2542). การประกันคุณภาพการศึกษา กรมสามัญศึกษา เล่ม 3 ระบบสารสนเทศ : เพื่อประกันคุณภาพการศึกษาของสถานศึกษา. กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์คุรุสภาลาดพร้าว.
__________. (2549). มาตรฐานการศึกษาขั้นพื้นฐานเพื่อประกันคุณภาพภายในสถานศึกษา. กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์คุรุสภาลาดพร้าว.
จารึก ชูกิตติกุล. (2548). “เทคโนโลยีสารสนเทศคุณภาพ : ปรัชญา สาระ และวิทยานิพนธ์” จดหมายสารสนเทศคณะคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีชั้นสูง. ฉบับที่ 8 เดือนตุลาคม 2548.
การบริหารคุณภาพด้วย Six Sigma
การบริหารคุณภาพด้วย Six Sigma
ปัจจุบันมีเทคนิคในการจัดการสมัยใหม่ช่วยในการบริหารคุณภาพที่เรียกว่า Six Sigma (ซิกส์ ซิกม่า) เพื่อการมุ่งสู่ความเป็นเลิศทางธุรกิจ (Six Sigma : Breakthrough Business Excellence)
Six Sigma เป็นวิธีการปฏิบัติที่ดีเลิศในปัจจุบัน เพื่อการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจทุกกระบวนการและเป็นวิธีที่นิยมทั่วโลกในขณะนี้ วิธีการของ Six Sigma ได้เริ่มมีการประยุกต์ใช้ในบริษัทโมโตดรล่า ในช่วงปี ค.ศ. 1980 โดยมุ่งเน้นที่การลดต้นทุนและปรับกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ที่บริษัทวางไว้ นอกจากนี้ ปัจจุบันบริษัทชั้นนำหลายบริษัททั่วโลกได้เล็งเห็นประโยชน์และได้นำมาประยุกต์ใช้ ได้แก่ บริษัท General Electric บริษัท Sony บริษัท Allied signal และบริษัท Eastman Kodak บริษัท โมโตโรล่า เป็นต้น ผลจากการประยุกต์ใช้วิธีการ Six Sigma ดังกล่าวทำให้บริษัทสามารถลดต้นทุนได้นับหลายร้อยล้านบาท ความสัมพันธ์ระหว่าง TQM และ Six Sigma คือ TQM ตั้งเป้าหมายคือการพัฒนาและการควบคุมคุณภาพโดยการหาจุดผิดพลาด Mikel Harry ได้กล่าวว่า Six Sigma คือวิถีแห่งระบบคุณภาพแบบหลายมิติ อันประกอบด้วยรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน การจัดการที่ลงตัว และการตอบสนองตามหน้าที่ในองค์การ ซึ่งลูกค้าและผู้ผลิตจะได้รับผลตอบแทนร่วมกันทั้งสองฝ่าย คือ ได้อรรถประโยชน์ การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และผลิตภัณฑ์ที่มีคุณค่า
Six Sigma ครอบคลุมปัจจัยต่างๆคือ การสร้างระบบและโครงสร้างการทำงานร่วมกับฝ่ายบริหาร ที่จะช่วยสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์การ การใช้มาตรวัด (Metrics) การคัดเลือกบุคลากรทีมงานที่เหมาะสม การคัดเลือกหน่วยงานภายนอกที่สามารถช่วยดำเนินการฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประยุกต์เครื่องมือในการทำงาน การกำหนดเป้าหมายอย่างเป็นระบบ
Six Sigma คือ กระบวนการเพื่อลดความผิดพลาด (Defect) ที่เกิดขึ้นในกระบวนการต่างๆโดยมุ่งเน้นให้เกิดความผิดพลาดน้อยที่สุดและมีความสูญเสียได้ไม่เกิน 3.4 หน่วยในล้านหน่วย หรือเรียกอีกอย่างว่า ความสูญเสียโอกาสลงให้เหลือเพียงแค่ 3.4 หน่วยนั่นเอง (Defect per Million Opportunities, OPMO) สัญลักษณ์ที่นิยมใช้กันทางสถิติคือ Sigma ตามความหมายของ Six Sigma ตามสถิติหมายถึงขอบเขตข้อกำหนด (Specification Limit) และการแจกแจงปกติ (Normal Distribution) ขอบเขตข้อกำหนดบนมีค่าเป็น 6 หมายถึง ที่ระดับ Sigma มีของเสียงเพียง 0.022 ชิ้น จากจำนวนของทั้งหมด 1,000,000 ชิ้นนอกจากนี้การประยุกต์ใช้ Six Sigma ภายในองค์การยังช่วยให้บริษัทสามารถตรวจสอบปัญหาภายในบริษัทด้วยข้อมูลที่แม่นยำและเชื่อถือได้ (Data – Driven Business) แล้วทำการวิเคราะห์ปัญหาโดยหลักสถิติ (Statistical analysis Process) เพื่อการปรับปรุงและควบคุมไม่ให้ปัญหานั้นๆเกิดขึ้นซ้ำอีก เนื่องจากในการแก้ไขปรับปรุงใดๆนั้นต้องอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องเพียงพอและแม่นยำเป็นปัจจัยหลักในการตัดสินใจ และแก้ไขสิ่งที่บกพร่อง
ตามหลักการเพิ่มประสิทธิภาพในกระบานการผลิตโดยทั่วไปสามารถทำได้ 2 วิธีคือ Lean Manufacturing และ Six Sigma ทั้งสองวิธีมีหลักต่างกันคือ การนำเอา Lean Manufacturing มาใช้ในองค์การจะช่วยให้
1. เทคนิคการรับเปลี่ยนสายการผลิตเป็นไปอย่างรวดเร็ว และลดเวลาในการเตรียมเครื่องจักรและอุปกรณ์การผลิต
2. ช่วยให้โรงงานสามารถปรับปรุงหน่วยผลิต ด้วยการจัดเครื่องอุปกรณ์ให้สอดคล้องกับปริมาณการผลิต
3. การผลิตทันเวลาพอดี (Just in time) ช่วยลดจำนวนสินค้าในสต๊อกรวมทั้งการจัดส่งวัตถุดิบมาป้อนให้หน่วยผลิตอย่างเหมาะสมทันตามเวลาการผลิต
ในขณะเดียวกัน Six Sigma จะเน้นที่จำนวนชิ้นงานให้ลดความผันแปรของกระบวนการผลิตความหมายของ (Sigma) เป็นตัวอักษรกรีก หมายถึง ความเบี่ยงเบนมาตรฐานของกระบวนการ (Standard Deviation) เพื่อใช้วัดความแปรปรวนเฉลี่ยมาตรฐาน ผลที่เกิดจากการใช้ Six Sigma คือ ลดอัตราการสูญเสียและลดค่าใช้จ่าย การนำ Six Sigma มาใช้จะประสบความสำเร็จกันเป็นส่วนใหญ่ในโรงงานอุตสาหกรรม แต่อย่างไรก็ตามมีแนวคิดว่าสามารถนำไปใช้ได้ทุกกระบวนการที่เกี่ยวกับลูกค้า
ประโยชน์ในการนำ Six Sigma มาใช้ในองค์การ
1. สามารถแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างกลยุทธ์ใหม่ให้ธุรกิจ
2. สามารถลดความสูญเสียโอกาสอย่างมีระบบและรวดเร็วโดยการนำกระบวนการทางสถิติมาใช้
3. พัฒนาบุคลากรในองค์การให้มีศักยภาพสูงขึ้นตอบสนองต่อกลยุทธ์ได้อย่างรวดเร็ว และปรับองค์การให้เป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)
4. ช่วยหารระดับคุณภาพของอุตสาหกรรม โดยสามารถเทียบข้ามกลุ่มอุตสาหกรรมได้ (Benchmarking)
ตัวอย่างผลสำเร็จที่ได้รับ
บริษัท Walmart เป็นห้างสรรพสินค้าชั้นนำที่ได้รับความสำเร็จจากการนำ Six Sigma ในการลดความผิดพลาดของระบบการออกแบบใบเสร็จ (Billing System Transaction) จากการวิเคราะห์ข้อมูล และทำการปรับปรุงตามแนวทาง Six Sigma ทำให้สามารถลดจำนวนของความผิดพลาดได้ถึง 98% นอกจากนี้ผลประกอบการรวมตั้งแต่เริ่มประยุกต์ในกระบวนการ Six Sigma ของหลายบริษัทที่แสดงให้เห็นชัดเจนว่า Six Sigma ทำให้บริษัทดังกล่าวสามารถลดต้นทุนได้เป็นจำนวนมหาศาล
เครื่องบ่งชี้ถึงความต้องการใช้ Six Sigma ขององค์การ คือ ต้นทุนจากสินค้าที่มีคุณภาพต่ำ (Cost of Poor Quality) COPQ
Six Sigma สำเร็จได้ด้วยองค์ประกอบ
1. ความเป็นผู้นำของผู้บริหารในองค์การ (Leadership)
2. การสื่อสารภายในองค์การที่มีประสิทธิภาพ (Communication) ผู้นำในองค์การจะต้องใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย (Concise) มีความคงเส้นคงวา ต่อเนื่อง (Consistent) มีความสมบูรณ์ (Complete) มีความคิดสร้างสรรค์ (Creative)
3. วางกลยุทธ์เพื่อมุ่งสู่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement Strategy)
4. การตั้งเป้าหมายที่เด่นชัดและกำหนดระยะเวลาที่เป็นรูปธรรม (Target Setting)
5. วิธีการคัดเลือกบุคลากรและกำหนดโครงการให้รับผิดชอบ (Project Selection and Responsibilities)
แนวทางหลักการของ Six Sigma
แนวทางในการปฏิบัติที่เป็นที่นิยมเพื่อบรรลุถึงความสามารถของกระบวนการในระดับ Six Sigma ที่เป็นที่นิยมและยอมรับกันทั่วโลกประกอบด้วย 5 ชั้นตอน ได้แก่
1. กำหนดเป้าหมาย (Define Target) 2. การวัดความสามารถของกระบวนการ (Measure)3. การวิเคราะห์สาเหตุปัญหา (Analyze)4. การปรับปรุงโดยเน้นที่ต้นเหตุของปัญหา (Improve)5. การควบคุมกระบวนการที่มีผลกระทบ (Control)
ความแตกต่างระหว่าง Six Sigma กับหลักการปรับปรุงต่างๆ
Six Sigma เป็นกระบวนการที่รวบรวมหลักการปรับปรุงต่างๆ ได้แก่ Benchmarking, Productivity Improvement, Strategic Deployment และ Statistical and Techniques เป็นต้น นำมาหลอมรวมกันเพื่อให้พนักงานทุกระดับสามารถเข้าใจปฏิบัติให้เป็นรูปธรรม มีเป้าหมายเด่นชัด และที่สำคัญที่สุดคือเห็นผลสำเร็จย่างรวดเร็ว ทั้งนี้เพราะว่าการบิหารแบบ Six Sigma จะเน้นการบริหารแบบบนลงล่าง (Top Down Management) คือระบบที่ผู้บริหารต้องผลักดันแนวความคิดและการปรับปรุงให้เกิดขึ้น นอกจากนี้ Six Sigma ยังเป็นกระบวนการหนึ่งที่สามารถทำให้ องค์การต่างๆ ที่นำไปใช้สามารถบรรลุถึงข้อกำหนดของรางวัลคุณภาพแห่งชาติ (National Quality Award)
ผู้มีบทบาทสำคัญใน Six Sigma
Champion : ในการบริหารของบริษัททั่วๆไป ชาวตะวันตกจะเรียกผู้ที่มีความรับผิดชอบสูงสุดต่อผลสำเร็จในชิ้นงานชิ้นใดชิ้นหนึ่งนั้นว่า Champion มักเป็นงานหรือโครงการพิเศษนอกเหนือไปจากงานประจำ ซึ่งมีลักษณะงานที่แยกแยะออกจากกันอย่างชัดเจนตามสายงาน ( Functional ) แต่งงานพิเศษนี้จะมีลักษณะแบบ Cross Functional คือ ร่วมมือจากหลายๆหน่วยงาน ในการบริหารแบบ Six Sigma แบ่ง Champion ออกเพื่อรับผิดชอบงานด้านต่างๆ ดังนี้
1. Executive Champion เป็นบุคคลที่ CEO แต่งตั้งขึ้นหรืออาจจะเป็น CEO เอง เพื่อเป็นผู้ดูแลการบริหารและรับผิดชอบในระดับองค์กรโดยรวมต่อโครงการ Six Sigma ทั้งหมด มักจะต้องเป็นผู้มีภาวะผู้นำสูง มีความเด็ดขาดในการทำงานและทำในสิ่งที่ถูกต้อง
2. Deployment Champion เป็นบุคคลที่รายงานตรงกับ Executive Champion และจะอยู่ในระดับหน่วยธุรกิจ ( Business Unit level ) หรือ หน่วยปฏิบัติการ ( Operation level ) หรือโรงงาน ดูแลรับผิดชอบในด้านการสร้างระบบ และลงมือปฏิบัติงานต่างๆ ที่เกี่ยวกับโครงการ Six Sigma เช่น การแปรนโยบาย ( Deployment ) หรือการขยายผลแนวทางการบริหารไปที่พนักงานระดับต่างๆ การสื่อสารภายในองค์การ การวางแผน การวางกำลังและคัดเลือกบุคลากรที่จะเข้ามาทำงาน รวมถึงการหมุนเวียนบุคลากรด้วย ทั้งยังเป็นผู้กำหนดควบคุมในเรื่องระยะเวลาต่างๆ ทั้งหมดอีกด้วย
3. Project Champion เป็นบุคคลที่รายงานตรงกับ Executive Champion และมักจะอยู่ในตำแหน่งประมาณ สองปี ดูแลรับผิดชอบทางด้านการกำหนด คัดเลือก ลงมือปฏิบัติ และติดตามผลงานโปรเจ็กต์ต่างๆให้กับ Black Belt โดยจะคอยสนับสนุนทางด้านเทคนิคและจัดหาเงินทุนสำหรับการทำโปรเจ็กต์ด้วย
Master Black Belt : เป็นผู้ฝึกสอนและให้คำปรึกษาแก่ Black Belt , ให้คำปรึกษากับ Champion ในการวางระบบ วางแผน คัดเลือกโครงการ คัดเลือกบุคลากร การอบรมบุคลากรที่เกี่ยวข้อง และเป็นผู้บริหารโครงการโดยรวมทั้งหมด มักจะใช้ที่ปรึกษาภายนอกในระยะเริ่มต้นเพื่อให้คำปรึกษาในการวางโครงสร้าง การดำเนินงาน และด้านเทคนิคในการลงมือปฏิบัติ โดย Master Black Belt จะถูกแทนที่ด้วยคนในองค์กรมีความพร้อมแล้ว
Black Belt : ในศิลปะการต่อสู้แบบยูโด Black Belt หรือ "สายดำ" เป็นการบ่งบบอกถึงระดับความสามารถสูงสุดของนักกีฬาประเภทนี้ Black Belt จะเป็นหัวหน้าโครงการ ผู้ที่จะบริหารลูกทีมที่มักจะมีลักษณะแบบข้ามสายงาน ( Cross Functional ) ลงมือทำโปรเจ็กต์ และรับผิดชอบต่อผลสำเร็จของโปรเจ็กต์ต่างๆ บุคคลที่เป็น Black Belt จะทำงานประจำแบบเต็มเวลาหรือ ฟูลไทม์ โดยมักมีกำหนดเวลาประมาณ 2-3 ปี
Green Belt : ในกีฬายูโดในระดับสีเขียว ซึ่งเป็นระดับรองลงมาจากสายดำ เป็นผู้ช่วยของ Black Belt ในการทำโปรเจ็กต์ แต่จะทำงานแบบไม่เต็มตัวหรือ พาร์ทไทม์ โดยจะเป็นผู้ที่อยู่ในสายงานที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ Six Sigma นั้นๆ
Six Sigma Project : หรือที่เรียกว่า "โปรเจ็กต์" เป็นโครงการย่อยที่จัดตั้งขึ้นมาเพื่อแก้ไขปัญหาที่หยิบยกขึ้น โดยในแต่ละโปรเจ็กต์จะต้องมีการพิจารณาในเรื่องของระดับปัญหาในปัจจุบันและศักยภาพที่จะเกิดประโยชน์จากการแก้ไขปัญหา ซึ่งจะกลายเป็นเป้าหมายของการปรับปรุง หรือผลงานของโปรเจ็กต์ ทุกโปรเจ็กต์จะต้องดำเนินการผ่านขั้นตอนของ Six sigma ที่เรียกว่า D-M-A-I-C หรือ Define , Measure , Analyze , Improve และ Control
Sigma ในการวิเคราะห์ข้อมูล ผู้วิเคราะห์ข้อมูลสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจจะสามารถสรุปข้อมูลใน 2 เรื่อง คือ
1. ค่าที่ควรจะเป็นของกลุ่มข้อมูล หรือค่าแนวโน้มศูนย์กลาง( Central Tendency ) ซึ่งสามารถวัดได้ด้วยสถิติ เช่น ค่าเฉลี่ย ( Average ) หรือ มัชณิม ( Mean )
2. ค่ากระจายของข้อมูล ( Dispersion ) ซึ่งเป็นการพิจารณาว่าข้อมูลนั้นมีการเกาะกลุ่มกันมากน้อยเพียงใด โดยสามารถวัดได้ด้วยสถิติหลายตัว เช่น พิสัย ( Range ) ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน ( Standard Deviation ) ซึ่งใช้สัญลักษณ์ Sigma เป็นตัวแทน ในการตีความข้อมูล ผู้วิเคราะห์จะดูว่าการกระจายของข้อมูลรอบๆค่าแนวโน้มสู่ศูนย์กลาง มากน้อยเพียงใดจากตัวเลข Sigma เช่น ถ้ามีค่ามากแปลว่ามีการกระจายข้อมูลมาก ข้อมูลส่วนใหญ่จะอยู่ห่างจากค่าเฉลี่ย แต่ถ้าค่า Sigma มีค่าต่ำ แสดงว่าข้อมูลมีการเกาะกลุ่มกันอยู่ใกล้ๆกับค่าเฉลี่ย โดยการคำนวณหาค่า Sigma (s)
ปัจจุบันมีเทคนิคในการจัดการสมัยใหม่ช่วยในการบริหารคุณภาพที่เรียกว่า Six Sigma (ซิกส์ ซิกม่า) เพื่อการมุ่งสู่ความเป็นเลิศทางธุรกิจ (Six Sigma : Breakthrough Business Excellence)
Six Sigma เป็นวิธีการปฏิบัติที่ดีเลิศในปัจจุบัน เพื่อการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจทุกกระบวนการและเป็นวิธีที่นิยมทั่วโลกในขณะนี้ วิธีการของ Six Sigma ได้เริ่มมีการประยุกต์ใช้ในบริษัทโมโตดรล่า ในช่วงปี ค.ศ. 1980 โดยมุ่งเน้นที่การลดต้นทุนและปรับกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ที่บริษัทวางไว้ นอกจากนี้ ปัจจุบันบริษัทชั้นนำหลายบริษัททั่วโลกได้เล็งเห็นประโยชน์และได้นำมาประยุกต์ใช้ ได้แก่ บริษัท General Electric บริษัท Sony บริษัท Allied signal และบริษัท Eastman Kodak บริษัท โมโตโรล่า เป็นต้น ผลจากการประยุกต์ใช้วิธีการ Six Sigma ดังกล่าวทำให้บริษัทสามารถลดต้นทุนได้นับหลายร้อยล้านบาท ความสัมพันธ์ระหว่าง TQM และ Six Sigma คือ TQM ตั้งเป้าหมายคือการพัฒนาและการควบคุมคุณภาพโดยการหาจุดผิดพลาด Mikel Harry ได้กล่าวว่า Six Sigma คือวิถีแห่งระบบคุณภาพแบบหลายมิติ อันประกอบด้วยรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน การจัดการที่ลงตัว และการตอบสนองตามหน้าที่ในองค์การ ซึ่งลูกค้าและผู้ผลิตจะได้รับผลตอบแทนร่วมกันทั้งสองฝ่าย คือ ได้อรรถประโยชน์ การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และผลิตภัณฑ์ที่มีคุณค่า
Six Sigma ครอบคลุมปัจจัยต่างๆคือ การสร้างระบบและโครงสร้างการทำงานร่วมกับฝ่ายบริหาร ที่จะช่วยสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์การ การใช้มาตรวัด (Metrics) การคัดเลือกบุคลากรทีมงานที่เหมาะสม การคัดเลือกหน่วยงานภายนอกที่สามารถช่วยดำเนินการฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประยุกต์เครื่องมือในการทำงาน การกำหนดเป้าหมายอย่างเป็นระบบ
Six Sigma คือ กระบวนการเพื่อลดความผิดพลาด (Defect) ที่เกิดขึ้นในกระบวนการต่างๆโดยมุ่งเน้นให้เกิดความผิดพลาดน้อยที่สุดและมีความสูญเสียได้ไม่เกิน 3.4 หน่วยในล้านหน่วย หรือเรียกอีกอย่างว่า ความสูญเสียโอกาสลงให้เหลือเพียงแค่ 3.4 หน่วยนั่นเอง (Defect per Million Opportunities, OPMO) สัญลักษณ์ที่นิยมใช้กันทางสถิติคือ Sigma ตามความหมายของ Six Sigma ตามสถิติหมายถึงขอบเขตข้อกำหนด (Specification Limit) และการแจกแจงปกติ (Normal Distribution) ขอบเขตข้อกำหนดบนมีค่าเป็น 6 หมายถึง ที่ระดับ Sigma มีของเสียงเพียง 0.022 ชิ้น จากจำนวนของทั้งหมด 1,000,000 ชิ้นนอกจากนี้การประยุกต์ใช้ Six Sigma ภายในองค์การยังช่วยให้บริษัทสามารถตรวจสอบปัญหาภายในบริษัทด้วยข้อมูลที่แม่นยำและเชื่อถือได้ (Data – Driven Business) แล้วทำการวิเคราะห์ปัญหาโดยหลักสถิติ (Statistical analysis Process) เพื่อการปรับปรุงและควบคุมไม่ให้ปัญหานั้นๆเกิดขึ้นซ้ำอีก เนื่องจากในการแก้ไขปรับปรุงใดๆนั้นต้องอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องเพียงพอและแม่นยำเป็นปัจจัยหลักในการตัดสินใจ และแก้ไขสิ่งที่บกพร่อง
ตามหลักการเพิ่มประสิทธิภาพในกระบานการผลิตโดยทั่วไปสามารถทำได้ 2 วิธีคือ Lean Manufacturing และ Six Sigma ทั้งสองวิธีมีหลักต่างกันคือ การนำเอา Lean Manufacturing มาใช้ในองค์การจะช่วยให้
1. เทคนิคการรับเปลี่ยนสายการผลิตเป็นไปอย่างรวดเร็ว และลดเวลาในการเตรียมเครื่องจักรและอุปกรณ์การผลิต
2. ช่วยให้โรงงานสามารถปรับปรุงหน่วยผลิต ด้วยการจัดเครื่องอุปกรณ์ให้สอดคล้องกับปริมาณการผลิต
3. การผลิตทันเวลาพอดี (Just in time) ช่วยลดจำนวนสินค้าในสต๊อกรวมทั้งการจัดส่งวัตถุดิบมาป้อนให้หน่วยผลิตอย่างเหมาะสมทันตามเวลาการผลิต
ในขณะเดียวกัน Six Sigma จะเน้นที่จำนวนชิ้นงานให้ลดความผันแปรของกระบวนการผลิตความหมายของ (Sigma) เป็นตัวอักษรกรีก หมายถึง ความเบี่ยงเบนมาตรฐานของกระบวนการ (Standard Deviation) เพื่อใช้วัดความแปรปรวนเฉลี่ยมาตรฐาน ผลที่เกิดจากการใช้ Six Sigma คือ ลดอัตราการสูญเสียและลดค่าใช้จ่าย การนำ Six Sigma มาใช้จะประสบความสำเร็จกันเป็นส่วนใหญ่ในโรงงานอุตสาหกรรม แต่อย่างไรก็ตามมีแนวคิดว่าสามารถนำไปใช้ได้ทุกกระบวนการที่เกี่ยวกับลูกค้า
ประโยชน์ในการนำ Six Sigma มาใช้ในองค์การ
1. สามารถแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างกลยุทธ์ใหม่ให้ธุรกิจ
2. สามารถลดความสูญเสียโอกาสอย่างมีระบบและรวดเร็วโดยการนำกระบวนการทางสถิติมาใช้
3. พัฒนาบุคลากรในองค์การให้มีศักยภาพสูงขึ้นตอบสนองต่อกลยุทธ์ได้อย่างรวดเร็ว และปรับองค์การให้เป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)
4. ช่วยหารระดับคุณภาพของอุตสาหกรรม โดยสามารถเทียบข้ามกลุ่มอุตสาหกรรมได้ (Benchmarking)
ตัวอย่างผลสำเร็จที่ได้รับ
บริษัท Walmart เป็นห้างสรรพสินค้าชั้นนำที่ได้รับความสำเร็จจากการนำ Six Sigma ในการลดความผิดพลาดของระบบการออกแบบใบเสร็จ (Billing System Transaction) จากการวิเคราะห์ข้อมูล และทำการปรับปรุงตามแนวทาง Six Sigma ทำให้สามารถลดจำนวนของความผิดพลาดได้ถึง 98% นอกจากนี้ผลประกอบการรวมตั้งแต่เริ่มประยุกต์ในกระบวนการ Six Sigma ของหลายบริษัทที่แสดงให้เห็นชัดเจนว่า Six Sigma ทำให้บริษัทดังกล่าวสามารถลดต้นทุนได้เป็นจำนวนมหาศาล
เครื่องบ่งชี้ถึงความต้องการใช้ Six Sigma ขององค์การ คือ ต้นทุนจากสินค้าที่มีคุณภาพต่ำ (Cost of Poor Quality) COPQ
Six Sigma สำเร็จได้ด้วยองค์ประกอบ
1. ความเป็นผู้นำของผู้บริหารในองค์การ (Leadership)
2. การสื่อสารภายในองค์การที่มีประสิทธิภาพ (Communication) ผู้นำในองค์การจะต้องใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย (Concise) มีความคงเส้นคงวา ต่อเนื่อง (Consistent) มีความสมบูรณ์ (Complete) มีความคิดสร้างสรรค์ (Creative)
3. วางกลยุทธ์เพื่อมุ่งสู่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement Strategy)
4. การตั้งเป้าหมายที่เด่นชัดและกำหนดระยะเวลาที่เป็นรูปธรรม (Target Setting)
5. วิธีการคัดเลือกบุคลากรและกำหนดโครงการให้รับผิดชอบ (Project Selection and Responsibilities)
แนวทางหลักการของ Six Sigma
แนวทางในการปฏิบัติที่เป็นที่นิยมเพื่อบรรลุถึงความสามารถของกระบวนการในระดับ Six Sigma ที่เป็นที่นิยมและยอมรับกันทั่วโลกประกอบด้วย 5 ชั้นตอน ได้แก่
1. กำหนดเป้าหมาย (Define Target) 2. การวัดความสามารถของกระบวนการ (Measure)3. การวิเคราะห์สาเหตุปัญหา (Analyze)4. การปรับปรุงโดยเน้นที่ต้นเหตุของปัญหา (Improve)5. การควบคุมกระบวนการที่มีผลกระทบ (Control)
ความแตกต่างระหว่าง Six Sigma กับหลักการปรับปรุงต่างๆ
Six Sigma เป็นกระบวนการที่รวบรวมหลักการปรับปรุงต่างๆ ได้แก่ Benchmarking, Productivity Improvement, Strategic Deployment และ Statistical and Techniques เป็นต้น นำมาหลอมรวมกันเพื่อให้พนักงานทุกระดับสามารถเข้าใจปฏิบัติให้เป็นรูปธรรม มีเป้าหมายเด่นชัด และที่สำคัญที่สุดคือเห็นผลสำเร็จย่างรวดเร็ว ทั้งนี้เพราะว่าการบิหารแบบ Six Sigma จะเน้นการบริหารแบบบนลงล่าง (Top Down Management) คือระบบที่ผู้บริหารต้องผลักดันแนวความคิดและการปรับปรุงให้เกิดขึ้น นอกจากนี้ Six Sigma ยังเป็นกระบวนการหนึ่งที่สามารถทำให้ องค์การต่างๆ ที่นำไปใช้สามารถบรรลุถึงข้อกำหนดของรางวัลคุณภาพแห่งชาติ (National Quality Award)
ผู้มีบทบาทสำคัญใน Six Sigma
Champion : ในการบริหารของบริษัททั่วๆไป ชาวตะวันตกจะเรียกผู้ที่มีความรับผิดชอบสูงสุดต่อผลสำเร็จในชิ้นงานชิ้นใดชิ้นหนึ่งนั้นว่า Champion มักเป็นงานหรือโครงการพิเศษนอกเหนือไปจากงานประจำ ซึ่งมีลักษณะงานที่แยกแยะออกจากกันอย่างชัดเจนตามสายงาน ( Functional ) แต่งงานพิเศษนี้จะมีลักษณะแบบ Cross Functional คือ ร่วมมือจากหลายๆหน่วยงาน ในการบริหารแบบ Six Sigma แบ่ง Champion ออกเพื่อรับผิดชอบงานด้านต่างๆ ดังนี้
1. Executive Champion เป็นบุคคลที่ CEO แต่งตั้งขึ้นหรืออาจจะเป็น CEO เอง เพื่อเป็นผู้ดูแลการบริหารและรับผิดชอบในระดับองค์กรโดยรวมต่อโครงการ Six Sigma ทั้งหมด มักจะต้องเป็นผู้มีภาวะผู้นำสูง มีความเด็ดขาดในการทำงานและทำในสิ่งที่ถูกต้อง
2. Deployment Champion เป็นบุคคลที่รายงานตรงกับ Executive Champion และจะอยู่ในระดับหน่วยธุรกิจ ( Business Unit level ) หรือ หน่วยปฏิบัติการ ( Operation level ) หรือโรงงาน ดูแลรับผิดชอบในด้านการสร้างระบบ และลงมือปฏิบัติงานต่างๆ ที่เกี่ยวกับโครงการ Six Sigma เช่น การแปรนโยบาย ( Deployment ) หรือการขยายผลแนวทางการบริหารไปที่พนักงานระดับต่างๆ การสื่อสารภายในองค์การ การวางแผน การวางกำลังและคัดเลือกบุคลากรที่จะเข้ามาทำงาน รวมถึงการหมุนเวียนบุคลากรด้วย ทั้งยังเป็นผู้กำหนดควบคุมในเรื่องระยะเวลาต่างๆ ทั้งหมดอีกด้วย
3. Project Champion เป็นบุคคลที่รายงานตรงกับ Executive Champion และมักจะอยู่ในตำแหน่งประมาณ สองปี ดูแลรับผิดชอบทางด้านการกำหนด คัดเลือก ลงมือปฏิบัติ และติดตามผลงานโปรเจ็กต์ต่างๆให้กับ Black Belt โดยจะคอยสนับสนุนทางด้านเทคนิคและจัดหาเงินทุนสำหรับการทำโปรเจ็กต์ด้วย
Master Black Belt : เป็นผู้ฝึกสอนและให้คำปรึกษาแก่ Black Belt , ให้คำปรึกษากับ Champion ในการวางระบบ วางแผน คัดเลือกโครงการ คัดเลือกบุคลากร การอบรมบุคลากรที่เกี่ยวข้อง และเป็นผู้บริหารโครงการโดยรวมทั้งหมด มักจะใช้ที่ปรึกษาภายนอกในระยะเริ่มต้นเพื่อให้คำปรึกษาในการวางโครงสร้าง การดำเนินงาน และด้านเทคนิคในการลงมือปฏิบัติ โดย Master Black Belt จะถูกแทนที่ด้วยคนในองค์กรมีความพร้อมแล้ว
Black Belt : ในศิลปะการต่อสู้แบบยูโด Black Belt หรือ "สายดำ" เป็นการบ่งบบอกถึงระดับความสามารถสูงสุดของนักกีฬาประเภทนี้ Black Belt จะเป็นหัวหน้าโครงการ ผู้ที่จะบริหารลูกทีมที่มักจะมีลักษณะแบบข้ามสายงาน ( Cross Functional ) ลงมือทำโปรเจ็กต์ และรับผิดชอบต่อผลสำเร็จของโปรเจ็กต์ต่างๆ บุคคลที่เป็น Black Belt จะทำงานประจำแบบเต็มเวลาหรือ ฟูลไทม์ โดยมักมีกำหนดเวลาประมาณ 2-3 ปี
Green Belt : ในกีฬายูโดในระดับสีเขียว ซึ่งเป็นระดับรองลงมาจากสายดำ เป็นผู้ช่วยของ Black Belt ในการทำโปรเจ็กต์ แต่จะทำงานแบบไม่เต็มตัวหรือ พาร์ทไทม์ โดยจะเป็นผู้ที่อยู่ในสายงานที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ Six Sigma นั้นๆ
Six Sigma Project : หรือที่เรียกว่า "โปรเจ็กต์" เป็นโครงการย่อยที่จัดตั้งขึ้นมาเพื่อแก้ไขปัญหาที่หยิบยกขึ้น โดยในแต่ละโปรเจ็กต์จะต้องมีการพิจารณาในเรื่องของระดับปัญหาในปัจจุบันและศักยภาพที่จะเกิดประโยชน์จากการแก้ไขปัญหา ซึ่งจะกลายเป็นเป้าหมายของการปรับปรุง หรือผลงานของโปรเจ็กต์ ทุกโปรเจ็กต์จะต้องดำเนินการผ่านขั้นตอนของ Six sigma ที่เรียกว่า D-M-A-I-C หรือ Define , Measure , Analyze , Improve และ Control
Sigma ในการวิเคราะห์ข้อมูล ผู้วิเคราะห์ข้อมูลสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจจะสามารถสรุปข้อมูลใน 2 เรื่อง คือ
1. ค่าที่ควรจะเป็นของกลุ่มข้อมูล หรือค่าแนวโน้มศูนย์กลาง( Central Tendency ) ซึ่งสามารถวัดได้ด้วยสถิติ เช่น ค่าเฉลี่ย ( Average ) หรือ มัชณิม ( Mean )
2. ค่ากระจายของข้อมูล ( Dispersion ) ซึ่งเป็นการพิจารณาว่าข้อมูลนั้นมีการเกาะกลุ่มกันมากน้อยเพียงใด โดยสามารถวัดได้ด้วยสถิติหลายตัว เช่น พิสัย ( Range ) ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน ( Standard Deviation ) ซึ่งใช้สัญลักษณ์ Sigma เป็นตัวแทน ในการตีความข้อมูล ผู้วิเคราะห์จะดูว่าการกระจายของข้อมูลรอบๆค่าแนวโน้มสู่ศูนย์กลาง มากน้อยเพียงใดจากตัวเลข Sigma เช่น ถ้ามีค่ามากแปลว่ามีการกระจายข้อมูลมาก ข้อมูลส่วนใหญ่จะอยู่ห่างจากค่าเฉลี่ย แต่ถ้าค่า Sigma มีค่าต่ำ แสดงว่าข้อมูลมีการเกาะกลุ่มกันอยู่ใกล้ๆกับค่าเฉลี่ย โดยการคำนวณหาค่า Sigma (s)
สารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ข้อมูล, สารสนเทศ และการจัดการ
ข้อมูล (Data) หมายถึงค่าความจริง ซึ่งแสดงถึงความเป็นจริงที่ปรากฏขึ้น เช่น ชื่อพนักงานและจำนวนชั่วโมงการทำงานในหนึ่งสัปดาห์, จำนวนสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า เป็นต้น ข้อมูลมีหลายประเภท เช่น ข้อมูลตัวเลข ข้อมูล ตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเสียงและข้อมูลภาพเคลื่อนไหว ซึ่งข้อมูลชนิดต่างๆ เหล่านี้ใช้ในการนำเสนอค่าความจริงต่างๆ โดยค่าความจริงที่ถูกนำมาจัดการและปรับแต่งเพื่อให้มีความหมายแล้ว จะเปลี่ยนเป็นสารสนเทศ
สารสนเทศ (Information) หมายถึงกลุ่มข้อมูลที่ถูกจัดการตามกฎหรือ ถูกกำหนดความสัมพันธ์ให้ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นเกิดประโยชน์หรือมีความหมายเพิ่มมากขึ้น ประเภทของสารสนเทศขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น จำนวนยอดขายของตัวแทนจำหน่ายแต่ละคนในเดือนมกราคมจัดเป็นข้อมูล เมื่อนำมาประมวลผลรวมกันทำให้ได้ยอดขายรายเดือนของเดือนมกราคม ทำให้ผู้บริหารสามารถนำยอดขายรายเดือนมาพิจารณาว่ายอดขายเป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ได้ง่ายขึ้น ยอดขายรายเดือนนี้จึงจัดเป็นสารสนเทศ หรือตัวอย่าง เช่น ตัวเลข 1.1, 1.5, และ 1.6 จัดเป็นข้อมูลตัวเลข เนื่องจากเป็นค่าความจริงซึ่งยังไม่สามารถแปลความหมายใดๆ ได้แต่ข้อมูลเหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศเมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมที่บ่งบอกความหมายของข้อมูลได้มากขึ้น เช่น เมื่อกล่าวว่า ตัวเลขเหล่านี้คือยอดขายประจำเดือนมกราคม กุมภาพันธ์และมีนาคม โดยมีหน่วยเป็นหลักล้าน จะทำให้ตัวเลขทั้ง 3 มี ความหมายเกิดขึ้น หรืออาจกล่าวได้ว่ายอดขายเฉลี่ยระหว่างเดือนมกราคมถึงมีนาคมมีค่าเท่ากับ 1.4 ล้าน จัดเป็น สารสนเทศที่เกิดขึ้นจากข้อมูลตัวเลขทั้ง 3
ขบวนการ (Process) หมายถึงการแปลงข้อมูลให้เปลี่ยนเป็นสารสนเทศหรือกล่าวได้ว่า ขบวนการคือกลุ่มของงานที่สัมพันธ์กัน เพื่อทำให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ รูปที่ 1 แสดงขบวนการแปลงข้อมูลเป็นสารสนเทศ
การจัดการ (Management) หมายถึงการบริหารอย่างมีระบบ ซึ่งประกอบด้วยการกำหนดเป้าหมายและ ทิศทางขององค์กรและการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ซึ่งจะต้องมีการวางแผน การจัดการ การกำหนดทิศทางและการควบคุมเพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม
แนวคิดของระบบและการทำตัวแบบ
ระบบ (System) หมายถึงกลุ่มส่วนประกอบหรือระบบย่อยต่างๆที่มีการทำงานร่วมกัน เพื่อให้ ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยส่วนประกอบและความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ในระบบ จะเป็นตัวกำหนดว่าระบบจะสามารถทำงานได้อย่างไร เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ได้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยระบบแต่ละระบบถูกจำกัดด้วยขอบเขต (System Boundary) ซึ่งจะเป็นตัวแยกระบบนั้นๆ ออกจากสิ่งแวดล้อม ดังแสดงความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆในระบบดังรูปที่ 2
ประเภทของระบบ
ระบบสามารถแบ่งเป็นประเภทต่างๆได้หลายกลุ่ม ดังนี้
1. ระบบอย่างง่าย(Simple) และระบบที่ซับซ้อน (Complex)- ระบบอย่างง่าย (Simple) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบน้อยและความสัมพันธ์หรือการโต้ตอบระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ไม่ซับซ้อน ตรงไปตรงมา- ระบบที่ซับซ้อน (Complex) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบมากหลายส่วน แต่ละส่วนมีความสัมพันธ์และมีความเกี่ยวข้องกันค่อนข้างมาก2. ระบบเปิด(Open) และระบบปิด (Close)- ระบบเปิด (Open) คือ ระบบที่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม- ระบบปิด (Close) คือ ระบบที่ไม่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม3. ระบบคงที่ (Static) และระบบเคลื่อนไหว (Dynamic)- ระบบคงที่ (Static) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงน้อยมากเมื่อเวลาผ่านไป- ระบบเคลื่อนไหว (Dynamic) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างคงที่ตลอดเวลา4. ระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) และระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive)- ระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) คือระบบที่สามารถเปลี่ยนแปลงเพื่อตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้- ระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive) คือระบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง เพื่อตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปได้5. ระบบถาวร (Permanent) และระบบชั่วคราว (Temporary)- ระบบถาวร(Permanent) คือระบบที่มีอยู่ในช่วงระยะเวลายาวนาน- ระบบชั่วคราว(Temporary) คือระบบที่มีอยู่เพียงช่วงระยะเวลาสั้นๆ
ประสิทธิภาพของระบบ
ประสิทธิภาพของระบบสามารถวัดได้หลายทาง ได้แก่
ประสิทธิภาพ (Efficiency) คือการวัดสิ่งที่ถูกผลิตออกมา หารด้วยสิ่งที่ถูกใช้ไป สามารถแบ่งช่วงจาก 0 ถึง 100% ตัวอย่างเช่น ประสิทธิภาพของเครื่องมอเตอร์เครื่องหนึ่งคือพลังงานที่ผลิตออกมา (ในรูปของงานที่ทำเสร็จ) หารด้วยได้พลังงานที่ใช้ไป (ในรูปของไฟฟ้าหรือเชื้อเพลิง) เครื่องมอเตอร์บางเครื่องมีประสิทธิภาพ 50% หรือน้อยกว่า เนื่องจากพลังงานสูญเสียไปในการเสียดทาน และกำเนิดความร้อน ประสิทธิผล (Effectiveness) คือการวัดระดับการประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายของระบบ สามารถคำนวณได้ด้วยการ หารสิ่งที่ได้รับจากการประสบผลสำเร็จจริง ด้วยเป้าหมายรวม เช่น บริษัทหนึ่งมีเป้าหมายในการลดชิ้นส่วนที่เสียหาย 100 หน่วย เมื่อนำระบบการควบคุมใหม่มาใช้อาจจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้ได้ ถ้าระบบควบคุมใหม่นี้สามารถลดจำนวนชิ้นส่วนที่เสียหายได้เพียง 85 หน่วย ดังนั้นระดับของประสิทธิผลของระบบควบคุมนี้จะเท่ากับ 85%
การทำตัวแบบของระบบ
ในโลกแห่งความเป็นจริงค่อนข้างซับซ้อนและมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเมื่อต้องการทดสอบความสัมพันธ์แบบต่างๆ และสังเกตผลที่เกิดขึ้น จึงจำเป็นต้องใช้ตัวแบบของระบบนั้นๆ แทนที่จะทดลองกับระบบจริง ตัวแบบ (Model) คือตัวแทนซึ่งเป็นแนวคิดหรือเป็นการประมาณเพื่อใช้ในการแสดงการทำงานของระบบจริง ตัวแบบสามารถช่วยสามารถสังเกตและเกิดความเข้าใจต่อผลลัพธ์อาจเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ในโลกแห่งความเป็นจริงได้ ตัวแบบมีหลายชนิด ได้แก่
1. .
TC = (V)(X)+FC
โดยที่
TC = ค่าใช้จ่ายรวม V = ค่าใช้จ่ายผันแปรต่อหน่วยX = จำนวนหน่วยที่ถูกผลิตFC = ค่าใช้จ่ายคงที่
ในการสร้างตัวแบบแบบใดๆ จะต้องพยายามทำให้ตัวแบบนั้นๆสามารถเป็นตัวแทนระบบจริงได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ได้ทางแก้ปัญหาของระบบที่ถูกต้องมากที่สุด
ความหมายและบทบาทของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) คือระบบแบบเฉพาะเจาะจงชนิดหนึ่ง ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าเป็นกลุ่มของส่วนประกอบพื้นฐานต่างๆ ที่ทำงานเกี่ยวข้องกันในการเก็บ (นำเข้า), จัดการ (ประมวลผล) และเผยแพร่(แสดงผล) ข้อมูลและสารสนเทศและสนับสนุนกลไกลของผลสะท้อนกลับ เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์
ส่วนประกอบของสารสนเทศ
1. ส่วนที่นำเข้า (Inputs) ได้แก่การรวบรวมและการจัดเตรียมข้อมูลดิบ ส่วนที่นำเข้านี้สามารถมีได้หลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการโทรเข้าเพื่อขอข้อมูลในระบบสอบถามเบอร์โทรศัพท์ ข้อมูลที่ลูกค้ากรอกในใบ สอบถามการให้บริการของร้านค้าฯลฯ ขึ้นอยู่กับส่วนแสดงผลที่ต้องการ ส่วนที่นำเข้านี้อาจเป็นขบวนการที่ทำด้วยตัวเองหรือเป็นแบบอัตโนมัติก็ได้ เช่นการอ่านข้อมูลรายชื่อสินค้าและรายราคาโดยเครื่องอ่าน บาร์โค้ดของห้างสรรพสินค้า จัดเป็นส่วนที่นำเข้าแบบอัตโนมัติ
2. การประมวลผล (Processing) เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนและการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปของส่วนแสดงผลที่มีประโยชน์ ตัวอย่างของการประมวลผลได้แก่การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเลือกทางเลือกในการปฏิบัติงานและการเก็บข้อมูลไว้ใช้ในอนาคต โดยการประมวลผลสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือสามารถใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบคิดเงินเดือนพนักงาน สามารถคิดได้จากการนำจำนวน ชั่วโมงการทำงานของพนักงานคูณเข้ากับอัตราค่าจ้างเพื่อให้ได้ยอดเงินรวมที่ต้องจ่ายรวม ถ้าชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์มากกว่า 40 ชั่วโมงอาจมีการคิดเงินล่วงเวลาให้ โดยเพิ่มเข้าไปกับเงินรวม จากนั้นอาจจะทำการหักภาษีพนักงาน โดยการนำเงินรวมมาคิดภาษีและนำเงินรวมมาลบด้วยภาษีที่คำนวณได้ จะทำให้ได้เงินสุทธิที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน
3. ส่วนที่แสดงผล (Outputs) เกี่ยวข้องกับการผลิตสารสนเทศที่มีประโยชน์ มักจะอยู่ในรูปของเอกสาร หรือรายงานหรืออาจะเป็นเช็คที่จ่ายให้กับพนักงาน รายงานที่นำเสนอผู้บริหารและสารสนเทศที่ถูกผลิตออกมาให้กับผู้ถือหุ้น ธนาคาร หรือกลุ่มอื่นๆ โดยส่วนแสดงผลของระบบหนึ่งอาจใช้เป็นส่วนที่นำเข้าเพื่อควบคุมระบบหรืออุปกรณ์อื่นๆ ก็ได้ เช่นในขบวนการผลิตเฟอร์นิเจอร์ พนักงานขาย ลูกค้า และ นักออกแบบเฟอร์นิเจอร์อาจจะทำการออกแบบเฟอร์นิเจอร์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า โดยอาจจะใช้ซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการออกแบบนี้ด้วย จนกระทั่งได้ต้นแบบที่ตรงความต้องการมากที่สุด จึงส่งแบบนั้นไปทำการผลิต จะเห็นว่าแบบเฟอร์นิเจอร์ที่ได้จากการออกแบบแต่ละครั้งจะเป็นส่วนที่ถูกนำไปปรับปรุงการออกแบบในครั้งต่อๆ ไป จนกระทั่งได้แบบ สุดท้ายออกมา อาจอยู่ในรูปของสิ่งพิมพ์ที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์หรือแสดงอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เป็นอุปกรณ์แสดงผลตัวหนึ่งหรืออาจจะอยู่ในรูปของรายงานและเอกสารที่เขียนด้วยมือก็ได้
4. ผลสะท้อนกลับ (Feedback) คือส่วนแสดงผลที่ใช้ในการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อส่วนที่นำเข้าหรือส่วนประมวลผล เช่น ความผิดพลาดหรือปัญหาที่เกิดขึ้น อาจจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลนำเข้าหรือทำการเปลี่ยนแปลงการประมวลผลเพื่อให้ได้ส่วนแสดงผลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ถ้าทำการป้อนชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์เป็น 400 แทนที่จะเป็น 40 ชั่วโมง ถ้าทำการกำหนดให้ระบบตรวจสอบค่าชั่วโมงการทำงานให้อยู่ในช่วง 0-100 ชั่วโมง ดังนั้นเมื่อพบข้อมูลนี้เป็น 400 ชั่วโมง ระบบจะทำการส่งผลสะท้อนกลับออกมา อาจจะอยู่ในรูปของรายงานความผิดพลาด ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการตรวจสอบและแก้ไขจำนวนชั่วโมงการทำงานที่นำเข้ามาคำนวณให้ถูกต้องได้
ตัวอย่าง เช่น ระบบล้างรถอัตโนมัติ
ระบบสารสนเทศประกอบด้วย
ส่วนที่นำเข้า คือ รถที่สกปรก น้ำ และน้ำยาต่างๆ ที่ใช้ในการล้างรถ เวลาและพลังงานถูกใช้ในการปฏิบัติการล้างรถ ทักษะได้แก่ความสามารถเฉพาะอย่างจะถูกนำมาใช้ในการฉีดสเปรย์ ขัดโฟม และเป่าแห้ง ความรู้ถูกนำมาใช้ในการกำหนดขั้นตอนการทำงานของการล้างรถให้ทำงานไปตามขั้นตอนที่ถูกต้อง การประมวลผล ประกอบด้วย ขั้นที่หนึ่ง การเลือกประเภทการล้างรถที่ต้องการ เช่น ล้างอย่างเดียว ล้างและขัดเงา ล้างและขัดเงาและเป่าแห้งฯลฯ และขั้นต่อไปทำการนำรถเข้าไปในเครื่องล้างรถ (สังเกตว่าในส่วนนี้จะเกิดกลไกของผลสะท้อนกลับขึ้น ได้แก่การประเมินผลของเจ้าของรถที่มีต่อขบวนการล้างรถที่กำลังเกิดขึ้น) จากนั้นของฉีดของเหลวจะฉีดน้ำ สบู่เหลว หรือครีมขัดเงาไปที่รถ ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เลือกไว้ในตอนต้น ส่วนที่แสดงผล คือรถที่สะอาดแล้วจากตัวอย่าง จะเห็นว่าส่วนประกอบอิสระต่างๆ ในระบบล้างรถอัตโนมัติ เช่นเครื่องฉีดของเหลว แปลงสำหรับทางโฟม และเครื่องเป่าแห้ง ทำงานโต้ตอบกัน เพื่อให้รถสะอาดนั่นเอง
ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer-Based Information Systems : CBIS)
ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ประกอบด้วย ฮาร์ดแวร์ (Hardware), ซอฟต์แวร์ (Software), ข้อมูล(Data), บุคคล (People), ขบวนการ (Procedure) และการสื่อสารข้อมูล (Telecommunication) ซึ่งถูกกำหนดขึ้นเพื่อทำการรวบรวม, จัดการ จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ รูปที่ 4 แสดงส่วนประกอบของระบบ สารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์
1. ฮาร์ดแวร์ คืออุปกรณ์ทางกายภาพ ที่ใช้ในการรวบรวม การนำเข้า และการจัดเก็บข้อมูล, ประมวลผล ข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ และแสดงสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์ออกมา 2. ซอฟต์แวร์ ประกอบด้วยกลุ่มของโปรแกรมที่ใช้ในการปฏิบัติงานร่วมกับฮาร์ดแวร์และใช้ในการประมวลผลข้อมูลเป็นสารสนเทศ3. ข้อมูล ในส่วนนี้หมายถึงข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกเก็บอยู่ในฐานข้อมูล โดยฐานข้อมูล (Database) หมายถึงกลุ่มของค่าความจริงและสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกันนั่นเอง4. บุคคล หมายถึงบุคคลที่ใช้งานและปฏิบัติงานร่วมกับระบบสารสนเทศ5. ขบวนการ หมายถึงกลุ่มของคำสั่งหรือกฎ ที่แนะนำวิธีการปฏิบัติงานกับคอมพิวเตอร์ในระบบสารสนเทศ ซึ่งอาจได้แก่การแนะนำการควบคุมการเข้าใช้งานคอมพิวเตอร์, วิธีการสำรองสารสนเทศในระบบและวิธีจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้6. การสื่อสารข้อมูล หมายถึงการส่งสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อติดต่อสื่อสาร และช่วยให้องค์กรสามารถเชื่อมระบบคอมพิวเตอร์เข้ากับระบบเครือข่าย (Network) ที่มีประสิทธิภาพได้ โดยเครือข่ายใช้ในการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ไว้ด้วยกัน อาจจะเป็นภายในอาคารเดียวกัน ในประเทศเดียวกัน หรือทั่วโลก เพื่อให้สามารถสื่อสารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้
ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร
ระบบสารสนเทศที่มีการจัดการกับสารสนเทศและสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารให้เกิดประสิทธิผล เรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการ บริหาร โดยเน้นเรื่องการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับการจัดการระดับต่างๆ ไม่เน้นที่การประมวลข้อมูลที่ได้จากการดำเนินการทางธุรกิจและเน้นที่โครงร่างของระบบควรจะถูกใช้ในการ จัดการการใช้งานระบบสารสนเทศ
บทบาทของการจัดการในองค์กร
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สนับสนุนบทบาทในการจัดการของผู้บริหาร ดังนี้
1.การวางแผน (Plan) หมายถึง การกำหนดเป้าหมาย และกลยุทธ์ในการบริหารองค์กร2. การจัดการ (Organize) หมายถึง การจัดสรรทรัพยากรที่ต้องการนำมาใช้ในองค์กร3. การเป็นผู้นำ (Lead) หมายถึง การกระตุ้นพนักงาน เพื่อให้ปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมาย4. การควบคุม (Control) หมายถึง การควบคุมดูแล เพื่อให้เกิดความก้าวหน้าไปยังเป้าหมายที่วางไว้
จากบทบาทในการจัดการต่างๆ ที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น สารสนเทศจึงเป็นส่วนที่สำคัญมากในการที่ผู้บริหารจะดำเนินงานเหล่านี้ให้สำเร็จ เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับการขาย, การผลิตและการเงิน เพื่อที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ ควบคุมการปฏิบัติงานรายวันขององค์กร การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะต้องเป็นไปตามการจัดองค์กรและกลยุทธ์ขององค์กรนั้นๆ ผู้จัดการต้องเป็นผู้กระทำและจัดการพฤติกรรมขององค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เช่นการควบคุมองค์กรให้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงานหรือจะเป็นการตรวจสอบว่าบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานไปนั้นสามารถปฏิบัติงานตามที่ต้องการได้หรือไม่ โดยอาจกำหนดให้มีการฝึกอบรมพนักงานก่อนเริ่มปฏิบัติงานนั้นๆ ผู้จัดการต่างๆ ต้องการสารสนเทศที่แตกต่างกัน เพื่อที่จะนำไปใช้ในการทำงานของตน ดังนั้นในส่วนต่อไปจะอธิบายถึงความต้องการของสารสนเทศของการจัดการในระดับต่างๆ
ระดับของการจัดการและการดำเนินการ
ระดับของการจัดการ (Levels of Management)
การทำความเข้าใจระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ภายในองค์กร และทราบว่าระบบต่างๆ สามารถรองรับความต้องการของการบริหารได้อย่างไร จำเป็นต้องทำความเข้าใจกับระดับของการจัดการระดับต่างๆ ขององค์กรก่อน ซึ่งระดับของการจัดการแบ่งออกเป็นระดับกลยุทธ์ (Strategic), ระดับยุทธวิธี (Tactical), และระดับปฏิบัติการ(Operation) ดังแสดงในรูปที่ 6
การปฏิบัติงานในระดับปฏิบัติการ (Operational)
ได้แก่การปฏิบัติงานในระดับที่ต่ำที่สุด ผู้ควบคุมการทำงานในระดับนี้ ต้องการรายละเอียดสารสนเทศที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน ตามขบวนการผลิตของบริษัทในแต่ละวัน การควบคุมการปฏิบัติการในระดับนี้จะต้องพิจารณาหาวิธีที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยขบวนการตัดสินใจในระดับนี้ต้องการสารสนเทศเกี่ยวกับ งานที่จะต้องปฏิบัติ, ทรัพยากรที่มีอยู่ ความร่วมมือที่ต้องการจากส่วนปฏิบัติงานอื่นๆ ภายในองค์กร, มาตรฐานและงบประมาณที่สามารถใช้ได้, และผลสะท้อนกลับที่ใช้ในการประเมินผลลัพธ์ หน้าที่ของผู้จัดการในระดับปฏิบัติการ ได้แก่ ทำการตัดสินใจจากข้อมูลที่ถูกเก็บไว้, กำหนดหน้าที่ในการทำงาน, และตรวจสอบการขนส่งให้เป็นไปตามนโยบายหรือกฎที่ผู้จัดการระดับยุทธวิธีกำหนดไว้ โดยสารสนเทศที่ใช้ในการจัดการระดับนี้จะต้องมีรายละเอียดมาก, มีความแม่นยำสูงและเกิดขึ้นมาจากการทำงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำและประกอบด้วยรายการข้อมูลรายวันที่แสดงถึงการผลิต, การขายและการเงินในแต่ละวัน
การปฏิบัติงานในระดับยุทธวิธี (Tactical)
การควบคุมการจัดการในระดับยุทธวิธีจะเกี่ยวกับการจัดหาและการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดการระดับสูง ผู้จัดการในระดับนี้ทำหน้าที่ในการวางแผนงานสำหรับหน่วยปฏิบัติงานระดับล่าง เช่น ศูนย์กลางการขายและการผลิต เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ผู้จัดการระดับกลางนี้ต้องการรายงานสรุปจากการปฏิบัติงานของบริษัท เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจเชิงยุทธวิธี เพื่อที่จะปฏิบัติตามนโยบายการตัดสินใจที่ถูกกำหนดมาจากระดับบนหรือระดับกลยุทธ์ของบริษัท สิ่งสำคัญที่ผู้จัดการในระดับปฏิบัติการและระดับยุทธวิธีต้องการใช้ในการตัดสินใจได้แก่ รายงานสรุปที่ เหมาะสมกับความต้องการ โดยสารสนเทศในระดับนี้จะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในระยะยาวมากขึ้น เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับสถานภาพทางการเงินของบริษัท สามารถนำมาใช้ในการทำนายสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้แม่นยำมากขึ้น
การปฏิบัติงานในระดับกลยุทธ์ (Strategic)
การจัดการเชิงกลยุทธ์เกี่ยวข้องกับการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กร โดยหน่วยงานต่างๆ จะต้องปฏิบัติตามกลยุทธ์ที่กำหนด เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ผู้จัดการระดับกลยุทธ์จะทำการกำหนดนโยบายและตัดสินใจด้านการเงิน, ด้านบุคลากร, ด้านสารสนเทศและด้านแหล่งเงินทุนที่ต้องการ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร การตัดสินใจที่เกิดขึ้นจะเกี่ยวกับการกำหนดทิศทางขององค์กร รวมทั้งการผลิตสินค้าใหม่, ลงทุนในตลาดใหม่และการใช้เทคโนโลยีในการผลิตใหม่ๆ จากรูปที่ 5 (ในหน้าที่ผ่านมา) แสดงสัดส่วนระหว่างจำนวนบุคคลภายในองค์กร ที่ทำการตัดสินใจในระดับการจัดการระดับต่างๆ และแสดงความสัมพันธ์ระหว่างการตัดสินใจในทั้ง 3 ระดับ จากรูปสรุปได้ว่าในองค์กรจะมีผู้ที่ทำงานในระดับปฏิบัติการ(ทำงานในระดับล่าง) จำนวนมากและที่ระดับสูงขึ้น (ระดับยุทธวิธี) มีจำนวนผู้ทำงานน้อยลงและที่ระดับกลยุทธ์จะมีจำนวนน้อยที่สุด การตัดสินใจจะเกิดขึ้นจากระดับบนลงมาระดับล่าง การตัดสินใจของระดับล่างจะขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของระดับที่สูงกว่า ในขณะที่สานสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจจะเกิดขึ้นจากระดับล่างขึ้นไปสู่ระดับบน โดยสาสนเทศระดับบนเกิดจากการสรุปข้อมูลที่ได้จากระดับที่อยู่ต่ำกว่า
ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems)
ระบบประมวลผลรายการ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการเปลี่ยนข้อมูลดิบจากการปฏิบัติงานให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องจักรสามารถอ่านได้, เก็บรายละเอียดรายการ, ประมวลผลรายการและสั่งพิมพ์รายละเอียดรายการ ออกมาได้ รายการ (Transaction) คือ การกระทำพื้นฐานที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการทางธุรกิจ เช่น การขายสินค้า การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าผ่านเครดิตการ์ดและการสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง จัดเป็นรายการทั้งสิ้น ระบบประมวลผลรายการนิยมใช้ในการประมวลผลบัญชี, การขาย, หรือประมวลผลข้อมูลสินค้าคงคลัง เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้เป็นที่ต้องการของระบบสารสนเทศอื่นๆในองค์กร
ในการดำเนินการของระบบประมวลผลรายการ ข้อมูลถูกนำเข้าไปยังคอมพิวเตอร์ของระบบสารสนเทศ โดยใช้แป้นพิมพ์หรืออุปกรณ์อื่นๆ ข้อมูลจะถูกเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จนกระทั่งพร้อมที่จะถูกประมวลผล หลังจากที่ข้อมูลถูกป้อนเข้าไปแล้ว จะเกิดการประมวลผลเพื่อเปลี่ยนข้อมูลเป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการจัดการ โดยระบบประมวลผลรายการจะทำการบันทึกรายการลงในฐานข้อมูลและผลิตเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้นออกมา อาจอยู่ในรูปแบบของรายงาน, ตาราง, กราฟ,ภาพเคลื่อนไหว และเสียงฯลฯ ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้สารสนเทศนั้นๆ
ระบบประมวลผลรายการสามารถแบ่งตามวิธีการประมวลผลข้อมูล ได้แก่
1. ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing System) ข้อมูลจากหลายๆรายการ จากผู้ใช้หลายๆ คน หรือจากช่วงเวลาหลายๆ ช่วง ถูกรวมเข้าด้วยกัน, นำเข้า และประมวลผลเหมือนเป็นกลุ่มเดียว ตัวอย่างเช่น ยอดขายรายวันซึ่งถูกประมวลผลเพียงวันละหนึ่งครั้ง จะใช้ระบบการประมวลผลแบบกลุ่มนี้เมื่อข้อมูลไม่จำเป็นต้องปรับปรุงทันที และเมื่อมีข้อมูลจำนวนมากที่คล้ายกัน ต้องถูกประมวลผลในครั้งเดียวกัน2. ระบบการประมวลผลแบบออนไลน์ (Online Processing System) รายการถูกประมวลผลเมื่อเกิดรายการนั้นขึ้น แบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ
2.1 การประมวลผลเชิงรายการ (Transactional Processing) ข้อมูลถูกประมวลผลเมื่อป้อนข้อมูลเข้าโดยไม่ต้องเก็บไว้ประมวลผลในภายหลัง เช่น ระบบเช็ครายการสินค้าออกของร้านขายของชำ โดยระบบจะทำการออกใบเสร็จรับเงินที่แสดงรายการสินค้าทันทีหลังจากรายการสินค้าต่างๆ ที่ซื้อ ถูกประมวลผล2.2 การประมวลผลแบบทันที (Real-time Processing) ใช้ในระบบควบคุม หรือระบบที่ต้องการให้เกิดผลสะท้อนกลับ เช่นขบวนการควบคุมอุณหภูมิของห้างสรรพสิน การทำงานของการประมวลผลแบบทันที สามารถไปมีผลกระทบกับตัวรายการนั้นๆ เอง ถ้าผู้ใช้หลายรายแข่งขันกันเพื่อใช้ทรัพยากรเดียวกัน เช่นที่นั่งบนเครื่องบิน หรือในชั้นเรียนพิเศษ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ในการใช้การประมวลผลรายการทำให้การประมวลผลการดำเนินการด้านธุรกิจทำได้รวดเร็วขึ้นและลด ค่าใช้จ่ายในการควบคุมงานลงได้ แต่จะเห็นได้ชัดว่าข้อมูลที่เก็บได้จากการประมวลผลรายการ สามารถช่วยให้ผู้บริหารนำมาใช้ในการตัดสินใจในการดำเนินงานได้ดีขึ้น จึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานด้านการจัดการของผู้บริหารขึ้นเรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหมายถึงกลุ่มของบุคคล, ขบวนการ,ซอฟต์แวร์, ฐานข้อมูล และอุปกรณ์ต่างๆ ที่ถูกจัดการเพื่อใช้ในการจัดการสารสนเทศที่เกิดขึ้นเป็นประจำให้แก่ผู้บริหารหรือผู้ทำการตัดสินใจ จุดประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ อยู่ที่การดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพในด้านการตลาด, การผลิต, การเงิน และส่วนงานอื่นๆ โดยใช้และจัดเก็บข้อมูลลงในฐานข้อมูล
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในการผลิตรายงานด้านการจัดการ ซึ่งจะใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับปฏิบัติงาน, ระดับยุทธวิธี และระดับกลยุทธ์ โดยรายงานที่เกิดขึ้นมีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับระดับของการจัดการในองค์กรแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลักคือรายงานตามตารางเวลา (Scheduled Report), รายงานกรณียกเว้น (Exception Report) และรายงานตามคำขอ (Demand Report)
1. รายงานตามตารางเวลา แสดงข้อมูลการดำเนินงานขององค์กรที่เกิดขึ้นตามช่วงเวลา อาจจะเป็นช่วงรายวัน, รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี มีลักษณะคล้ายกับข้อมูลต้นฉบับที่ผ่านการประมวลผลมาจากหน่วยงานต่างๆ แต่เพิ่มการจัดกลุ่มข้อมูลและการสรุปข้อมูลลงไป เพื่อช่วยให้ผู้จัดการในระดับล่างสามารถตัดสินใจในการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ของผู้จัดการระดับสูงกว่าได้ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการด้านการผลิตต้องการรายงานรายวันของสินค้าที่มีตำหนิจากฝ่ายการผลิตและรายงานรายสัปดาห์ของจำนวนชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาที่เกิดขึ้นในสัปดาห์นั้น2. รายงานกรณียกเว้น เป็นรายงานที่เกิดขึ้นตามเงื่อนไขบางอย่าง ซึ่งมักจะไม่ปกติ จึงจำเป็นจะต้องมี รายงานออกมา โดยในรายงานจะมีข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้จัดการในการตรวจสอบหาสาเหตุของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเท่านั้น เช่น ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทำการผลิตรายงานกรณียกเว้นเมื่อมีการทำงานล่วงเวลามากกว่า 10% ของเวลาการทำงานรวมทั้งหมด เมื่อผู้จัดการฝ่ายผลิตได้รับรายงาน จะทำการหาสาเหตุที่มีการทำงานล่วงเวลาเกินกว่าที่กำหนด ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากมีงานการผลิตมากหรือเกิดจากการวางแผนงานไม่ดี ถ้าเกิดขึ้นจากการวางแผนไม่ดีแล้วจะได้ทำการปรับปรุงแก้ไขแผนงานต่อไป3. รายงานตามคำขอ เกิดขึ้นตามคำขอของผู้จัดการในหัวข้อที่ต้องการ ซึ่งรายงานอาจจะถูกกำหนดมาก่อนแล้ว แต่ไม่ทำการผลิตออกมาหรืออาจเป็นรายงานที่มีผลมาจากเหตุการณ์ที่ไม่เคยคาดคิดมาก่อนใน รายงานอื่น หรือจากข้อมูลภายนอก เช่น ถ้าผู้จัดการฝ่ายผลิตเห็นการทำงานล่วงเวลามากเกินกำหนดจากรายงานกรณียกเว้น อาจจะทำการร้องขอรายงานที่แสดงถึงสาเหตุที่เป็นไปได้ในการทำให้เกิดการทำงานล่วงเวลาเกินกำหนด อาจจะได้แก่รายงานที่แสดงงานในด้านการผลิตทั้งหมด, จำนวนชั่วโมงที่ต้องการในการทำงานแต่ละงาน, และจำนวนการทำงานล่วงเวลาของแต่ละงาน จะเห็นว่ารายงานนี้จะต้องใช้ข้อมูลที่รวบรวมอยู่ในฐานข้อมูล เพื่อนำเสนอข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้จัดการต่อไป
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
ในความเป็นจริงแล้วรายงานชนิดต่างๆ ยังไม่สามารถตอบคำถามที่เกิดขึ้นในขบวนการตัดสินใจได้อย่างสมบูรณ์ เนื่องจากรายงานเหล่านั้นยังไม่สามาถนำมาใช้ได้ทันต่อเหตุการณ์และยังไม่สามารถนำมาทดสอบเพื่อดูผลของการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว จึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้จัดการสามารถหาคำตอบของคำถามต่างๆ เพื่อทำการตัดสินใจด้วยการใช้ตัวแบบทางคณิตศาสตร์หรือแผนภาพได้ดีขึ้น ความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจคือ ระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อช่วยผู้ตัดสินใจที่ต้องเผชิญกับปัญหาที่มีโครงสร้างระดับต่างๆ โดยสามารถทดสอบผลการตัดสินใจในการแก้ปัญหาด้วยตัวแบบข้อมูลและทำการวิเคราะห์ผลที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ระบบสนับสนุนการตัดสินใจช่วยในการตัดสินใจปัญหาได้หลากหลายรูปแบบ สามารถช่วยในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน เช่น ผู้ผลิตต้องการหาพื้นที่ที่เหมาะสมในการสร้างโรงงานผลิตแห่งใหม่หรือโรงงานน้ำมันต้องการเลือกสถานที่ที่เหมาะสมที่สุดในการขุดเจาะหาน้ำมัน ซึ่งจะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทั่วไปไม่สามารถแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ แต่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจสามารถช่วยแนะนำทางเลือกในการปฏิบัติและช่วยในการตัดสินใจเพื่อหาคำตอบของปัญหาเหล่านี้ได้ นอกจากนี้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจยังเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจการบริหารรูปแบบต่างๆ ดังนั้นจึง จำเป็นต้องสามารถรองรับรูปแบบการตัดสินใจของผู้ใช้ที่หลากหลายด้วย
ส่วนประกอบที่จำเป็นของระบบสนับสนุนการตัดสินใจได้แก่ กลุ่มของตัวแบบที่ใช้สนับสนุน ผู้ตัดสินใจหรือผู้ใช้ (Model base), กลุ่มของค่าความจริงและสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ (Database), และระบบและขบวนการที่ช่วยให้ผู้ตัดสินใจและผู้ใช้อื่นๆ สามารถตอบโต้กับระบบสนับสนุนการตัดสินใจได้ (User Interface) จากรูปจะเห็นว่าผู้ใช้ไม่ได้ทำการใช้ตัวแบบโดยตรง แต่จะใช้งานผ่านซอฟต์แวร์จัดการตัวแบบ (Model Management Software : MSS) และใช้ฐานข้อมูลผ่านระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Mangement System :DBMS)
ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจมีจุดประสงค์เพื่อแก้ปัญหาและตอบคำถามลักษณะ "อะไรจะเกิดขึ้นถ้า…" หรือลักษณะต้องทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการและคำถามในลักษณะมีความเสี่ยงเข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งผู้ที่ ตัดสินใจและต้องการใช้ระบบนี้ส่วนมากมักจะเป็นผู้บริหารระดับกลางซึ่งจะต้องเกี่ยวข้องับปัญหาและการทำงานหลัก แต่สารสนเทศที่ได้จากระบบสนับสนุนการตัดสินใจมักจะไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริหารระดับสูงได้ เนื่องจากผู้บริหารระดับสูงต้องมองในระดับกว้างขององค์กรและผู้บริหารมีเวลาน้อย ระบบสารสนเทศเพื่อ ผู้บริหารจึงจำเป็นต้องใช้งานง่ายและสารสนเทศที่ได้จากระบบจะต้องอยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย แหล่งข้อมูลที่ใช้อาจจะมาจากแหล่งข้อมูลภายนอกและแหล่งข้อมูลภายในเช่นระบบประมวลผลรายการหรือระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ทำให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถหาสาเหตุที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ต่างๆได้ ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารมีประสิทธิภาพและความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลสูงด้วยการใช้เครื่อง เมนเฟรม ใช้งานง่ายและมีความสามารถในการแสดงผลด้วยรูปภาพได้ด้วยการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล โดยสารสนเทศถูกถ่ายโอนจากเครื่องเมนเฟรมหรือฐานข้อมูลข้อมูลภายนอกเข้ามายังเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล และผู้บริหารสามารถใช้อุปกรณ์ชี้ตำแหน่งเช่น เมาส์ เพื่อเลือกจากรายการของผลลัพธ์และรูปแบบการแสดงผลได้ เนื่องจากผู้บริหารมักจะทำการค้นหาข้อมูลและตอบคำถามที่ต้องการมากกว่าการป้อนข้อมูล ในระบบสารสนเทศเพื่อ ผู้บริหารนี้จึงไม่นิยมใช้แป้นพิมพ์ ผลลัพธ์ที่ได้มักจะอยู่ในรูปแบบของแผนภาพหรือแผนภาพและตาราง ทำให้ผู้บริหารสามารถเข้าใจแนวโน้มและนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ตัดสินปัญหาได้ตรงตามความต้องการ
ระบบผู้เชี่ยวชาญ
ระบบผู้เชี่ยวชาญได้รับความสำเร็จได้ด้วยการนำคุณสมบัติทางด้านปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) ซึ่งเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่มีคุณลักษณะความฉลาดเหมือนกับมนุษย์ เข้ามาใช้ร่วมด้วย ระบบผู้เชี่ยวชาญช่วยในการตัดสินใจได้โดยขบวนการทางคอมพิวเตอร์ที่ทำการรวบรวมเหตุผลทางตรรกะเข้าด้วยกัน ซึ่งระบบผู้เชี่ยวชาญเรียกใช้ความรู้เฉพาะด้านหนึ่งๆ ได้จากฐานความรู้ (Knowledge Base) ขึ้นอยู่กับค่าความจริงของเหตุการณ์ใดๆ ที่ต้องการตัดสินใจ ผ่านกลไกในการสรุปข้อมูลและให้เหตุผล เพื่อให้คำแนะนำพร้อมทั้งมีคำอธิบายของคำแนะนำแก่ผู้ใช้ด้วย โครงสร้างของระบบผู้เชี่ยวชาญ
ส่วนประกอบที่จำเป็นของฐานความรู้คือ ฮิวริสติก (Heuristic) ซึ่งหมายถึงส่วนของความรู้ภายในขอบเขตของระบบผู้เชี่ยวชาญในด้านการตัดสินใจ ซึ่งไม่มีรูปแบบตายตัว เช่นการสำรวจน้ำมันหรือการประเมินราคาหุ้น โดยฐานความรู้จะถูกพัฒนาขึ้นโดยการนำความรู้และความเชี่ยวชาญมาจากกลุ่มผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่ต้องการ ระบบผู้เชี่ยวชาญสามารถนำไปใช้ร่วมกับระบบสารสนเทศในองค์กรทุกประเภทไม่ว่าจะเป็นระบบการประมวลผลรายการ, ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหรือในระบบสนับสนุนการตัดสินใจหรือจะใช้เป็นเครื่องมือในการให้ คำแนะนำเดี่ยวๆ เลยก็ได้ ตัวอย่างเช่น การนำระบบผู้เชี่ยวชาญมาใช้ร่วมกับระบบประมวลผลรายการสำหรับการสั่งซื้อสินค้า ระบบผู้เชี่ยวชาญอาจกำหนดราคาสั่งซื้อโดยการพิจารณาจากกลุ่มลูกค้า, ปริมาณการสั่งซื้อและรายการส่งเสริมการขายที่มีอยู่ทั้งหมดของสินค้าที่ถูกสั่งซื้อนั้น เนื่องจากบริษัทต่างๆมีรายการส่งเสริมการขายที่แตกต่างกัน มีทั้งแบบในระยะเวลาสั้นๆ, แบบที่ให้เฉพาะบางพื้นที่ฯลฯ ซึ่งเป็นปัญหาที่ไม่ง่ายนักสำหรับพนักงานรับสั่งสินค้าที่จะสามารถจัดการแจ้งให้ลูกค้าทราบได้ทันทีทางโทรศัพท์ ความยุ่งยากของงานเหล่านี้มีมากมายจึงมีการนำระบบผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วย จัดการ แต่ในความเป็นจริงแล้วระบบผู้เชี่ยวชาญมิได้เข้ามาแทนที่ผู้เชี่ยวชาญระบบตัวจริง เพียงแต่ช่วยให้ผู้ตัดสินใจ ทำการตัดสินใจได้ง่ายขึ้นเท่านั้น
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ระบบที่นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรียกว่าระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ ซึ่งข้อมูลส่วนที่นำเข้าส่วนมาก ได้แก่ข้อมูลจากระบบประมวลผลรายการ ซึ่งถูกนำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์กรเพื่อผลิตรายงานต่างๆ ออกมา ทำให้ผู้จัดการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น
แนวคิดของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
จุดประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคือ ช่วยให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ได้โดยช่วยให้ ผู้บริหารสามารถเห็นการดำเนินงานที่เกิดขึ้นในองค์กร เพื่อที่จะควบคุม, จัดการและวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือกล่าวได้ว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ช่วยนำเสนอข้อมูลของผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพและช่วยจัดการผลสะท้อนกลับที่เกิดขึ้นในการดำเนินงานรายวันได้ ตัวอย่างเช่นระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต คือกลุ่มของระบบที่รวมกันเพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบขบวนการผลิต เพื่อให้เกิดการใช้วัตถุดิบในการผลิตที่มีอยู่ได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด โดยการตรวจสอบนี้ทำได้โดยดูจากรายงานสรุปที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ รายงานเหล่านี้สามารถได้มาจากการกรองและการวิเคราะห์รายละเอียดข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลการประมวลผลรายการและแสดงผลข้อมูลที่ได้ในรูปแบบที่มีความหมายหรือรูปแบบที่เข้าใจได้ง่ายต่อ ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจ รูปที่ 11 แสดงบทบาทของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่มีต่อการไหลของ สารสนเทศภายในองค์กร สังเกตว่ารายการทางธุรกิจสามารถเข้ามาในองค์กรผ่านวิธีการทั่วไป, ผ่านทางอินเทอร์เน็ต หรือผ่านทางเอ็กทราเน็ตที่ติดต่อลูกค้าและแหล่งผลิตเข้ากับระบบประมวลผลรายการของบริษัทก็ได้
รายงานสรุปจากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลสำหรับ ผู้บริหาร ซึ่งจะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสามารถใช้ได้ในทุกๆ ระดับของการจัดการ ไม่ว่าจะเป็นในระดับพนักงานไปจนกระทั่งถึงระดับองค์กรก็ตาม ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแต่ละระบบจะประกอบด้วยกลุ่มของระบบย่อย ซึ่งทำหน้าที่ในการดำเนินงานเฉพาะอย่างภายในองค์กร ดังนั้นระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงินจะมีระบบย่อยที่ทำการออกรายงานด้านการเงิน, ระบบย่อยที่ทำการวิเคราะห์ผลกำไรและขาดทุน, วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายและระบบย่อยที่ทำการใช้และบริหารเงินทุน ระย่อยต่างๆ สามารถใช้ทรัพยากรด้านฮาร์ดแวร์, ข้อมูล และบุคคลร่วมกันได้ ถึงแม้การใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะเพิ่มประสิทธิภาพการตัดสินใจให้กับผู้บริหารได้ แต่บทบาทสำคัญที่ทำให้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสามารถเพิ่มประสิทธิผลให้กับองค์กรได้ก็คือ ช่วยในการจัดการข้อมูลที่ ถูกต้องให้กับบุคคลที่ถูกต้อง ในรูปแบบและเวลาที่เหมาะสม
ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ข้อมูลที่เข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมาจากแหล่งข้อมูลภายในและภายนอก แหล่งข้อมูลภายในที่สำคัญมาจากระบบการประมวลผลรายการ ซึ่งการทำงานหลักของระบบประมวลผลรายการได้แก่การจัดเก็บข้อมูล ผลลัพธ์ที่ได้จากการดำเนินรายการทางธุรกิจ ซึ่งเมื่อเกิดรายการทางธุรกิจใดๆ ขึ้นระบบประมวลผลรายการจะต้อง ปรับปรุงข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลด้วยเสมอ ตัวอย่างเช่น โปรแกรมการออกบิลช่วยเก็บฐานข้อมูลของบัญชีรายรับ ซึ่งจะต้องมีการปรับปรุงเพื่อให้บริหารทราบว่าลูกค้ารายใดบ้างที่เป็นหนี้บริษัท ฐานข้อมูลที่ปรับปรุงแล้วเหล่านี้เป็นแหล่งกำเนิดข้อมูลภายในพื้นฐาน เพื่อใช้ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ชุดโปรแกรมทางด้านพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์หรือข้อมูลภายในจากส่วนงานเฉพาะด้านอื่นๆ ของบริษัทก็สามารถนำเข้าข้อมูลที่สำคัญมาสู่ระบบได้เช่นกัน แหล่งข้อมูล ภายนอกได้แก่ ลูกค้า, แหล่งผลิต, คู่แข่งและผู้ถือหุ้นซึ่งเป็นเจ้าของข้อมูลที่ยังไม่ผ่านการประมวลผลรายการ และแหล่งข้อมูลอื่นๆ หลายๆ บริษัทพยายามที่จะนำเอ็กทราเน็ตเข้ามาใช้เชื่อมโยงแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ เข้าด้วยกัน เพื่อสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูลและสารสนเทศ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการใช้ข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งกำเนิดเหล่านี้และประมวลผลให้กลายเป็น สารสนเทศที่ผู้บริหารสามารถนำไปใช้ได้ ซึ่งมักจะอยู่ในรูปแบบของรายงานนั่นเอง
ผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคือกลุ่มของรายงานซึ่งจะถูกส่งไปให้กับผู้บริหารรายงาน เหล่านี้ได้แก่
1. รายงานตามตารางเวลา (Schedules Reports) เป็นรายงานที่เกิดขึ้นตามช่วงเวลา หรือตามตารางเวลา เช่นรายวัน รายสัปดาห์หรือรายเดือน ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายผลิตต้องการใช้รายงานรายสัปดาห์ เพื่อแสดงรายการค่าใช้จ่ายด้านค่าแรงรวม เพื่อตรวจสอบและควบคุมค่าใช้จ่ายของงานและแรงงาน รายงานตามตารางเวลาสามารถช่วยให้ ผู้บริหารควบคุมเครดิตของลูกค้า, ประสิทธิภาพของตัวแทนจำหน่าย, ระดับสินค้าคงคลังได้2. รายงานแสดงส่วนประกอบสำคัญ (Key Indicator Reports) สรุปการปฏิบัติงานที่วิกฤติของวันก่อนหน้าและยังคงมีอยู่ในตอนต้นของแต่ละวันทำงาน รายงานเหล่านี้สามารถสรุประดับของสินค้าคงคลัง, งานในการผลิต, ปริมาณการขายฯลฯ ใช้สำหรับผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูงที่ต้องการความรวดเร็ว ในการดำเนินธุรกิจได้อย่างถูกต้อง3. รายงานตามคำขอ (Demand Reports) ให้ข้อมูลตามที่ผู้จัดการร้องขอ ตัวอย่าง เช่น เมื่อผู้บริหารระดับสูงต้องการทราบการผลิตของสินค้ารายการหนึ่ง ก็จะทำการสร้างรายงานตามความต้องการนี้ออกมา4. รายงานกรณียกเว้น (Exception Reports) เป็นรายงานที่ถูกผลิตออกมาอย่างอัตโนมัติ เมื่อมีเหตุการณ์ที่ไม่ปกติเกิดขึ้นหรือเมื่อต้องการใช้ในการดำเนินการบริหาร 5. รายงานแบบเจาะลึกรายละเอียด (Drill Down Report) ให้รายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวกับสถานการณ์หนึ่งๆ
คุณลักษณะของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
รายงานแบบต่างๆ ที่กล่าวมาแล้วข้างต้นช่วยผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูงในการตัดสินใจได้ดีขึ้นและทันเวลามากขึ้น โดยทั่วไประบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีหน้าที่และคุณลักษณะ ดังนี้
1. ผลิตรายงานในรูปแบบที่กำหนดและรูปแบบมาตรฐาน เช่น รายงานตามตารางเวลาสำหรับควบคุมสินค้าคงคลัง อาจจะประกอบด้วยสารสนเทศชนิดเดียวกัน อยู่ในตำแหน่งเดียวกันในรายงาน เนื่องจาก ผู้จัดการคนละคน อาจใช้รายงานเดียวกันเพื่อจุดประสงค์ที่แตกต่างกันได้ 2. ผลิตรายงานในรูปแบบของเอกสารหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ รายงานบางรายงานสามารถถูกพิมพ์ลงบนกระดาษ เรียกว่าเป็นรายงานฉบับตัวจริง (Hard-copy) ส่วนรายงานที่อยู่ในรูปเสมือนจริง (Soft-copy) มักจะแสดงผลผ่านทางหน้าจอคอมพิวเตอร์ โดยผู้จัดการสามารถเรียกรายงานที่ต้องการขึ้นมาแสดงบนหน้าจอโดยตรงได้ แต่รายงานนั้นยังคงปรากฏในรูปแบบมาตรฐานเหมือนรายงานที่พิมพ์ออกมาจริงๆ 3. ใช้ข้อมูลภายในที่เก็บอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ รายงานในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ใช้แหล่งข้อมูลภายในที่อยู่ในฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์และบางระบบใช้แหล่งข้อมูลภายนอกเกี่ยวกับคู่แข่ง, โลกธุรกิจฯลฯ แหล่งข้อมูล ภายนอกที่นิยมใช้ได้แก่ แหล่งข้อมูลในอินเทอร์เน็ตนั่นเอง4. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานในรูปแบบที่ต้องการได้ ในขณะที่นักวิเคราะห์และนักเขียนโปรแกรมทำการพัฒนาและการใช้รายงานที่ซับซ้อนซึ่งต้องการใช้ข้อมูลจากหลายๆ แหล่งได้ ผู้ใช้ทั่วไปก็สามารถพัฒนาโปรแกรมอย่างง่ายในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการและผลิตออกมาเป็นรายงานได้ด้วยตนเองเช่นกัน5. ต้องการการร้องขออย่างเป็นทางการจากผู้ใช้ เมื่อฝ่ายสารสนเทศส่วนบุคคลต้องการพัฒนาและนำรายงานไปใช้จริง จำเป็นจะต้องมีการร้องขออย่างเป็นทางการไปยังแผนกระบบสารสนเทศก่อน ส่วนรายงานที่ผู้ใช้ทั่วไปพัฒนาขึ้นเองไม่จำเป็นต้องมีการร้องขออย่างเป็นทางการ
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วนหลักดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นคือ ฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, ข้อมูล, ขบวนการ และบุคลากร โดยแต่ละส่วนมีความสัมพันธ์กัน ในการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้เพื่อการจัดการมักจะแบ่งส่วนตามการทำงานหลัก ซึ่งอาจจะเห็นได้จากแผนผังองค์กร ทำให้ทราบได้ว่าองค์กรนั้นๆ แบ่งส่วนการทำงานอย่างไร ส่วนการทำงานหลักที่มักจะปรากฏให้เห็นในองค์กรทั่วไปได้แก่ ฝ่ายบัญชี, การเงิน, การตลาด, บุคคล ฝ่ายพัฒนาและวิจัย, ฝ่ายกฎหมาย , ฝ่ายระบบสารสนเทศ เป็นต้น ในแต่ละฝ่ายก็จะมีระดับการจัดการต่างๆ (กลยุทธ์, ยุทธวิธี, และการดำเนินงาน) จึงเรียกการแบ่งการจัดการตามส่วนการทำงานว่าการแบ่งตามแนวตั้ง ส่วนการแบ่งตามระดับการจัดการเรียกว่าการแบ่งตามแนวนอน แต่ละส่วนการทำงานจะมีระบบย่อยที่ทำงานเฉพาะด้านของตนเอง แต่อาจมีการใช้ข้อมูลร่วมกันได้ รูปที่ 13 แสดงระบบ สารสนเทศที่รวมส่วนการทำงานต่างๆ ไว้ด้วยกัน โดยแต่ละส่วนสนับสนุนการทำงานที่ต่างกันออกไป จากรูปแสดงให้เห็นว่าแต่ละระบบสารสนเทศภายในองค์กรต่างก็ทำงานเฉพาะด้านของตนเอง รายงานแต่ละประเภทที่ได้จากระบบสารสนเทศฝ่ายต่างๆ เช่น ฝ่ายบัญชี การเงินหรือการตลาด ก็จะเหมาะกับระดับการจัดการที่แตกต่างกันออกไป
จะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการของฝ่ายต่างๆ จะถูกเชื่อมโยงเข้าด้วยกันกลายเป็นระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์กร ดังแสดงในรูปที่ 13 อย่างไรก็ตามข้อมูลจากฝ่ายการทำงานต่างๆ จะถูกรวบรวมเข้าไว้ในฐานข้อมูลกลางดังรูปที่ 14 ซึ่งฐานข้อมูลนี้นอกจากจะช่วยทำให้เกิดการรวมกันของระบบสารสนเทศต่างๆ แล้ว ยังช่วยให้เกิดการรวมกันของระบบประมวลผลรายการขององค์กรด้วย ซึ่งข้อดีของการรวมระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกันก็คือ สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ง่าย ซึ่งจะทำให้ลดค่าใช้จ่าย, ได้รายงานที่มีความแม่นยำมากขึ้น, มีความปลอดภัยของ ข้อมูลมากขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรอีกด้วย
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและขบวนการทางธุรกิจ
ระบบสารสนเทศสามารถนำเข้ามาใช้ในการดำเนินงานทางธุรกิจด้านต่างๆ ดังนั้นในส่วนต่อไปจะเป็นการอธิบายถึงการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ในเพื่อการจัดการด้านการเงิน, การผลิต, การตลาด, ด้านทรัพยากรมนุษย์ และด้านบัญชี
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ทำหน้าที่ในการจัดการสารสนเทศด้านการเงินให้แก่ผู้บริหารและกลุ่มบุคคลซึ่งต้องการทำการตัดสินใจได้ดีขึ้นและช่วยในการหาโอกาสและปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว โดย ระบบสารสนเทศด้านการเงินนิยมใช้รวมเข้ากับซอฟต์แวร์ ในการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP) ซึ่งเป็นกลุ่มของโปรแกรมที่จัดการ วิเคราะห์และติดตามการดำเนินธุรกิจของแหล่งผลิตหรือสาขาต่างๆ ขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าสารสนเทศด้านการเงินในการปฏิบัติงาน สามารถนำไปใช้สนับสนุนความสามารถในการตัดสินใจให้แก่บุคคลที่ต้องการได้ทันเวลา ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงินมีความสามารถการทำงานดังต่อไปนี้
1. รวบรวมสารสนเทศด้านการเงินและการดำเนินงานจากแหล่งต่างๆ รวมทั้งจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเข้าไว้ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเพียงระบบเดียว2. สนับสนุนผู้ใช้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับด้านการเงินและผู้ใช้อื่นๆ ของบริษัท ให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลและ สารสนเทศทางด้านการเงินผ่านทางเครือข่ายในองค์กรได้ง่าย 3. เตรียมข้อมูลด้านการเงินที่มีอยู่ให้พร้อมต่อการใช้งาน เพื่อให้สามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว4. สามารถวิเคราะห์ข้อมูลด้านการเงินได้หลายมิติ เช่น วิเคราะห์ตามช่วงเวลา, ภูมิประเทศ, ผลิตภัณฑ์, โรงงานผลิต หรือลูกค้าได้5. วิเคราะห์การดำเนินงานด้านการเงินที่ผ่านมาและที่เป็นอยู่ในปัจจุบันได้6. ติดตามและควบคุมการใช้เงินทุนได้ตลอดเวลารูปที่ 15 แสดงส่วนนำเข้า, ระบบย่อยภายใน และผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่
1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ในแผนกลยุทธ์จะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ด้านการเงินของบริษัท เช่น เป้าหมายของผลกำไรที่ต้องการ,อัตราส่วนของหนี้สินและเงินกู้, ค่าคาดหวังของผลตอบแทนที่ต้องการ เป็นต้น2. ระบบประมวลผลรายการ สารสนเทศด้านการเงินที่สำคัญจะมาจากโปรแกรมการประมวลผลรายการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรมเงินเดือน, โปรแกรมควบคุมสินค้าคงคลัง, โปรแกรมสั่งซื้อสินค้า, โปรแกรมบัญชีรายรับ-รายจ่าย, และโปรแกรมใบสั่งซื้อ ทั่วไป โดยข้อมูลที่ได้จากโปรแกรมเหล่านี้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนรวม, เงิน ลงทุนในคลังสินค้า, ยอดขายรวม, ปริมาณเงินที่จ่ายให้กับแหล่งผลิตสินค้า, ปริมาณหนี้รวมของลูกค้าที่มีต่อบริษัทและรายละเอียดข้อมูลบัญชีต่างๆ โดยข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปสร้างเป็นรายงายด้านการเงิน เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ สารสนเทศเกี่ยวกับคู่แข่งขัน อาจได้มาจากรายงานประจำปีของบริษัทคู่แข่ง, หนังสือพิมพ์, สื่อต่างๆ เช่นเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็นต้น นอกจากนี้ยังรวมถึงสารสนเทศเกี่ยวกับสภาพเศรษฐกิจของประเทศหรือของโลก เช่น สภาวะเงินเฟ้อ, อัตราภาษี เหล่านี้เป็นต้น
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ขึ้นอยู่กับองค์กรและความต้องการขององค์กรนั้น โดยอาจประกอบด้วยระบบภายในและระบบภายนอกที่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลทางธุรกิจของบริษัท เช่น ระบบการจัดหา, การใช้, และการควบคุมเงินสด, ระบบเงินทุนและแหล่งการเงินอื่นๆ และอาจจะประกอบด้วย ระบบย่อยในการหากำไร/ขาดทุน, ระบบบัญชีค่าใช้จ่ายและระบบการตรวจสอบ โดยระบบต่างๆ เหล่านี้จะทำงานประสานกับระบบประมวลผลรายการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ผู้จัดการด้านการเงินสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้ดีขึ้น ดังนั้นผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่ รายงานด้านการเงินต่างๆ เช่น รายงานกำไร/ขาดทุน, รายงานระบบค่าใช้จ่าย, รายงานการตรวจสอบภายในและภายนอกและรายงานการใช้และการจัดการเงินทุน เป็นต้น
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต
ขบวนการในการผลิตประกอบด้วยงานที่ขึ้นต่อกันมากมาย โดยการนำระบบการวางแผนทรัพยากรของ องค์กรมาใช้ร่วมในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิตจะช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นและมีการจัดหาทรัพยากรที่ต้องการใช้ได้ทันต่อความต้องการ โดยจุดประสงค์ของขบวนการผลิตก็คือการผลิตได้ตรงตามความพอใจหรือความต้องการของลูกค้านั่นเอง ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ภาระของผู้บริหารในการดูแลควบคุมงานจะถูกลดลงไป, งานด้านเอกสารต่างๆ จะถูกปรับให้อยู่ในรูปของขบวนการออนไลน์และการติดต่อสื่อสารข้อมูลจะใช้งานผ่านระบบการ แลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) และเครือข่ายอินเทอร์เน็ตแทน อีกทั้งในการวางแผนการใช้ทรัพยากรของ องค์กรเพื่อการผลิตจะใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตและเครือข่ายอินทราเน็ตในองค์กร เพื่อติดต่อกับหน่วยงานธุรกิจทั้งในและต่างประเทศ เพื่อปฏิบัติงานและงานควบคุมงานต่างๆ ทั้งแบบศูนย์กลางและแบบกระจายได้
ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต
ส่วนที่นำเข้าจะได้จากกการปฏิบัติงานซึ่งเกี่ยวกับการไหลเวียนและการแปลงวัตถุดิบภายในองค์กร แหล่ง สารสนเทศที่สำคัญอาจมาจากภายนอกองค์กรก็ได้ แต่ส่วนใหญ่มักจะมาจากภายใน เช่น
1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ซึ่งจะเป็นส่วนที่กำหนดทิศทางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต เช่นเอกสารเกี่ยวกับการวางแผนระยะยาวที่กล่าวถึงเรื่องคุณภาพ, การผลิต, และเป้าหมายและข้อจำกัดในการให้บริการ รวมถึงนโยบายในการเปิดโรงงานใหม่หรือการปิดโรงงานเก่าลงและเรื่องของความสามารถในการผลิตที่เพิ่มขึ้นได้, ข้อจำกัดของจำนวนพนักงานที่มี, การเปลี่ยนนโยบายการเก็บสินค้าคงคลัง และโปรแกรมการควบคุมคุณภาพใหม่ที่ต้องการใช้ เหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศที่นำเข้าสู่ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต2. ระบบประมวลผลรายการ ได้แก่ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการด้านต่างๆที่เกี่ยวข้อในการผลิต ได้แก่ การประมวลผลการสั่งซื้อ, ข้อมูลสินค้าคงคลัง, ข้อมูลการรับและการตรวจสอบวัตถุดิบที่เข้ามาในขบวนการผลิต, ข้อมูลบุคลากร, และข้อมูลขบวนการผลิต3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ ข้อมูลขบวนการในการผลิตใหม่ๆ ซึ่งอาจมาจากบริษัท, วารสาร และสิ่งพิมพ์อื่นๆ หรือได้จาก เครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรือข้อมูลเกี่ยวกับสภาพวะเศรษฐกิจในปัจจุบัน ทำให้สามารถคาดเดาในเรื่องของแรงงาน และค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับวัตถุดิบได้ นอกเหนือจากนี้ยังมีแหล่งข้อมูลภายนอกอื่นๆ อีก เช่น องค์กรผู้เชี่ยวชาญต่างๆ, สมาคมทางธุรกิจ ซึ่งสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งขัน ทั้งในด้านขบวนการผลิตและกลุ่มลูกค้าใหม่ๆที่น่าสนใจได้
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต
ระบบย่อยและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ได้แก่ การตรวจสอบและควบคุมการไหลเวียนของวัตถุดิบ, สินค้า และบริการต่างๆภายในองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อผลิตสินค้าได้ตรงตามความต้องการของลูกค้า ตั้งแต่เริ่มขบวนการนำวัตถุดิบมาผ่านขั้นตอนการผลิตจนกระทั่งเสร็จเป็นสินค้าและบริการที่จะส่งไปยังลูกค้า โดยที่เสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ระบบย่อยและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ได้แก่
1. การออกแบบและการปฏิบัติเชิงวิศวกรรม (Design and Engineering) ได้แก่การพัฒนาและออกแบบผลิตภัณฑ์ โดยสามารถใช้ระบบการออกแบบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย (Computer-Aided Design : CAD) ซึ่งเป็นการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ โดยผู้ใช้สามารถออกแบบและแก้ไข ตัวแบบได้เองบนจอภาพ 2. การจัดตารางการผลิต (Production Planning) เพื่อจัดการรายละเอียดแผนงานการผลิตทั้งในระยะสั้นและระยะยาว โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ทำงานในด้านนี้เข้ามาช่วย ซึ่งในซอฟต์แวร์นี้อาจมีคุณสมบัติในการทำนายและพิจารณาหาความต้องการของสินค้าและบริการที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้ ทำให้สามารถวางแผนเพื่อกำหนดการผลิตให้ได้ตรงตามความต้องการ 3. การควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control) ได้แก่การใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการสั่งซื้อ, การทำนาย, การผลิตเอกสารและรายงานร้านค้า, การพิจารณาหาค่าใช้จ่ายในการผลิต, การวิเคราะห์งบประมาณค่าใช้จ่ายที่วางไว้เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายจริง, และการพัฒนาตารางการผลิต, บอกความต้องการทรัพยากรในการผลิตและวางแผนการผลิตได้อย่างอัตโนมัติ โดยปกติแล้วซอฟต์แวร์ต่างๆเหล่านี้จะมีสูตรในการคำนวณเพื่อหาจำนวนวัตถุดิบและช่วงเวลาที่จะต้องสั่งซื้อได้ วิธีการหาว่าต้องสั่งสินค้ามาไว้ในคลังปริมาณเท่าใดเรียกว่าวิธีการกาปริมาณหารสั่งซื้อมางเศรษฐกิจ (Economic Order Quantity : EOQ) โดยปริมาณที่หาได้นี้จะต้องทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุดด้วย ส่วนการหาว่าต้องสั่งสินค้ามาไว้ในคลังเมื่อใดจะใช้วิธีการหาจุดสั่งซื้อเพิ่ม Reorder Point : ROP) ซึ่งแสดงถึงค่าระดับปริมาณสินค้าคงคลังที่วิกฤติ 4. การวางแผนการใช้ทรัพยากรการผลิต(Manufacturing Resource Planning : MRPII) ได้แก่ระบบที่ใช้การวางแผนเครือข่ายเพื่อให้บุคคลต่างๆ สามารถดำเนินธุรกิจเพื่อให้บริการและผลผลิตแก่ลูกค้าได้เป็นจำนวนมาก ในขณะที่เสียค่าใช้จ่ายและมีสินค้าหรือวัตถุดิบในคลังสินค้าในปริมาณต่ำ โดยมีการทำนายความต้องการของลูกค้า, การควบคุมสินค้าคงคลัง, การวางแผนการผลิต, การแสดง รายการวัตถุดิบที่ต้องใช้, การวางแผนการสรรหาแหล่งวัตถุดิบที่ต้องใช้ เพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ที่ผลิตได้ จะถูกส่งไปให้แก่ลูกค้าได้ในเวลาที่ต้องการ 5. การควบคุมสินค้าและการผลิตที่ทันเวลา (Just-in-Time Inventory and Manufacturing) การเก็บสินค้าและวัตถุดิบในคลังสินค้าเป็นจำนวนมากทำให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง และอาจเกิดการเสียหายได้ ดังนั้นวัตถุประสงค์หนึ่งของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิตก็คือ การควบคุมสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับที่ต่ำที่สุด โดยไม่กระทบกับความต้องการในการนำสินค้าหรือวัตถุดิบนั้นไปใช้ในการผลิต วิธีที่นิยมใช้ได้แก่วิธีการควบคุมคลังสินค้าแบบทันเวลา (Just-in-Time : JIT Inventory Approach) ซึ่งสินค้าและวัตถุดิบจะถูกส่งไปให้ในช่วงเวลาก่อนที่จะสินค้าหรือวัตถุดิบนั้นไปใช้ในการผลิต ทำให้ไม่ต้องเก็บไว้ในคลังสินค้าเป็นช่วงเวลานานๆ 6. การควบคุมขบวนการผลิต ในการควบคุมการผลิตมีเทคโนโลยีที่สนับสนุนมากมาย เช่น การผลิตโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย (Computer-Aided Manufacturing : CAM) เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการด้านการผลิต เช่น การตรวจสอบและติดตาม ได้แก่การควบคุมการทำงานของอุปกรณ์ในการผลิตต่างๆ การตรวจสอบค่าและข้อกำหนดในการผลิตต่างๆ เช่น อุณหภูมิที่ใช้ ค่าความดันอากาศฯลฯ หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการกำหนดรหัสสินค้า การจัดลำดับในขบวนการผลิต เป็นต้น 7. การนำคอมพิวเตอร์เข้าไปช่วยในการผลิต (Computer-Integrated Manufacturing : CIM) ได้แก่การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเชื่อมโยงองค์ประกอบต่างๆในขบวนการผลิตเข้าด้วยกันเป็นระบบที่มี ประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อรวมขั้นตอนการผลิตทั้งหมด เช่น การประมวลผลการสั่งซื้อ, การออกแบบผลิตภัณฑ์, การผลิต การควบคุมและการตรวจสอบคุณภาพ และการขนส่งเข้าด้วยกัน เพื่อเพิ่มประสิทธภาพในด้านการทำงานส่วนต่างๆ ที่ต้องเกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน โดยอาจนำระบบการผลิตแบบคล่องตัว (Flexible Manufacturing System : FMS) เข้ามาใช้ร่วมด้วย ทำให้สามารถเปลี่ยนการผลิตสินค้าอย่างหนึ่งเป็นอีกอย่างหนึ่งเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ 8. การควบคุมและการตรวจสอบคุณภาพ (Quality Control and Testing) ได้แก่ขบวนการในการในการควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าที่ผลิตออกมาตรงตามที่ลูกค้าต้องการ โดยใช้ซอฟต์แวร์ในการควบคุมคุณภาพ ต่างๆ ผลลัพธ์ที่ได้จากระบบการควบคุมคุณภาพ ได้แก่รายงาน ค่าใช้จ่ายที่ลดลงและยอดขายที่เพิ่มขึ้น โดยสารสนเทศที่ได้จากระบบนี้จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานทราบถึงปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์การผลิตและรายงานควบคุมคุณภาพยังใช้ในการออกแบบผลิตภัณฑ์ได้ดีขึ้นอีกด้วย
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด จะสนับสนุนการทำงานด้านการบริหารการพัฒนาผลิตภัณฑ์, การกระจายผลิตภัณฑ์, การตัดสินใจเรื่องราคา, การโฆษณาผลิตภัณฑ์อย่างมีประสิทธิผลและการทำนายยอดขาย โดยรูปที่ 17 แสดงภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด
ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด มักจะได้มาจากแหล่งข้อมูลภายนอกได้แก่ อินเทอร์เน็ต, บริษัทคู่แข่งขัน, ลูกค้า, วารสาร และนิตยสาร และสิ่งพิมพ์อื่นๆ แต่ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายในก็ยังคงมีความสำคัญอยู่ ได้แก่
1. แผนเชิงกลยุทธ์ และนโยบายของบริษัท ได้แก่แผนเชิงกลยุทธ์ในเรื่องเป้าหมายและทิศทางของยอดขายที่ต้องการ การกำหนดราคาสินค้าและบริการ, ช่องทางการกระจายสินค้า, รายการสนับสนุนการขาย, คุณลักษณะของสินค้าใหม่และในแผนเชิงกลยุทธ์ยังอาจมีการกำหนดแนวทางในการวิเคราะห์สารสนเทศทางด้านการตลาด และการตัดสินใจด้านการตลาดด้วย2. ระบบประมวลผลรายการ ในระบบประมวลผลรายการจะประกอบด้วยข้อมูลด้านการขายและด้านการตลาดมากมาย เช่นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์, ลูกค้า, และการขาย เป็นต้น นอกจากข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการแล้ว ยังอาจได้จากระบบการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce) ด้วย 3. แหล่งข้อมูลภายนอก ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ - ข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งขัน เช่นข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและบริการใหม่ๆ, กลยุทธ์ในการกำหนดราคา, จุดแข็งและจุดอ่อนของประเภทผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่, การจัดหีบห่อ, การตลาด และการกระจายสินค้าไปยังลูกค้าของบริษัทคู่แข่งที่มีอยู่ในตลาด ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถหาได้จากวัตถุดิบทางการตลาดเช่น แผ่นพับ, แผนการขายที่ได้จากบริษัทคู่แข่ง, จากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตฯลฯ - ข้อมูลเกี่ยวกับตลาด ซึ่งมักจะได้มาจากการสังเกตพฤติกรรมผู้บริโภค โดยหน่วยงานที่ทำหน้าที่ในด้านวิจัยตลาด เป็นต้น
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด
ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด ได้แก่ การวิจัยตลาด, การพัฒนาผลิตภัณฑ์, การโฆษณาและรายการสนับสนุนการขาย, และการกำหนดราคาสินค้า โดยผลลัพธ์ของระบบย่อยเหล่านี้จะช่วยให้ผู้จัดการด้านการตลาดและผู้บริหารสามารถเพิ่มยอดขาย, ลดค่าใช้จ่ายในการตลาดและพัฒนาแผนในการให้บริการและการผลิตสินค้าล่วงหน้าเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ หรือเรียกอีกชื่อหนึ่งว่าระบบสารสนเทศด้านบุคลากร ได้แก่ระบบงานที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขององค์กร เนื่องจากการทำงานของทรัพยากรมนุษย์จะเกี่ยวข้องกับทุกส่วนงานขององค์กร ดังนั้นระบบสารสนเทศด้านบุคลากรจึงมีบทบาทที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์กร โดยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ควรจะมีคุณสมบัติในการวิเคราะห์และวางแผนภาระงาน, การจ้างบุคลากร, การฝึก อบรมพนักงาน การกำหนดงานให้กับพนักงานและงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร โดยระบบที่มีประสิทธิภาพควรจะสามารถจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรให้น้อยที่สุดในขณะที่ยังคงสามารถสนองตอบความต้องการบุคลากรในการดำเนินงานต่างๆ เพื่อดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้ รูปที่ 18 แสดงภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ได้แก่ข้อมูลด้านวัตถุประสงค์และนโยบายในด้านบุคลากร เช่นนโยบายในการควบคุมคุณภาพ โดยมีการฝึกอบรมพนักงาน, มีการกระตุ้นให้มีส่วนร่วมในการทำงาน, มีการสลับหน้าที่การทำงานและการกำหนดบทบาทหน้าที่ในการทำงานของบุคลากรในองค์กร เป็นต้น2. ระบบประมวลผลรายการ ได้แก่ข้อมูลเงินเดือน, ข้อมูลการประมวลผลการสั่งซื้อ, ข้อมูลบุคลากร ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการ ได้แก่- ข้อมูลเงินเดือน ค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าจ้าง, ค่าประกันสุขภาพ และเงินสวัสดิการต่างๆของบุคลากรในองค์กร โดยข้อมูลที่ระบบประมวลผลรายการได้รับอาจได้แก่ชั่วโมงการทำงาน อัตราค่าจ้างของพนักงาน และทำการคำนวณเงินเดือนค่าจ้างออกมาให้ - ข้อมูลการสั่งซื้อของพนักงานขายสามารถนำมาใช้ในการวางแผนงานการกำหนดบุคลากรได้ โดยพิจารณาจำนวนพนักงานขายที่ต้องการ ในการให้บริการหรือขายสินค้าขององค์กรที่จะมีการขยายตัวต่อไปในอนาคต - ข้อมูลบุคลากร ใช้ในการแบ่งระดับทักษะในการทำงาน โดยพิจารณาจากประสบการณ์การทำงาน, การประเมินประสิทธิภาพในการทำงาน, และสารสนเทศอื่นๆ ช่วยในการวางแผนงานการกำหนดงานให้กับพนักงานในด้านต่างๆ3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ข้อมูลเงินเดือนขององค์กรอื่น, ข้อมูลสถิติการว่าจ้าง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาใช้ในการกำหนดอัตรา ค่าจ้างหรอเงินเดือนให้กับพนักงานในองค์กรได้ ข้อมูลเหล่านี้อาจได้จากบริษัทที่ทำการวิจัยและพัฒนาในด้านเงินรายได้หรืออาจได้จากอินเทอร์เน็ตที่มีการสรุปข้อมูลของบริษัทที่ทำการวิจัยและพัฒนาทางด้านเงินเดือนก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถศึกษาได้จากข้อกำหนดทางด้านกฎหมายเรื่องค่าจ้างแรงงานขั้นต่ำ โดยพิจารณาตามแหล่ง ข้อมูลท้องถิ่น, สมาคมด้านแรงงานต่างๆ เป็นต้น
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ ได้แก่ ระบบในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์, การว่าจ้าง, การฝึกอบรมและการเสริมทักษะและการบริหารเงินเดือนและค่าจ้าง โดยผลลัพธ์ที่ได้จากระบบได้แก่รายงานการวางแผนทรัพยากรมนุษย์, ประวัติการทำงาน, รายงานการเสริมทักษะบุคลากร, การสำรวจเงินเดือน โดยรายงานเหล่านี้จะช่วยให้ผู้บริหารกำหนดงานให้กับพนักงาน เพื่อให้บริการแก่ลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผล, และช่วยในการจัดตารางการทำงาน เพื่อให้ได้งานตามที่ต้องการได้
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการบัญชี
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการบัญชี จะสนับสนุนการทำบัญชีให้กับองค์กร โดยในระบบนี้ประกอบด้วยการทำงานที่สำคัญมากมาย เช่น ทำการรวมกลุ่มสารสนเทศในบัญชีรายจ่าย, บัญชีรายรับ , บัญชีเงินเดือน ฯลฯ โดยการใช้ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการขององค์กร
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระดับกลุ่มงาน
กลุ่มงาน หมายถึง ระบบที่ถูกจัดการของบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปซึ่งทำงานเกี่ยวข้องกัน เพื่อให้ระบบนั้นปฏิบัติงานบางอย่าง โดยมีกลุ่มบทบาทมาตรฐานของความสัมพันธ์ของสมาชิกในกลุ่มและมีกลุ่มของค่ามาตรฐานซึ่งกำหนดการปฏิบัติงานของกลุ่มนั้นและสมาชิกแต่ละคนในกลุ่ม
แนวคิดของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระดับกลุ่มงาน
กลุ่มงานที่ประกอบด้วยส่วนที่เหมือนกัน (Homogeneous Workgroups)
หมายถึงกลุ่มงานที่สมาชิกทุกคนในกลุ่มมีบทบาทและงานที่ทำเหมือนกัน (ยกเว้นผู้บริหาร) เช่น กลุ่มการ ส่งสินค้าจากคลังสินค้า ซึ่งอาจมีหัวหน้าหนึ่งคน การทำงานแบ่งออกเป็น 2 รอบ แต่ละรอบมีผู้ดูแลรอบละหนึ่งคน พนักงานที่เหลือจะทำงานอยู่ในกลุ่มรอบที่หนึ่งหรือรอบที่สอง การทำงานของพนักงานเหล่านี้จะเหมือนกัน ดังนั้นเมื่อเพิ่มพนักงานขึ้นอีกหนึ่งคนเข้าไปในกลุ่ม จะทำให้ได้งานเพิ่มขึ้นจำนวนหนึ่ง ถ้าเพิ่มพนักงานคนที่สอง, สาม,สี่ และมากขึ้น เข้าไปในกลุ่มจะได้งานเพิ่มเท่าๆ กันสำหรับพนักงานแต่ละคนระบบสารสนเทศสำหรับกลุ่มงานลักษณะนี้สามารถสร้างได้ง่าย เนื่องจากสมาชิกทุกคนทำงานเหมือนกัน เมื่อระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสามารถสนับสนุนการทำงานของพนักงานได้หนึ่งคน ก็เท่ากับสามารถสนับสนุนการทำงานของสมาชิกรายอื่นๆ ในกลุ่มได้เช่นเดียวกัน
กลุ่มงานที่ประกอบด้วยส่วนที่ไม่เหมือนกัน (Heterogeneous Workgroups)
หมายถึงกลุ่มงานที่สมาชิกทุกคนในกลุ่มมีบทบาทและงานที่ทำแตกต่างกัน เช่น กลุ่มให้การช่วยเหลือลูกค้า ในกลุ่มมีบุคคลที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะด้านใดด้านหนึ่งแตกต่างกัน ในกลุ่มให้ความช่วยเหลือลูกค้าอาจแบ่งออกเป็นกลุ่มๆ เช่น กลุ่มที่ให้ความช่วยเหลือด้านสินค้าประเภทโปรแกรมประมวลผลคำ กลุ่มที่ให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับสินค้าประเภทระบบจัดการฐานข้อมูล กลุ่มที่ให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับสินค้าประเภทแผ่นงาน หรือกลุ่มที่ทำการฝึกอบรมพนักงานในกลุ่มเพื่อให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้า การพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับกลุ่มงานลักษณะนี้ทำได้ค่อนข้างยากและเสียค่าใช้จ่ายสูง เนื่องจากระบบจะต้องพยายามที่จะรองรับการทำงานของสมาชิกแต่ละคน ซึ่งมีงานที่ต้องทำแตกต่างกัน
ประเภทของกลุ่มงาน
กลุ่มงาน แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. กลุ่มงานถาวร (Permanent Workgroups) ได้แก่แผนกหรือการทำงานที่จัดตั้งขึ้นอย่างเป็นทางการในองค์กร เช่นกลุ่มงานเพื่อให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้า2. กลุ่มงานชั่วคราว (Temporary Workgroups) ได้แก่กลุ่มงานที่ถูกจัดตั้งขึ้นเพื่อแก้ปัญหาบางอย่าง หรือเมื่อมีโอกาสพิเศษเกิดขึ้น เช่นกลุ่มงานเพื่อพัฒนาสินค้าออกใหม่
กลุ่มงานส่วนมากมักจะอยู่ที่เดียวกัน (Single-Site) แต่ในปัจจุบันกลุ่มงานสามารถกระจายอยู่ในที่ต่างๆ ได้(Distributed) เช่น กลุ่มพนักงานที่ทำงานในสาขาต่างๆ ทั่วโลก โดยระบบสื่อสารข้อมูลสามารถเข้ามาช่วยสนับสนุนการทำงานของกลุ่มงานที่กระจายอยู่ต่างที่กันได้
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระดับกลุ่มงาน
คุณลักษณะของระบบสารสนเทศเชิงกลุ่ม ได้แก่การที่ผู้ใช้ตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป หรือเรียกว่าสมาชิกกลุ่มซึ่งทำงานโดยมีมุมมองบางอย่างและจุดประสงค์ร่วมกัน รูปที่ 19 แสดงระบบสารสนเทศเชิงกลุ่ม เป็นการจัดฮาร์ดแวร์ต่างๆ และเครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อเข้าด้วยกันผ่านเครื่องข่ายระยะใกล้ (Local Area Network : LAN) โดยผู้ใช้ปฏิบัติตามขบวนการ เพื่อรวบรวม พิมพ์และใช้ข้อมูลร่วมกัน โดยการใช้ฮาร์ดแวร์ที่เชื่อมถึงกัน โดยฮาร์ดแวร์นั้นไม่เพียงแต่ประมวลผลข้อมูลเท่านั้น แต่ยังจัดการติดต่อสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องต่างๆ ด้วย
จุดประสงค์ของระบบสารสนเทศระดับกลุ่มงาน คือเพื่อสนับสนุนการทำงานในระดับกลุ่มงานให้เกิด ประสิทธิผล โดยประสิทธิผลของกลุ่มงานสามารถพิจารณาได้จาก
1. ระบบสามารถให้ผลลัพธ์ได้ตามที่คาดหวังไว้หรือมากกว่า2. สามารถทำให้เกิดความพอใจของสมาชิกในกลุ่มได้3. มีความสามารถในการสนับสนุนการทำงานของกลุ่ม ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้
คุณสมบัติของระบบสารสนเทศระดับกลุ่มงาน
ความแตกต่างระหว่างระบบสารสนเทศระดับบุคคลและระดับกลุ่มงาน คือ ระบบสารสนเทศระดับกลุ่มงานต้องสนับสนุนการควบคุมการใช้ข้อมูล, สารสนเทศ, ความรู้ และทรัพยากรอื่นๆร่วมกันได้ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของกลุ่มงานในการเพิ่มผลของงาน ทำได้โดยการเพิ่มความพยายามและความรู้และปรับปรุงกลยุทธ์ในการทำงานให้ดีขึ้นและสมาชิกในกลุ่มจะต้องได้รับอนุญาตให้เข้าใช้ทรัพยากรของสมาชิกอื่น หรือกลุ่มงานอื่นได้
การควบคุมการใช้งานร่วมกัน
การควบคุมการใช้งานร่วมกันทำให้สมาชิกของกลุ่มงานสามารถเข้าใช้ทรัพยากรเดียวกันได้ แต่จะต้องไม่ รบกวนการทำงานของสมาชิกหรือกลุ่มงานอื่นและสมาชิกทุกคนในกลุ่มไม่จำเป็นต้องสามารถเข้าใช้ทรัพยากรของกลุ่มได้ทั้งหมด ดังนั้นระบบสารสนเทศระดับกลุ่มงานจะต้องมีส่วนของการรักษาความปลอดภัย เช่น มีการใช้รหัสผ่าน, การใช้บัญชีรายชื่อผู้ใช้หรือรูปแบบอื่นๆที่จำกัดสิทธิ์ในการเข้าใช้งานทรัพยากรต่างๆ ในกลุ่มได้ การใช้งานร่วมกัน แบ่งออกเป็น 2 กลุ่มคือ
1. การใช้ฮาร์ดแวร์ร่วมกัน
ได้แก่การอนุญาตให้สมาชิกของกลุ่มงานสามารถ เข้าใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ราคาแพง ซึ่งสมาชิกไม่สามารถทำงานของตนได้หากปราศจากความสามารถของอุปกรณ์นั้น เช่น เมื่อสมาชิกในระบบสารสนเทศบุคลากรต้องการใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ ซึ่งไม่มีทุนพอที่จะซื้อเป็นของตนเอง สามารถที่จะใช้เครื่องพิมพ์ที่มีอยู่ในกลุ่มงานอื่นได้ นอกจากการใช้เครื่องพิมพ์ร่วมกันแล้ว อุปกรณ์ที่สามารถใช้ร่วมกัน ได้แก่ กล้องถ่ายรูป พล็อตเตอร์ และอุปกรณ์แสดงผลอื่นๆ หรือหน่วยความจำสำรองที่มีความจุและความเร็วสูง สามารถนำมาแบ่งเป็นส่วนและให้ผู้ใช้สามารถเข้าใช้งานส่วนนั้นได้อย่างเต็มที่ รูปที่ 20 แสดงการใช้งานฮาร์ดแวร์ร่วมกัน โดยผู้ใช้สำเนาข้อมูลลงในแผ่นดิสก์ และนำไปยังอีกเครื่องหนึ่งเพื่อจัดเก็บหรือพิมพ์ และรูปที่ 21 แสดงการใช้งานฮาร์ดแวร์ร่วมกัน โดยเชื่อมคอมพิวเตอร์ต่างๆ ผ่านเครือข่ายระยะใกล้ (Local Area Network : LAN) ซึ่งอนุญาตให้คอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งสื่อสารกับอีกเครื่องหนึ่ง และสามารถใช้อุปกรณ์ต่างๆ ร่วมกันได้
2. การใช้ข้อมูลร่วมกัน การใช้ข้อมูลร่วมกันของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ในกลุ่มงาน แบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือ
- เพื่อปรับปรุงผลงานแต่ละส่วนได้ดีขึ้น ได้แก่การใช้ข้อมูลร่วมกันเพื่อให้เกิดผลงานของแต่ละส่วนเพิ่มมากขึ้น- เพื่อให้เกิดการร่วมมือกันของการปฏิบัติงานของกลุ่ม ได้แก่การนำข้อมูลที่ได้จากการทำงานรายวันของกลุ่ม อาจได้จากระบบประมวลผลรายการ หรือระบบอื่นๆมาใช้ร่วมกัน- เพื่อแก้ปัญหาและทำการตัดสินใจระดับกลุ่ม ได้แก่ การใช้ข้อมูลร่วมกันในการแก้ปัญหาหรือ ตัดสินใจ ในการตัดสินใจแต่ละครั้งผู้ร่วมตัดสินใจมีเวลาในการออกความเห็นในที่ประชุมไม่มากทำให้แสดงความคิดเห็นได้ไม่เต็มที่ ระบบสารสนเทศระดับกลุ่มสามารถช่วยให้ผู้เข้าร่วมตัดสินใจแสดงความคิดเห็นได้มากขึ้นผ่านทางแป้นพิมพ์ อีกทั้งยังช่วยให้ผู้มีส่วนในการตัดสินใจทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้โดยไม่ต้องกลัวว่าจะกระทบต่อตำแหน่งงานของตน
ซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานเชิงกลุ่ม
ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่ม หมายถึง ซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานของสมาชิกในกลุ่มธุรกิจที่มีการทำงานร่วมกัน โดยสนับสนุนด้านการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในกลุ่ม ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มใช้ในคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยให้การทำงานโต้ตอบกันของมนุษย์ทำได้สะดวกขึ้น โดยปกติแล้วจะทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลซึ่งมีการเชื่อมต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ของสมาชิกอื่นๆ ในกลุ่มและคอมพิวเตอร์อื่นๆ บนโลก ในปัจจุบันการทำงานของซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มอาจนำไปใช้ร่วมกับเครือข่ายอินทราเน็ต ซึ่งเป็นเครือข่ายภายในองค์กร โดยการทำงานหลักของซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มได้แก่
1. การใช้สารสนเทศร่วมกัน (Information Sharing)สมาชิกในกลุ่มต้องสามารถใช้สารสนเทศและความรู้ร่วมกันเพื่อให้สามารถทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว และคอมพิวเตอร์ส่วนรวมได้ เช่นการนำชุดซอฟต์แวร์เชิงกลุ่ม เช่น โลตัสโน้ต(Lotus Notes) ของบริษัทไอบีเอ็ม สามารถใช้สารสนเทศซึ่งประกอบด้วยเอกสารสื่อผสม (Document Multimedia) ได้แก่ข้อความ รูปภาพ เสียง และภาพเคลื่อนไหว ร่วมกันได้ระหว่างสมาชิกในกลุ่ม โดยสมาชิกสามารถบันทึกสารสนเทศใหม่, ใช้แบบฟอร์ม และการเรียกใช้สารสนเทศโดยใช้คำสำคัญได้ โดยโลตัสโน้ตมี คุณสมบติในการสำเนาชุดข้อมูล (Replication) การ ปรับปรุงสารสนเทศในเครื่องที่อยู่ระยะไกลเมื่อมีการป้อนสารสนเทศใหม่เข้าไปในระบบได้อย่างอัตโนมัติ การใช้ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มทำให้สมาชิกในกลุ่มสามารถรวบรวมสารสนเทศตามหัวข้อที่ต้องการได้, วิจารณ์งานของสมาชิกอื่นและรวบรวมสารสนเทศของกลุ่มได้ 2. การเขียนเอกสาร (Document Authoring)ในกลุ่มงานจำเป็นต้องมีการผลิตเอกสารทางในการดำเนินการ, รายงาน หรือข้อเสนอทางธุรกิจ ดังนั้นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในกลุ่มจึงต้องสามารถผลิตเอกสารสื่อผสมต่างๆ ได้แก่เอกสารที่ประกอบด้วยข้อความ,แผนภาพ และรูปภาพได้ โดยสมาชิกสามารถแทรกข้อความเพิ่มเติมและเสียงวิจารณ์ต่อท้ายเอกสารนั้นๆ ได้ หรืออาจมีคุณสมบัติในด้านการนำเสนอผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือสนับสนุนการใช้เทคโนโลยีของไฮเปอร์เท็กซ์(Hypertext) และไฮเปอร์มีเดีย(Hypermedia) เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงไปยังเอกสารหรือสื่อผสมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่กำลังอ่านอยู่ด้วยก็ได้ 3. ระบบการรับ-ส่งข้อความ (Messaging Systems)ได้แก่ระบบที่สนับสนุนการทำงานของการใช้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronics Mail: E-Mail) ไม่ว่าจะเป็นการรับส่งข้อความระหว่างภายในหรือภายนอกกลุ่มงานก็ตาม เพื่อให้เกิดการสื่อสารระหว่างการประชุมได้ โดยระบบการรับ-ส่งข้อความที่ใช้จะต้องสามารถจัดการในเรื่องของรายชื่อของผู้ที่จะได้รับข้อความได้, มีการเตือนเมื่อมีข้อความเข้ามาใหม่, มีการยืนยันกลับเมื่อได้รับข้อความแล้วและอาจมีความสามารถในการติดตามการรับ-ส่ง ข้อความที่ผ่านมาแล้วได้ ในบางระบบสามารถให้ผู้ใช้กำหนดโครงสร้างของการสื่อสารด้วยข้อความได้ เช่น กำหนดให้มีการเตือนสมาชิกในกลุ่มเมื่อถึงกำหนดส่งงานได้ 4. การอภิปรายทางคอมพิวเตอร์ (Computer Conference)ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานของกลุ่ม โดยโปรแกรมที่สนับสนุนการอภิปรายกลุ่มอาจมีคุณสมบัติในการ แลกเปลี่ยนรายงานความก้าวหน้า และการอภิปรายถึงปัญหาที่เกิดขึ้นโดยการแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างสมาชิกในกลุ่มได้ โดยข้อความในการอภิปรายจะถูกบันทึกไว้และสมาชิกอื่นๆ ในกลุ่มสามารถค้นหาและอ่านข้ออภิปรายที่เกิดขึ้นได้ และผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่มีสารสนเทศที่มีประโยชน์เกี่ยวกับ ข้ออภิปรายนั้นสามารถทำการให้ข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อให้ความกระจ่างต่อข้ออภิปรายนั้นได้ 5. การทำปฏิทินกลุ่ม (Group Calendaring)ได้แก่คุณสมบัติในการติดตามตารางนัดหมายของสมาชิกแต่ละคน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดตารางการนัดพบกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการนัดพบกลุ่มการผลิต สามารถป้อนรายชื่อของผู้ที่ต้องการนัดพบให้กับระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบตารางนัดหมายของบุคคลเหล่านั้นว่าว่างช่วงใด เมื่อตรวจสอบพบจะทำการกำหนดการนัดหมายลงในช่วงเวลานั้นให้โดยอัตโนมัติและร้องขอการยืนยันกลับจากส่วนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง 6. การจัดการโครงงาน (Project Management)ได้แก่คุณสมบัติในการติดตามความก้าวหน้าของโครงงาน โดยเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการโครงงานได้แก่ แกนต์ชาร์ต (Gantt Chart) ซึ่งแสดงลำดับการทำงานต่างๆ ของโครงงาน ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาต่างๆ ด้วยกราฟแท่ง แนวนอนและแสดงสถานะของโครงงานในขณะนั้นว่าเสร็จสิ้นแล้ว, กำลังดำเนินการอยู่หรือเกินกำหนดไปแล้วได้ ทำให้สามารถคำนวณค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น 7. การสนับสนุนการสร้างกลุ่มงาน (Support for Team Building)ได้แก่เครื่องมือที่ช่วยกำหนดนโยบายร่วมของกลุ่ม โดยบริหารเรื่องการสอบถามความต้องการของสมาชิกกลุ่ม เพื่อกำหนดรูปแบบการสื่อสารระหว่างกัน, การกำหนดข้อบังคับในการทำงานกลุ่มและการหาผู้นำกลุ่ม โดยให้เลือกชื่อ ผู้นำกลุ่มที่ต้องการ เป็นต้น
การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
การเข้าใจขั้นตอนในการพัฒนาระบบเป็นเรื่องสำคัญไม่เฉพาะกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเท่านั้น ในระบบธุรกิจปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หรือพนักงานทั่วไปต่างก็ปฏิบัติหน้าที่ของตนโดยใช้ระบบสารสนเทศทางธุรกิจทั้งสิ้น ระบบสารสนเทศที่ประสบผลสำเร็จจะต้องได้รับความร่วมมือต่างๆ จากผู้ที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ระดับสูงหรือผู้ใช้ระดับล่างก็ตาม
วงจรการพัฒนาระบบ
การเข้าใจขั้นตอนในการพัฒนาระบบเป็นเรื่องสำคัญไม่เฉพาะกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเท่านั้น ในระบบธุรกิจปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หรือพนักงานทั่วไปต่างก็ปฏิบัติหน้าที่ของตนโดยใช้ระบบสารสนเทศทางธุรกิจทั้งสิ้น ระบบสารสนเทศที่ประสบผลสำเร็จจะต้องได้รับความร่วมมือต่างๆ จากผู้ที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ระดับสูงหรือผู้ใช้ระดับล่างก็ตาม
วงจรการพัฒนาระบบ
ขบวนการในการพัฒนาระบบเรียกว่าวงจรชีวิตในการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) โดยแต่ละระบบที่กำลังจะถูกสร้างขึ้นจะเริ่มขบวนการในการสร้างไปจนกระทั่งถึงกำหนดที่วางไว้และขั้นตอน สุดท้ายคือการติดตั้งระบบและเกิดการยอมรับระบบ ชีวิตของระบบยังรวมไปถึงขั้นตอนในการดูแลรักษาและการทดลองใช้ด้วย ถ้าระบบจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงภายใต้ข้อกำหนดของการดูแลรักษา ถ้าระบบเก่าจำเป็นต้องถูกแทนที่เนื่องจากมีเทคโนโลยีใหม่ๆ เกิดขึ้น หรือถ้าองค์กรมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนระบบ โครงงานใหม่และวงจรชีวิตของระบบก็จะเริ่มต้นขึ้น วงจรชีวิตของการพัฒนาระบบมักจะแบ่งออกเป็น 5 ระยะได้แก่ การศึกษาระบบ, การวิเคราะห์ระบบ, การ ออกแบบระบบ, การนำระบบไปใช้งาน และการดูแลรักษาระบบ ดังรูปที่ 22 ซึ่งแสดงวงจรชีวิตของการพัฒนาระบบที่เริ่มจากระยะที่หนึ่ง ไปจนกระทั่งถึงระยะสุดท้าย โดยในแต่ละระยะสามารถกลับมาเริ่มต้นทำระยะก่อนหน้าได้เสมอหากมีส่วนที่ต้องการแก้ไขเพิ่มเติม หรือปรับปรุง
การศึกษาระบบ
ได้แก่การหาว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคืออะไร คุ้มค่าแก่การแก้ไขหรือไม่ ผลที่ได้จากขั้นตอนนี้คือโครงงานระบบ สารสนเทศจะถูกกำหนดขึ้นเพื่อแก้ปัญหาหรือเพื่อสร้างโอกาสทางธุรกิจ ภายใต้ข้อจำกัดทางด้านทรัพยากรที่องค์กรมีอยู่ การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ เป็นการประเมินระบบในด้านเทคนิค, ด้านการปฏิบัติการ, ด้านการจัดตาราง, และความเป็นไปได้ทางเศรษฐกิจ ได้แก่
- ด้านเทคนิค เป็นการพิจารณาว่าในการพัฒนาระบบนี้ จะต้องมีการจัดเตรียมฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์ และ องค์ประกอบอื่นๆอะไรอีกบ้าง- ด้านปฏิบัติการ เป็นการพิจารณาว่าโครงการสามารถนำไปปฏิบัติได้หรือไม่ เนื่องจากระบบใหม่ที่จะนำ เข้ามาใช้นั้น จะต้องพิจารณาในแง่ของการยอมรับของบุคลากรที่ทำงานอยู่เดิมด้วย หากเกิดการต่อต้านอาจทำให้งานไม่ประสบผลตามที่คาดหวังไว้ได้- ด้านการจัดตาราง พิจารณาในแง่ของระยะเวลาที่ใช้ในการพัฒนาโครงการ ว่ามีการใช้เวลาและทรัพยากรในระดับที่ยอมรับได้หรือไม่- ด้านเศรษฐกิจ พิจารณาว่าโครงการที่จะพัฒนานี้ต้องใช้ค่าใช้จ่ายมากน้อยเพียงใด คุ้มค่ากับผลกำไรที่จะได้รับหรือไม่
ผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนการศึกษาระบบ จะเป็นรายงานที่สรุปผลของการศึกษาระบบและขบวนการของการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ และข้อแนะนำในการปฏิบัติ เช่น ควรจะทำการพัฒนาระบบต่อไปในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบหรือไม่ หรือควรจะแก้ไขการทำงานในส่วนใด หรือควรยกเลิกการทำงานในส่วนใด โดยรายงานที่ได้อาจประกอบไปด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น วัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กร, ปัญหาและโอกาสที่เกิดขึ้นในระบบ, ความเป็นไปได้ของ โครงการ, ค่าใช้จ่ายของโครงการ, ข้อดีของโครงการ และข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโครงการ เป็นต้น
เทคโนโลยีที่น่าสนใจในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่การสื่อสารข้อมูลในรูปแบบมาตรฐานหรือรูปแบบที่ผู้รับอนุญาตเพื่อที่จะสามารถนำไปดำเนินรายการทางด้านธุรกิจตามมาตรฐาน ระหว่างบริษัทหรือระหว่างชุดโปรแกรมกับชุดโปรแกรมของบริษัทได้ การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ระบบเครือข่ายที่เชื่อมโยงเครื่องคอมพิวเตอร์ในองค์กรต่างๆ และดำเนินตามมาตรฐานและขบวนการซึ่งอนุญาตให้ผลลัพธ์จากระบบหนึ่ง ถูกประมวลผลโดยตรงเพื่อเป็นข้อมูลนำเข้าไปยังระบบอื่นๆได้ โดยไม่ต้องให้มนุษย์เป็นผู้ดำเนินการระหว่างขบวนการเหล่านี้เลย
ด้วยการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ คอมพิวเตอร์ของลูกค้า, ผู้ผลิต และแหล่งผลิต สามารถถูกเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน ดังรูปที่23 ทำให้สามารถลดจำนวนการใช้เอกสารที่เป็นกระดาษและลดค่าใช้จ่ายเรื่องค่าใช้จ่ายในการ ดำเนินงานผิดพลาดลงได้ การสั่งซื้อหรือคำร้องขอของลูกค้าจะถูกส่งจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของลูกค้าไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ผลิตและเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ผลิตเมื่อได้รับคำสั่งซื้อนั้น สามารถพิจารณาได้ว่ามีสินค้าพอหรือไม่ ถ้าต้องผลิตเพิ่มจะทำการส่งคำสั่งซื้อไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของแหล่งผลิตอย่างอัตโนมัติ
การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์
พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่การดำเนินรายการ (Transaction)ทางด้านธุรกิจผ่านสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ ระหว่างฝ่ายต่างๆ เช่น ระหว่างบริษัท (ธุรกิจกับธุรกิจ) ระหว่างบริษัทกับลูกค้า (ธุรกิจกับผู้บริโภค) ระหว่างธุรกิจกับส่วนงานสาธารณะหรือระหว่างลูกค้ากับส่วนสาธารณะ คนโดยทั่วไปมักคิดว่าพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์หมายถึงการที่ ผู้บริโภคเข้าไปยังเว็บไซท์ใดๆ เพื่อทำการซื้อสินค้าแบบออนไลน์ แต่ในความเป็นจริงแล้วการซื้อขายสินค้าผ่านเว็บไซท์เป็นเพียงส่วนเล็กๆ ส่วนหนึ่งของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น การใช้พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์สามารถช่วยให้การ ดำเนินงานในการซื้อ-ขายของบริษัทใหญ่ๆ ทำได้ง่ายขึ้นหรือแม้กระทั่งกับบริษัทเล็กๆ เองก็มีโอกาสที่จะขายสินค้าในราคาต่ำ ในกลุ่มตลาดต่างๆ ทั่วโลก ข้อดีของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้บริโภค ได้แก่การซื้อสินค้าได้โดยไม่ต้องเบียดเสียดกับฝูงคนมากมายในห้างสรรพสินค้า, สามารถชื้อสินค้าได้ตลอดเวลาที่ต้องการเมื่ออยู่ที่บ้านหรือที่ทำงาน และได้รับสินค้าโดยตรงถึงบ้านไม่ต้องขนส่งเอง
รูปที่24 แสดงตัวอย่างการใช้พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ในขบวนการสั่งซื้อเฟอร์นิเจอร์ใหม่จากบริษัทผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์ ซึ่งในการสั่งซื้อโดยทั่วไปแล้วจะเริ่มตั้งแต่พนักงานเขียนคำร้องขอเพื่อสั่งซื้อสินค้าและนำไปผ่านการขออนุมัติการสั่งซื้อ เมื่อผ่านการอนุมัติแล้วจึงนำใบร้องขอนั้นไปทำเป็นแบบสั่งซื้ออย่างเป็นทางการและส่งไปยังผู้ขายสินค้าที่ต้องการ ขบวนการเหล่านี้สามารถสำเร็จได้โดยง่ายเมื่อใช้พาณิชย์อิเล็กทอรนิกส์ โดยพนักงานสามารถไปยังเว็บไซท์ของผู้ขายเฟอร์นิเจอร์ และเลือกสินค้าที่ต้องการจากรายการสินค้าในเว็บไซท์นั้นๆ และทำการสั่งซื้อสินค้าตามราคาที่ ตกลงไว้ก่อนหน้านั้นแล้ว ถ้าการสั่งซื้อต้องผ่านการอนุมัติก่อน ผู้อนุมัติจะได้รับการแจ้งให้ทราบถึงการสั่งซื้อนี้ จากความสะดวกสบายต่างๆ ทั้งในด้านของผู้ดำเนินธุรกิจและในด้านของผู้บริโภค ในปัจจุบัน พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์จึงมีการเจริญเติบโตอย่างรวดเร็ว
สรุป
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเป็นการรวมกลุ่มของฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, คน, ขบวนการ, ฐานข้อมูล และอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อการจัดการกับข้อมูลและสารสนเทศช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายได้ โดยระบบสารสนเทศเพื่อการ จัดการจะช่วยให้ผู้จัดการมองเห็นภาพรวมของการปฏิบัติงานขององค์กร ทำให้สามารถควบคุม, จัดการและวางแผน การปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ระบบสารสนเทศขององค์กร อาจประกอบด้วยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านต่างๆ ในองค์กร เช่น ด้านการเงิน, การตลาด, การผลิตฯลฯ โดยแต่ละระบบต้องการข้อมูลเข้าที่แตกต่างกัน, ประกอบด้วยระบบย่อยๆ ที่สนับสนุนการทำงานด้านนั้นๆ ที่แตกต่างกันและยังให้ผลลัพธ์ของระบบที่แตกต่างกันอีกด้วย ส่วนขั้นตอนของการพัฒนาระบบสารสนเทศ แต่ละระบบจะเป็นไปตามวงจรชีวิตของการพัฒนาระบบ โดยจะเริ่มที่การศึกษาระบบเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้น, การวิเคราะห์ระบบ เพื่อเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและสิ่งที่ต้องพัฒนา, การออกแบบระบบ ซึ่งแบ่งออกเป็นการออกแบบเชิงตรรกะและการออกแบบทางกายภาพ เพื่อกำหนดวิธีการในการพัฒนาระบบ, การนำไปใช้ ได้แก่การพัฒนาระบบตามที่ได้ออกแบบไว้และนำระบบที่พัฒนาขึ้นไปใช้และขั้นสุดท้ายเป็นการดูแลรักษา เพื่อตรวจสอบและแก้ไขระบบ เมื่อมีข้อผิดพลาดหรือมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้น
ข้อมูล, สารสนเทศ และการจัดการ
ข้อมูล (Data) หมายถึงค่าความจริง ซึ่งแสดงถึงความเป็นจริงที่ปรากฏขึ้น เช่น ชื่อพนักงานและจำนวนชั่วโมงการทำงานในหนึ่งสัปดาห์, จำนวนสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า เป็นต้น ข้อมูลมีหลายประเภท เช่น ข้อมูลตัวเลข ข้อมูล ตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเสียงและข้อมูลภาพเคลื่อนไหว ซึ่งข้อมูลชนิดต่างๆ เหล่านี้ใช้ในการนำเสนอค่าความจริงต่างๆ โดยค่าความจริงที่ถูกนำมาจัดการและปรับแต่งเพื่อให้มีความหมายแล้ว จะเปลี่ยนเป็นสารสนเทศ
สารสนเทศ (Information) หมายถึงกลุ่มข้อมูลที่ถูกจัดการตามกฎหรือ ถูกกำหนดความสัมพันธ์ให้ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นเกิดประโยชน์หรือมีความหมายเพิ่มมากขึ้น ประเภทของสารสนเทศขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น จำนวนยอดขายของตัวแทนจำหน่ายแต่ละคนในเดือนมกราคมจัดเป็นข้อมูล เมื่อนำมาประมวลผลรวมกันทำให้ได้ยอดขายรายเดือนของเดือนมกราคม ทำให้ผู้บริหารสามารถนำยอดขายรายเดือนมาพิจารณาว่ายอดขายเป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ได้ง่ายขึ้น ยอดขายรายเดือนนี้จึงจัดเป็นสารสนเทศ หรือตัวอย่าง เช่น ตัวเลข 1.1, 1.5, และ 1.6 จัดเป็นข้อมูลตัวเลข เนื่องจากเป็นค่าความจริงซึ่งยังไม่สามารถแปลความหมายใดๆ ได้แต่ข้อมูลเหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศเมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมที่บ่งบอกความหมายของข้อมูลได้มากขึ้น เช่น เมื่อกล่าวว่า ตัวเลขเหล่านี้คือยอดขายประจำเดือนมกราคม กุมภาพันธ์และมีนาคม โดยมีหน่วยเป็นหลักล้าน จะทำให้ตัวเลขทั้ง 3 มี ความหมายเกิดขึ้น หรืออาจกล่าวได้ว่ายอดขายเฉลี่ยระหว่างเดือนมกราคมถึงมีนาคมมีค่าเท่ากับ 1.4 ล้าน จัดเป็น สารสนเทศที่เกิดขึ้นจากข้อมูลตัวเลขทั้ง 3
ขบวนการ (Process) หมายถึงการแปลงข้อมูลให้เปลี่ยนเป็นสารสนเทศหรือกล่าวได้ว่า ขบวนการคือกลุ่มของงานที่สัมพันธ์กัน เพื่อทำให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ รูปที่ 1 แสดงขบวนการแปลงข้อมูลเป็นสารสนเทศ
การจัดการ (Management) หมายถึงการบริหารอย่างมีระบบ ซึ่งประกอบด้วยการกำหนดเป้าหมายและ ทิศทางขององค์กรและการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ซึ่งจะต้องมีการวางแผน การจัดการ การกำหนดทิศทางและการควบคุมเพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม
แนวคิดของระบบและการทำตัวแบบ
ระบบ (System) หมายถึงกลุ่มส่วนประกอบหรือระบบย่อยต่างๆที่มีการทำงานร่วมกัน เพื่อให้ ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยส่วนประกอบและความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ในระบบ จะเป็นตัวกำหนดว่าระบบจะสามารถทำงานได้อย่างไร เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ได้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยระบบแต่ละระบบถูกจำกัดด้วยขอบเขต (System Boundary) ซึ่งจะเป็นตัวแยกระบบนั้นๆ ออกจากสิ่งแวดล้อม ดังแสดงความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆในระบบดังรูปที่ 2
ประเภทของระบบ
ระบบสามารถแบ่งเป็นประเภทต่างๆได้หลายกลุ่ม ดังนี้
1. ระบบอย่างง่าย(Simple) และระบบที่ซับซ้อน (Complex)- ระบบอย่างง่าย (Simple) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบน้อยและความสัมพันธ์หรือการโต้ตอบระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ไม่ซับซ้อน ตรงไปตรงมา- ระบบที่ซับซ้อน (Complex) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบมากหลายส่วน แต่ละส่วนมีความสัมพันธ์และมีความเกี่ยวข้องกันค่อนข้างมาก2. ระบบเปิด(Open) และระบบปิด (Close)- ระบบเปิด (Open) คือ ระบบที่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม- ระบบปิด (Close) คือ ระบบที่ไม่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม3. ระบบคงที่ (Static) และระบบเคลื่อนไหว (Dynamic)- ระบบคงที่ (Static) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงน้อยมากเมื่อเวลาผ่านไป- ระบบเคลื่อนไหว (Dynamic) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างคงที่ตลอดเวลา4. ระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) และระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive)- ระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) คือระบบที่สามารถเปลี่ยนแปลงเพื่อตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้- ระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive) คือระบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง เพื่อตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปได้5. ระบบถาวร (Permanent) และระบบชั่วคราว (Temporary)- ระบบถาวร(Permanent) คือระบบที่มีอยู่ในช่วงระยะเวลายาวนาน- ระบบชั่วคราว(Temporary) คือระบบที่มีอยู่เพียงช่วงระยะเวลาสั้นๆ
ประสิทธิภาพของระบบ
ประสิทธิภาพของระบบสามารถวัดได้หลายทาง ได้แก่
ประสิทธิภาพ (Efficiency) คือการวัดสิ่งที่ถูกผลิตออกมา หารด้วยสิ่งที่ถูกใช้ไป สามารถแบ่งช่วงจาก 0 ถึง 100% ตัวอย่างเช่น ประสิทธิภาพของเครื่องมอเตอร์เครื่องหนึ่งคือพลังงานที่ผลิตออกมา (ในรูปของงานที่ทำเสร็จ) หารด้วยได้พลังงานที่ใช้ไป (ในรูปของไฟฟ้าหรือเชื้อเพลิง) เครื่องมอเตอร์บางเครื่องมีประสิทธิภาพ 50% หรือน้อยกว่า เนื่องจากพลังงานสูญเสียไปในการเสียดทาน และกำเนิดความร้อน ประสิทธิผล (Effectiveness) คือการวัดระดับการประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายของระบบ สามารถคำนวณได้ด้วยการ หารสิ่งที่ได้รับจากการประสบผลสำเร็จจริง ด้วยเป้าหมายรวม เช่น บริษัทหนึ่งมีเป้าหมายในการลดชิ้นส่วนที่เสียหาย 100 หน่วย เมื่อนำระบบการควบคุมใหม่มาใช้อาจจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้ได้ ถ้าระบบควบคุมใหม่นี้สามารถลดจำนวนชิ้นส่วนที่เสียหายได้เพียง 85 หน่วย ดังนั้นระดับของประสิทธิผลของระบบควบคุมนี้จะเท่ากับ 85%
การทำตัวแบบของระบบ
ในโลกแห่งความเป็นจริงค่อนข้างซับซ้อนและมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเมื่อต้องการทดสอบความสัมพันธ์แบบต่างๆ และสังเกตผลที่เกิดขึ้น จึงจำเป็นต้องใช้ตัวแบบของระบบนั้นๆ แทนที่จะทดลองกับระบบจริง ตัวแบบ (Model) คือตัวแทนซึ่งเป็นแนวคิดหรือเป็นการประมาณเพื่อใช้ในการแสดงการทำงานของระบบจริง ตัวแบบสามารถช่วยสามารถสังเกตและเกิดความเข้าใจต่อผลลัพธ์อาจเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ในโลกแห่งความเป็นจริงได้ ตัวแบบมีหลายชนิด ได้แก่
1. .
TC = (V)(X)+FC
โดยที่
TC = ค่าใช้จ่ายรวม V = ค่าใช้จ่ายผันแปรต่อหน่วยX = จำนวนหน่วยที่ถูกผลิตFC = ค่าใช้จ่ายคงที่
ในการสร้างตัวแบบแบบใดๆ จะต้องพยายามทำให้ตัวแบบนั้นๆสามารถเป็นตัวแทนระบบจริงได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ได้ทางแก้ปัญหาของระบบที่ถูกต้องมากที่สุด
ความหมายและบทบาทของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) คือระบบแบบเฉพาะเจาะจงชนิดหนึ่ง ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าเป็นกลุ่มของส่วนประกอบพื้นฐานต่างๆ ที่ทำงานเกี่ยวข้องกันในการเก็บ (นำเข้า), จัดการ (ประมวลผล) และเผยแพร่(แสดงผล) ข้อมูลและสารสนเทศและสนับสนุนกลไกลของผลสะท้อนกลับ เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์
ส่วนประกอบของสารสนเทศ
1. ส่วนที่นำเข้า (Inputs) ได้แก่การรวบรวมและการจัดเตรียมข้อมูลดิบ ส่วนที่นำเข้านี้สามารถมีได้หลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการโทรเข้าเพื่อขอข้อมูลในระบบสอบถามเบอร์โทรศัพท์ ข้อมูลที่ลูกค้ากรอกในใบ สอบถามการให้บริการของร้านค้าฯลฯ ขึ้นอยู่กับส่วนแสดงผลที่ต้องการ ส่วนที่นำเข้านี้อาจเป็นขบวนการที่ทำด้วยตัวเองหรือเป็นแบบอัตโนมัติก็ได้ เช่นการอ่านข้อมูลรายชื่อสินค้าและรายราคาโดยเครื่องอ่าน บาร์โค้ดของห้างสรรพสินค้า จัดเป็นส่วนที่นำเข้าแบบอัตโนมัติ
2. การประมวลผล (Processing) เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนและการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปของส่วนแสดงผลที่มีประโยชน์ ตัวอย่างของการประมวลผลได้แก่การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเลือกทางเลือกในการปฏิบัติงานและการเก็บข้อมูลไว้ใช้ในอนาคต โดยการประมวลผลสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือสามารถใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบคิดเงินเดือนพนักงาน สามารถคิดได้จากการนำจำนวน ชั่วโมงการทำงานของพนักงานคูณเข้ากับอัตราค่าจ้างเพื่อให้ได้ยอดเงินรวมที่ต้องจ่ายรวม ถ้าชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์มากกว่า 40 ชั่วโมงอาจมีการคิดเงินล่วงเวลาให้ โดยเพิ่มเข้าไปกับเงินรวม จากนั้นอาจจะทำการหักภาษีพนักงาน โดยการนำเงินรวมมาคิดภาษีและนำเงินรวมมาลบด้วยภาษีที่คำนวณได้ จะทำให้ได้เงินสุทธิที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน
3. ส่วนที่แสดงผล (Outputs) เกี่ยวข้องกับการผลิตสารสนเทศที่มีประโยชน์ มักจะอยู่ในรูปของเอกสาร หรือรายงานหรืออาจะเป็นเช็คที่จ่ายให้กับพนักงาน รายงานที่นำเสนอผู้บริหารและสารสนเทศที่ถูกผลิตออกมาให้กับผู้ถือหุ้น ธนาคาร หรือกลุ่มอื่นๆ โดยส่วนแสดงผลของระบบหนึ่งอาจใช้เป็นส่วนที่นำเข้าเพื่อควบคุมระบบหรืออุปกรณ์อื่นๆ ก็ได้ เช่นในขบวนการผลิตเฟอร์นิเจอร์ พนักงานขาย ลูกค้า และ นักออกแบบเฟอร์นิเจอร์อาจจะทำการออกแบบเฟอร์นิเจอร์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า โดยอาจจะใช้ซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการออกแบบนี้ด้วย จนกระทั่งได้ต้นแบบที่ตรงความต้องการมากที่สุด จึงส่งแบบนั้นไปทำการผลิต จะเห็นว่าแบบเฟอร์นิเจอร์ที่ได้จากการออกแบบแต่ละครั้งจะเป็นส่วนที่ถูกนำไปปรับปรุงการออกแบบในครั้งต่อๆ ไป จนกระทั่งได้แบบ สุดท้ายออกมา อาจอยู่ในรูปของสิ่งพิมพ์ที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์หรือแสดงอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เป็นอุปกรณ์แสดงผลตัวหนึ่งหรืออาจจะอยู่ในรูปของรายงานและเอกสารที่เขียนด้วยมือก็ได้
4. ผลสะท้อนกลับ (Feedback) คือส่วนแสดงผลที่ใช้ในการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อส่วนที่นำเข้าหรือส่วนประมวลผล เช่น ความผิดพลาดหรือปัญหาที่เกิดขึ้น อาจจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลนำเข้าหรือทำการเปลี่ยนแปลงการประมวลผลเพื่อให้ได้ส่วนแสดงผลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ถ้าทำการป้อนชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์เป็น 400 แทนที่จะเป็น 40 ชั่วโมง ถ้าทำการกำหนดให้ระบบตรวจสอบค่าชั่วโมงการทำงานให้อยู่ในช่วง 0-100 ชั่วโมง ดังนั้นเมื่อพบข้อมูลนี้เป็น 400 ชั่วโมง ระบบจะทำการส่งผลสะท้อนกลับออกมา อาจจะอยู่ในรูปของรายงานความผิดพลาด ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการตรวจสอบและแก้ไขจำนวนชั่วโมงการทำงานที่นำเข้ามาคำนวณให้ถูกต้องได้
ตัวอย่าง เช่น ระบบล้างรถอัตโนมัติ
ระบบสารสนเทศประกอบด้วย
ส่วนที่นำเข้า คือ รถที่สกปรก น้ำ และน้ำยาต่างๆ ที่ใช้ในการล้างรถ เวลาและพลังงานถูกใช้ในการปฏิบัติการล้างรถ ทักษะได้แก่ความสามารถเฉพาะอย่างจะถูกนำมาใช้ในการฉีดสเปรย์ ขัดโฟม และเป่าแห้ง ความรู้ถูกนำมาใช้ในการกำหนดขั้นตอนการทำงานของการล้างรถให้ทำงานไปตามขั้นตอนที่ถูกต้อง การประมวลผล ประกอบด้วย ขั้นที่หนึ่ง การเลือกประเภทการล้างรถที่ต้องการ เช่น ล้างอย่างเดียว ล้างและขัดเงา ล้างและขัดเงาและเป่าแห้งฯลฯ และขั้นต่อไปทำการนำรถเข้าไปในเครื่องล้างรถ (สังเกตว่าในส่วนนี้จะเกิดกลไกของผลสะท้อนกลับขึ้น ได้แก่การประเมินผลของเจ้าของรถที่มีต่อขบวนการล้างรถที่กำลังเกิดขึ้น) จากนั้นของฉีดของเหลวจะฉีดน้ำ สบู่เหลว หรือครีมขัดเงาไปที่รถ ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เลือกไว้ในตอนต้น ส่วนที่แสดงผล คือรถที่สะอาดแล้วจากตัวอย่าง จะเห็นว่าส่วนประกอบอิสระต่างๆ ในระบบล้างรถอัตโนมัติ เช่นเครื่องฉีดของเหลว แปลงสำหรับทางโฟม และเครื่องเป่าแห้ง ทำงานโต้ตอบกัน เพื่อให้รถสะอาดนั่นเอง
ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer-Based Information Systems : CBIS)
ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ประกอบด้วย ฮาร์ดแวร์ (Hardware), ซอฟต์แวร์ (Software), ข้อมูล(Data), บุคคล (People), ขบวนการ (Procedure) และการสื่อสารข้อมูล (Telecommunication) ซึ่งถูกกำหนดขึ้นเพื่อทำการรวบรวม, จัดการ จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ รูปที่ 4 แสดงส่วนประกอบของระบบ สารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์
1. ฮาร์ดแวร์ คืออุปกรณ์ทางกายภาพ ที่ใช้ในการรวบรวม การนำเข้า และการจัดเก็บข้อมูล, ประมวลผล ข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ และแสดงสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์ออกมา 2. ซอฟต์แวร์ ประกอบด้วยกลุ่มของโปรแกรมที่ใช้ในการปฏิบัติงานร่วมกับฮาร์ดแวร์และใช้ในการประมวลผลข้อมูลเป็นสารสนเทศ3. ข้อมูล ในส่วนนี้หมายถึงข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกเก็บอยู่ในฐานข้อมูล โดยฐานข้อมูล (Database) หมายถึงกลุ่มของค่าความจริงและสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกันนั่นเอง4. บุคคล หมายถึงบุคคลที่ใช้งานและปฏิบัติงานร่วมกับระบบสารสนเทศ5. ขบวนการ หมายถึงกลุ่มของคำสั่งหรือกฎ ที่แนะนำวิธีการปฏิบัติงานกับคอมพิวเตอร์ในระบบสารสนเทศ ซึ่งอาจได้แก่การแนะนำการควบคุมการเข้าใช้งานคอมพิวเตอร์, วิธีการสำรองสารสนเทศในระบบและวิธีจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้6. การสื่อสารข้อมูล หมายถึงการส่งสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อติดต่อสื่อสาร และช่วยให้องค์กรสามารถเชื่อมระบบคอมพิวเตอร์เข้ากับระบบเครือข่าย (Network) ที่มีประสิทธิภาพได้ โดยเครือข่ายใช้ในการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ไว้ด้วยกัน อาจจะเป็นภายในอาคารเดียวกัน ในประเทศเดียวกัน หรือทั่วโลก เพื่อให้สามารถสื่อสารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้
ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร
ระบบสารสนเทศที่มีการจัดการกับสารสนเทศและสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารให้เกิดประสิทธิผล เรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการ บริหาร โดยเน้นเรื่องการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับการจัดการระดับต่างๆ ไม่เน้นที่การประมวลข้อมูลที่ได้จากการดำเนินการทางธุรกิจและเน้นที่โครงร่างของระบบควรจะถูกใช้ในการ จัดการการใช้งานระบบสารสนเทศ
บทบาทของการจัดการในองค์กร
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สนับสนุนบทบาทในการจัดการของผู้บริหาร ดังนี้
1.การวางแผน (Plan) หมายถึง การกำหนดเป้าหมาย และกลยุทธ์ในการบริหารองค์กร2. การจัดการ (Organize) หมายถึง การจัดสรรทรัพยากรที่ต้องการนำมาใช้ในองค์กร3. การเป็นผู้นำ (Lead) หมายถึง การกระตุ้นพนักงาน เพื่อให้ปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมาย4. การควบคุม (Control) หมายถึง การควบคุมดูแล เพื่อให้เกิดความก้าวหน้าไปยังเป้าหมายที่วางไว้
จากบทบาทในการจัดการต่างๆ ที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น สารสนเทศจึงเป็นส่วนที่สำคัญมากในการที่ผู้บริหารจะดำเนินงานเหล่านี้ให้สำเร็จ เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับการขาย, การผลิตและการเงิน เพื่อที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ ควบคุมการปฏิบัติงานรายวันขององค์กร การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะต้องเป็นไปตามการจัดองค์กรและกลยุทธ์ขององค์กรนั้นๆ ผู้จัดการต้องเป็นผู้กระทำและจัดการพฤติกรรมขององค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เช่นการควบคุมองค์กรให้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงานหรือจะเป็นการตรวจสอบว่าบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานไปนั้นสามารถปฏิบัติงานตามที่ต้องการได้หรือไม่ โดยอาจกำหนดให้มีการฝึกอบรมพนักงานก่อนเริ่มปฏิบัติงานนั้นๆ ผู้จัดการต่างๆ ต้องการสารสนเทศที่แตกต่างกัน เพื่อที่จะนำไปใช้ในการทำงานของตน ดังนั้นในส่วนต่อไปจะอธิบายถึงความต้องการของสารสนเทศของการจัดการในระดับต่างๆ
ระดับของการจัดการและการดำเนินการ
ระดับของการจัดการ (Levels of Management)
การทำความเข้าใจระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ภายในองค์กร และทราบว่าระบบต่างๆ สามารถรองรับความต้องการของการบริหารได้อย่างไร จำเป็นต้องทำความเข้าใจกับระดับของการจัดการระดับต่างๆ ขององค์กรก่อน ซึ่งระดับของการจัดการแบ่งออกเป็นระดับกลยุทธ์ (Strategic), ระดับยุทธวิธี (Tactical), และระดับปฏิบัติการ(Operation) ดังแสดงในรูปที่ 6
การปฏิบัติงานในระดับปฏิบัติการ (Operational)
ได้แก่การปฏิบัติงานในระดับที่ต่ำที่สุด ผู้ควบคุมการทำงานในระดับนี้ ต้องการรายละเอียดสารสนเทศที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน ตามขบวนการผลิตของบริษัทในแต่ละวัน การควบคุมการปฏิบัติการในระดับนี้จะต้องพิจารณาหาวิธีที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยขบวนการตัดสินใจในระดับนี้ต้องการสารสนเทศเกี่ยวกับ งานที่จะต้องปฏิบัติ, ทรัพยากรที่มีอยู่ ความร่วมมือที่ต้องการจากส่วนปฏิบัติงานอื่นๆ ภายในองค์กร, มาตรฐานและงบประมาณที่สามารถใช้ได้, และผลสะท้อนกลับที่ใช้ในการประเมินผลลัพธ์ หน้าที่ของผู้จัดการในระดับปฏิบัติการ ได้แก่ ทำการตัดสินใจจากข้อมูลที่ถูกเก็บไว้, กำหนดหน้าที่ในการทำงาน, และตรวจสอบการขนส่งให้เป็นไปตามนโยบายหรือกฎที่ผู้จัดการระดับยุทธวิธีกำหนดไว้ โดยสารสนเทศที่ใช้ในการจัดการระดับนี้จะต้องมีรายละเอียดมาก, มีความแม่นยำสูงและเกิดขึ้นมาจากการทำงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำและประกอบด้วยรายการข้อมูลรายวันที่แสดงถึงการผลิต, การขายและการเงินในแต่ละวัน
การปฏิบัติงานในระดับยุทธวิธี (Tactical)
การควบคุมการจัดการในระดับยุทธวิธีจะเกี่ยวกับการจัดหาและการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดการระดับสูง ผู้จัดการในระดับนี้ทำหน้าที่ในการวางแผนงานสำหรับหน่วยปฏิบัติงานระดับล่าง เช่น ศูนย์กลางการขายและการผลิต เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ผู้จัดการระดับกลางนี้ต้องการรายงานสรุปจากการปฏิบัติงานของบริษัท เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจเชิงยุทธวิธี เพื่อที่จะปฏิบัติตามนโยบายการตัดสินใจที่ถูกกำหนดมาจากระดับบนหรือระดับกลยุทธ์ของบริษัท สิ่งสำคัญที่ผู้จัดการในระดับปฏิบัติการและระดับยุทธวิธีต้องการใช้ในการตัดสินใจได้แก่ รายงานสรุปที่ เหมาะสมกับความต้องการ โดยสารสนเทศในระดับนี้จะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในระยะยาวมากขึ้น เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับสถานภาพทางการเงินของบริษัท สามารถนำมาใช้ในการทำนายสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้แม่นยำมากขึ้น
การปฏิบัติงานในระดับกลยุทธ์ (Strategic)
การจัดการเชิงกลยุทธ์เกี่ยวข้องกับการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กร โดยหน่วยงานต่างๆ จะต้องปฏิบัติตามกลยุทธ์ที่กำหนด เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ผู้จัดการระดับกลยุทธ์จะทำการกำหนดนโยบายและตัดสินใจด้านการเงิน, ด้านบุคลากร, ด้านสารสนเทศและด้านแหล่งเงินทุนที่ต้องการ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร การตัดสินใจที่เกิดขึ้นจะเกี่ยวกับการกำหนดทิศทางขององค์กร รวมทั้งการผลิตสินค้าใหม่, ลงทุนในตลาดใหม่และการใช้เทคโนโลยีในการผลิตใหม่ๆ จากรูปที่ 5 (ในหน้าที่ผ่านมา) แสดงสัดส่วนระหว่างจำนวนบุคคลภายในองค์กร ที่ทำการตัดสินใจในระดับการจัดการระดับต่างๆ และแสดงความสัมพันธ์ระหว่างการตัดสินใจในทั้ง 3 ระดับ จากรูปสรุปได้ว่าในองค์กรจะมีผู้ที่ทำงานในระดับปฏิบัติการ(ทำงานในระดับล่าง) จำนวนมากและที่ระดับสูงขึ้น (ระดับยุทธวิธี) มีจำนวนผู้ทำงานน้อยลงและที่ระดับกลยุทธ์จะมีจำนวนน้อยที่สุด การตัดสินใจจะเกิดขึ้นจากระดับบนลงมาระดับล่าง การตัดสินใจของระดับล่างจะขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของระดับที่สูงกว่า ในขณะที่สานสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจจะเกิดขึ้นจากระดับล่างขึ้นไปสู่ระดับบน โดยสาสนเทศระดับบนเกิดจากการสรุปข้อมูลที่ได้จากระดับที่อยู่ต่ำกว่า
ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems)
ระบบประมวลผลรายการ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการเปลี่ยนข้อมูลดิบจากการปฏิบัติงานให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องจักรสามารถอ่านได้, เก็บรายละเอียดรายการ, ประมวลผลรายการและสั่งพิมพ์รายละเอียดรายการ ออกมาได้ รายการ (Transaction) คือ การกระทำพื้นฐานที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการทางธุรกิจ เช่น การขายสินค้า การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าผ่านเครดิตการ์ดและการสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง จัดเป็นรายการทั้งสิ้น ระบบประมวลผลรายการนิยมใช้ในการประมวลผลบัญชี, การขาย, หรือประมวลผลข้อมูลสินค้าคงคลัง เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้เป็นที่ต้องการของระบบสารสนเทศอื่นๆในองค์กร
ในการดำเนินการของระบบประมวลผลรายการ ข้อมูลถูกนำเข้าไปยังคอมพิวเตอร์ของระบบสารสนเทศ โดยใช้แป้นพิมพ์หรืออุปกรณ์อื่นๆ ข้อมูลจะถูกเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จนกระทั่งพร้อมที่จะถูกประมวลผล หลังจากที่ข้อมูลถูกป้อนเข้าไปแล้ว จะเกิดการประมวลผลเพื่อเปลี่ยนข้อมูลเป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการจัดการ โดยระบบประมวลผลรายการจะทำการบันทึกรายการลงในฐานข้อมูลและผลิตเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้นออกมา อาจอยู่ในรูปแบบของรายงาน, ตาราง, กราฟ,ภาพเคลื่อนไหว และเสียงฯลฯ ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้สารสนเทศนั้นๆ
ระบบประมวลผลรายการสามารถแบ่งตามวิธีการประมวลผลข้อมูล ได้แก่
1. ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing System) ข้อมูลจากหลายๆรายการ จากผู้ใช้หลายๆ คน หรือจากช่วงเวลาหลายๆ ช่วง ถูกรวมเข้าด้วยกัน, นำเข้า และประมวลผลเหมือนเป็นกลุ่มเดียว ตัวอย่างเช่น ยอดขายรายวันซึ่งถูกประมวลผลเพียงวันละหนึ่งครั้ง จะใช้ระบบการประมวลผลแบบกลุ่มนี้เมื่อข้อมูลไม่จำเป็นต้องปรับปรุงทันที และเมื่อมีข้อมูลจำนวนมากที่คล้ายกัน ต้องถูกประมวลผลในครั้งเดียวกัน2. ระบบการประมวลผลแบบออนไลน์ (Online Processing System) รายการถูกประมวลผลเมื่อเกิดรายการนั้นขึ้น แบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ
2.1 การประมวลผลเชิงรายการ (Transactional Processing) ข้อมูลถูกประมวลผลเมื่อป้อนข้อมูลเข้าโดยไม่ต้องเก็บไว้ประมวลผลในภายหลัง เช่น ระบบเช็ครายการสินค้าออกของร้านขายของชำ โดยระบบจะทำการออกใบเสร็จรับเงินที่แสดงรายการสินค้าทันทีหลังจากรายการสินค้าต่างๆ ที่ซื้อ ถูกประมวลผล2.2 การประมวลผลแบบทันที (Real-time Processing) ใช้ในระบบควบคุม หรือระบบที่ต้องการให้เกิดผลสะท้อนกลับ เช่นขบวนการควบคุมอุณหภูมิของห้างสรรพสิน การทำงานของการประมวลผลแบบทันที สามารถไปมีผลกระทบกับตัวรายการนั้นๆ เอง ถ้าผู้ใช้หลายรายแข่งขันกันเพื่อใช้ทรัพยากรเดียวกัน เช่นที่นั่งบนเครื่องบิน หรือในชั้นเรียนพิเศษ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ในการใช้การประมวลผลรายการทำให้การประมวลผลการดำเนินการด้านธุรกิจทำได้รวดเร็วขึ้นและลด ค่าใช้จ่ายในการควบคุมงานลงได้ แต่จะเห็นได้ชัดว่าข้อมูลที่เก็บได้จากการประมวลผลรายการ สามารถช่วยให้ผู้บริหารนำมาใช้ในการตัดสินใจในการดำเนินงานได้ดีขึ้น จึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานด้านการจัดการของผู้บริหารขึ้นเรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหมายถึงกลุ่มของบุคคล, ขบวนการ,ซอฟต์แวร์, ฐานข้อมูล และอุปกรณ์ต่างๆ ที่ถูกจัดการเพื่อใช้ในการจัดการสารสนเทศที่เกิดขึ้นเป็นประจำให้แก่ผู้บริหารหรือผู้ทำการตัดสินใจ จุดประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ อยู่ที่การดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพในด้านการตลาด, การผลิต, การเงิน และส่วนงานอื่นๆ โดยใช้และจัดเก็บข้อมูลลงในฐานข้อมูล
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในการผลิตรายงานด้านการจัดการ ซึ่งจะใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับปฏิบัติงาน, ระดับยุทธวิธี และระดับกลยุทธ์ โดยรายงานที่เกิดขึ้นมีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับระดับของการจัดการในองค์กรแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลักคือรายงานตามตารางเวลา (Scheduled Report), รายงานกรณียกเว้น (Exception Report) และรายงานตามคำขอ (Demand Report)
1. รายงานตามตารางเวลา แสดงข้อมูลการดำเนินงานขององค์กรที่เกิดขึ้นตามช่วงเวลา อาจจะเป็นช่วงรายวัน, รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี มีลักษณะคล้ายกับข้อมูลต้นฉบับที่ผ่านการประมวลผลมาจากหน่วยงานต่างๆ แต่เพิ่มการจัดกลุ่มข้อมูลและการสรุปข้อมูลลงไป เพื่อช่วยให้ผู้จัดการในระดับล่างสามารถตัดสินใจในการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ของผู้จัดการระดับสูงกว่าได้ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการด้านการผลิตต้องการรายงานรายวันของสินค้าที่มีตำหนิจากฝ่ายการผลิตและรายงานรายสัปดาห์ของจำนวนชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาที่เกิดขึ้นในสัปดาห์นั้น2. รายงานกรณียกเว้น เป็นรายงานที่เกิดขึ้นตามเงื่อนไขบางอย่าง ซึ่งมักจะไม่ปกติ จึงจำเป็นจะต้องมี รายงานออกมา โดยในรายงานจะมีข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้จัดการในการตรวจสอบหาสาเหตุของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเท่านั้น เช่น ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทำการผลิตรายงานกรณียกเว้นเมื่อมีการทำงานล่วงเวลามากกว่า 10% ของเวลาการทำงานรวมทั้งหมด เมื่อผู้จัดการฝ่ายผลิตได้รับรายงาน จะทำการหาสาเหตุที่มีการทำงานล่วงเวลาเกินกว่าที่กำหนด ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากมีงานการผลิตมากหรือเกิดจากการวางแผนงานไม่ดี ถ้าเกิดขึ้นจากการวางแผนไม่ดีแล้วจะได้ทำการปรับปรุงแก้ไขแผนงานต่อไป3. รายงานตามคำขอ เกิดขึ้นตามคำขอของผู้จัดการในหัวข้อที่ต้องการ ซึ่งรายงานอาจจะถูกกำหนดมาก่อนแล้ว แต่ไม่ทำการผลิตออกมาหรืออาจเป็นรายงานที่มีผลมาจากเหตุการณ์ที่ไม่เคยคาดคิดมาก่อนใน รายงานอื่น หรือจากข้อมูลภายนอก เช่น ถ้าผู้จัดการฝ่ายผลิตเห็นการทำงานล่วงเวลามากเกินกำหนดจากรายงานกรณียกเว้น อาจจะทำการร้องขอรายงานที่แสดงถึงสาเหตุที่เป็นไปได้ในการทำให้เกิดการทำงานล่วงเวลาเกินกำหนด อาจจะได้แก่รายงานที่แสดงงานในด้านการผลิตทั้งหมด, จำนวนชั่วโมงที่ต้องการในการทำงานแต่ละงาน, และจำนวนการทำงานล่วงเวลาของแต่ละงาน จะเห็นว่ารายงานนี้จะต้องใช้ข้อมูลที่รวบรวมอยู่ในฐานข้อมูล เพื่อนำเสนอข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้จัดการต่อไป
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
ในความเป็นจริงแล้วรายงานชนิดต่างๆ ยังไม่สามารถตอบคำถามที่เกิดขึ้นในขบวนการตัดสินใจได้อย่างสมบูรณ์ เนื่องจากรายงานเหล่านั้นยังไม่สามาถนำมาใช้ได้ทันต่อเหตุการณ์และยังไม่สามารถนำมาทดสอบเพื่อดูผลของการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว จึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้จัดการสามารถหาคำตอบของคำถามต่างๆ เพื่อทำการตัดสินใจด้วยการใช้ตัวแบบทางคณิตศาสตร์หรือแผนภาพได้ดีขึ้น ความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจคือ ระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อช่วยผู้ตัดสินใจที่ต้องเผชิญกับปัญหาที่มีโครงสร้างระดับต่างๆ โดยสามารถทดสอบผลการตัดสินใจในการแก้ปัญหาด้วยตัวแบบข้อมูลและทำการวิเคราะห์ผลที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ระบบสนับสนุนการตัดสินใจช่วยในการตัดสินใจปัญหาได้หลากหลายรูปแบบ สามารถช่วยในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน เช่น ผู้ผลิตต้องการหาพื้นที่ที่เหมาะสมในการสร้างโรงงานผลิตแห่งใหม่หรือโรงงานน้ำมันต้องการเลือกสถานที่ที่เหมาะสมที่สุดในการขุดเจาะหาน้ำมัน ซึ่งจะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทั่วไปไม่สามารถแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ แต่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจสามารถช่วยแนะนำทางเลือกในการปฏิบัติและช่วยในการตัดสินใจเพื่อหาคำตอบของปัญหาเหล่านี้ได้ นอกจากนี้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจยังเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจการบริหารรูปแบบต่างๆ ดังนั้นจึง จำเป็นต้องสามารถรองรับรูปแบบการตัดสินใจของผู้ใช้ที่หลากหลายด้วย
ส่วนประกอบที่จำเป็นของระบบสนับสนุนการตัดสินใจได้แก่ กลุ่มของตัวแบบที่ใช้สนับสนุน ผู้ตัดสินใจหรือผู้ใช้ (Model base), กลุ่มของค่าความจริงและสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ (Database), และระบบและขบวนการที่ช่วยให้ผู้ตัดสินใจและผู้ใช้อื่นๆ สามารถตอบโต้กับระบบสนับสนุนการตัดสินใจได้ (User Interface) จากรูปจะเห็นว่าผู้ใช้ไม่ได้ทำการใช้ตัวแบบโดยตรง แต่จะใช้งานผ่านซอฟต์แวร์จัดการตัวแบบ (Model Management Software : MSS) และใช้ฐานข้อมูลผ่านระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Mangement System :DBMS)
ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจมีจุดประสงค์เพื่อแก้ปัญหาและตอบคำถามลักษณะ "อะไรจะเกิดขึ้นถ้า…" หรือลักษณะต้องทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการและคำถามในลักษณะมีความเสี่ยงเข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งผู้ที่ ตัดสินใจและต้องการใช้ระบบนี้ส่วนมากมักจะเป็นผู้บริหารระดับกลางซึ่งจะต้องเกี่ยวข้องับปัญหาและการทำงานหลัก แต่สารสนเทศที่ได้จากระบบสนับสนุนการตัดสินใจมักจะไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริหารระดับสูงได้ เนื่องจากผู้บริหารระดับสูงต้องมองในระดับกว้างขององค์กรและผู้บริหารมีเวลาน้อย ระบบสารสนเทศเพื่อ ผู้บริหารจึงจำเป็นต้องใช้งานง่ายและสารสนเทศที่ได้จากระบบจะต้องอยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย แหล่งข้อมูลที่ใช้อาจจะมาจากแหล่งข้อมูลภายนอกและแหล่งข้อมูลภายในเช่นระบบประมวลผลรายการหรือระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ทำให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถหาสาเหตุที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ต่างๆได้ ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารมีประสิทธิภาพและความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลสูงด้วยการใช้เครื่อง เมนเฟรม ใช้งานง่ายและมีความสามารถในการแสดงผลด้วยรูปภาพได้ด้วยการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล โดยสารสนเทศถูกถ่ายโอนจากเครื่องเมนเฟรมหรือฐานข้อมูลข้อมูลภายนอกเข้ามายังเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล และผู้บริหารสามารถใช้อุปกรณ์ชี้ตำแหน่งเช่น เมาส์ เพื่อเลือกจากรายการของผลลัพธ์และรูปแบบการแสดงผลได้ เนื่องจากผู้บริหารมักจะทำการค้นหาข้อมูลและตอบคำถามที่ต้องการมากกว่าการป้อนข้อมูล ในระบบสารสนเทศเพื่อ ผู้บริหารนี้จึงไม่นิยมใช้แป้นพิมพ์ ผลลัพธ์ที่ได้มักจะอยู่ในรูปแบบของแผนภาพหรือแผนภาพและตาราง ทำให้ผู้บริหารสามารถเข้าใจแนวโน้มและนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ตัดสินปัญหาได้ตรงตามความต้องการ
ระบบผู้เชี่ยวชาญ
ระบบผู้เชี่ยวชาญได้รับความสำเร็จได้ด้วยการนำคุณสมบัติทางด้านปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) ซึ่งเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่มีคุณลักษณะความฉลาดเหมือนกับมนุษย์ เข้ามาใช้ร่วมด้วย ระบบผู้เชี่ยวชาญช่วยในการตัดสินใจได้โดยขบวนการทางคอมพิวเตอร์ที่ทำการรวบรวมเหตุผลทางตรรกะเข้าด้วยกัน ซึ่งระบบผู้เชี่ยวชาญเรียกใช้ความรู้เฉพาะด้านหนึ่งๆ ได้จากฐานความรู้ (Knowledge Base) ขึ้นอยู่กับค่าความจริงของเหตุการณ์ใดๆ ที่ต้องการตัดสินใจ ผ่านกลไกในการสรุปข้อมูลและให้เหตุผล เพื่อให้คำแนะนำพร้อมทั้งมีคำอธิบายของคำแนะนำแก่ผู้ใช้ด้วย โครงสร้างของระบบผู้เชี่ยวชาญ
ส่วนประกอบที่จำเป็นของฐานความรู้คือ ฮิวริสติก (Heuristic) ซึ่งหมายถึงส่วนของความรู้ภายในขอบเขตของระบบผู้เชี่ยวชาญในด้านการตัดสินใจ ซึ่งไม่มีรูปแบบตายตัว เช่นการสำรวจน้ำมันหรือการประเมินราคาหุ้น โดยฐานความรู้จะถูกพัฒนาขึ้นโดยการนำความรู้และความเชี่ยวชาญมาจากกลุ่มผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่ต้องการ ระบบผู้เชี่ยวชาญสามารถนำไปใช้ร่วมกับระบบสารสนเทศในองค์กรทุกประเภทไม่ว่าจะเป็นระบบการประมวลผลรายการ, ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหรือในระบบสนับสนุนการตัดสินใจหรือจะใช้เป็นเครื่องมือในการให้ คำแนะนำเดี่ยวๆ เลยก็ได้ ตัวอย่างเช่น การนำระบบผู้เชี่ยวชาญมาใช้ร่วมกับระบบประมวลผลรายการสำหรับการสั่งซื้อสินค้า ระบบผู้เชี่ยวชาญอาจกำหนดราคาสั่งซื้อโดยการพิจารณาจากกลุ่มลูกค้า, ปริมาณการสั่งซื้อและรายการส่งเสริมการขายที่มีอยู่ทั้งหมดของสินค้าที่ถูกสั่งซื้อนั้น เนื่องจากบริษัทต่างๆมีรายการส่งเสริมการขายที่แตกต่างกัน มีทั้งแบบในระยะเวลาสั้นๆ, แบบที่ให้เฉพาะบางพื้นที่ฯลฯ ซึ่งเป็นปัญหาที่ไม่ง่ายนักสำหรับพนักงานรับสั่งสินค้าที่จะสามารถจัดการแจ้งให้ลูกค้าทราบได้ทันทีทางโทรศัพท์ ความยุ่งยากของงานเหล่านี้มีมากมายจึงมีการนำระบบผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วย จัดการ แต่ในความเป็นจริงแล้วระบบผู้เชี่ยวชาญมิได้เข้ามาแทนที่ผู้เชี่ยวชาญระบบตัวจริง เพียงแต่ช่วยให้ผู้ตัดสินใจ ทำการตัดสินใจได้ง่ายขึ้นเท่านั้น
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ระบบที่นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรียกว่าระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ ซึ่งข้อมูลส่วนที่นำเข้าส่วนมาก ได้แก่ข้อมูลจากระบบประมวลผลรายการ ซึ่งถูกนำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์กรเพื่อผลิตรายงานต่างๆ ออกมา ทำให้ผู้จัดการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น
แนวคิดของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
จุดประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคือ ช่วยให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ได้โดยช่วยให้ ผู้บริหารสามารถเห็นการดำเนินงานที่เกิดขึ้นในองค์กร เพื่อที่จะควบคุม, จัดการและวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือกล่าวได้ว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ช่วยนำเสนอข้อมูลของผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพและช่วยจัดการผลสะท้อนกลับที่เกิดขึ้นในการดำเนินงานรายวันได้ ตัวอย่างเช่นระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต คือกลุ่มของระบบที่รวมกันเพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบขบวนการผลิต เพื่อให้เกิดการใช้วัตถุดิบในการผลิตที่มีอยู่ได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด โดยการตรวจสอบนี้ทำได้โดยดูจากรายงานสรุปที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ รายงานเหล่านี้สามารถได้มาจากการกรองและการวิเคราะห์รายละเอียดข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลการประมวลผลรายการและแสดงผลข้อมูลที่ได้ในรูปแบบที่มีความหมายหรือรูปแบบที่เข้าใจได้ง่ายต่อ ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจ รูปที่ 11 แสดงบทบาทของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่มีต่อการไหลของ สารสนเทศภายในองค์กร สังเกตว่ารายการทางธุรกิจสามารถเข้ามาในองค์กรผ่านวิธีการทั่วไป, ผ่านทางอินเทอร์เน็ต หรือผ่านทางเอ็กทราเน็ตที่ติดต่อลูกค้าและแหล่งผลิตเข้ากับระบบประมวลผลรายการของบริษัทก็ได้
รายงานสรุปจากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลสำหรับ ผู้บริหาร ซึ่งจะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสามารถใช้ได้ในทุกๆ ระดับของการจัดการ ไม่ว่าจะเป็นในระดับพนักงานไปจนกระทั่งถึงระดับองค์กรก็ตาม ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแต่ละระบบจะประกอบด้วยกลุ่มของระบบย่อย ซึ่งทำหน้าที่ในการดำเนินงานเฉพาะอย่างภายในองค์กร ดังนั้นระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงินจะมีระบบย่อยที่ทำการออกรายงานด้านการเงิน, ระบบย่อยที่ทำการวิเคราะห์ผลกำไรและขาดทุน, วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายและระบบย่อยที่ทำการใช้และบริหารเงินทุน ระย่อยต่างๆ สามารถใช้ทรัพยากรด้านฮาร์ดแวร์, ข้อมูล และบุคคลร่วมกันได้ ถึงแม้การใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะเพิ่มประสิทธิภาพการตัดสินใจให้กับผู้บริหารได้ แต่บทบาทสำคัญที่ทำให้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสามารถเพิ่มประสิทธิผลให้กับองค์กรได้ก็คือ ช่วยในการจัดการข้อมูลที่ ถูกต้องให้กับบุคคลที่ถูกต้อง ในรูปแบบและเวลาที่เหมาะสม
ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ข้อมูลที่เข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมาจากแหล่งข้อมูลภายในและภายนอก แหล่งข้อมูลภายในที่สำคัญมาจากระบบการประมวลผลรายการ ซึ่งการทำงานหลักของระบบประมวลผลรายการได้แก่การจัดเก็บข้อมูล ผลลัพธ์ที่ได้จากการดำเนินรายการทางธุรกิจ ซึ่งเมื่อเกิดรายการทางธุรกิจใดๆ ขึ้นระบบประมวลผลรายการจะต้อง ปรับปรุงข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลด้วยเสมอ ตัวอย่างเช่น โปรแกรมการออกบิลช่วยเก็บฐานข้อมูลของบัญชีรายรับ ซึ่งจะต้องมีการปรับปรุงเพื่อให้บริหารทราบว่าลูกค้ารายใดบ้างที่เป็นหนี้บริษัท ฐานข้อมูลที่ปรับปรุงแล้วเหล่านี้เป็นแหล่งกำเนิดข้อมูลภายในพื้นฐาน เพื่อใช้ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ชุดโปรแกรมทางด้านพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์หรือข้อมูลภายในจากส่วนงานเฉพาะด้านอื่นๆ ของบริษัทก็สามารถนำเข้าข้อมูลที่สำคัญมาสู่ระบบได้เช่นกัน แหล่งข้อมูล ภายนอกได้แก่ ลูกค้า, แหล่งผลิต, คู่แข่งและผู้ถือหุ้นซึ่งเป็นเจ้าของข้อมูลที่ยังไม่ผ่านการประมวลผลรายการ และแหล่งข้อมูลอื่นๆ หลายๆ บริษัทพยายามที่จะนำเอ็กทราเน็ตเข้ามาใช้เชื่อมโยงแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ เข้าด้วยกัน เพื่อสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูลและสารสนเทศ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการใช้ข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งกำเนิดเหล่านี้และประมวลผลให้กลายเป็น สารสนเทศที่ผู้บริหารสามารถนำไปใช้ได้ ซึ่งมักจะอยู่ในรูปแบบของรายงานนั่นเอง
ผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคือกลุ่มของรายงานซึ่งจะถูกส่งไปให้กับผู้บริหารรายงาน เหล่านี้ได้แก่
1. รายงานตามตารางเวลา (Schedules Reports) เป็นรายงานที่เกิดขึ้นตามช่วงเวลา หรือตามตารางเวลา เช่นรายวัน รายสัปดาห์หรือรายเดือน ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายผลิตต้องการใช้รายงานรายสัปดาห์ เพื่อแสดงรายการค่าใช้จ่ายด้านค่าแรงรวม เพื่อตรวจสอบและควบคุมค่าใช้จ่ายของงานและแรงงาน รายงานตามตารางเวลาสามารถช่วยให้ ผู้บริหารควบคุมเครดิตของลูกค้า, ประสิทธิภาพของตัวแทนจำหน่าย, ระดับสินค้าคงคลังได้2. รายงานแสดงส่วนประกอบสำคัญ (Key Indicator Reports) สรุปการปฏิบัติงานที่วิกฤติของวันก่อนหน้าและยังคงมีอยู่ในตอนต้นของแต่ละวันทำงาน รายงานเหล่านี้สามารถสรุประดับของสินค้าคงคลัง, งานในการผลิต, ปริมาณการขายฯลฯ ใช้สำหรับผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูงที่ต้องการความรวดเร็ว ในการดำเนินธุรกิจได้อย่างถูกต้อง3. รายงานตามคำขอ (Demand Reports) ให้ข้อมูลตามที่ผู้จัดการร้องขอ ตัวอย่าง เช่น เมื่อผู้บริหารระดับสูงต้องการทราบการผลิตของสินค้ารายการหนึ่ง ก็จะทำการสร้างรายงานตามความต้องการนี้ออกมา4. รายงานกรณียกเว้น (Exception Reports) เป็นรายงานที่ถูกผลิตออกมาอย่างอัตโนมัติ เมื่อมีเหตุการณ์ที่ไม่ปกติเกิดขึ้นหรือเมื่อต้องการใช้ในการดำเนินการบริหาร 5. รายงานแบบเจาะลึกรายละเอียด (Drill Down Report) ให้รายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวกับสถานการณ์หนึ่งๆ
คุณลักษณะของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
รายงานแบบต่างๆ ที่กล่าวมาแล้วข้างต้นช่วยผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูงในการตัดสินใจได้ดีขึ้นและทันเวลามากขึ้น โดยทั่วไประบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีหน้าที่และคุณลักษณะ ดังนี้
1. ผลิตรายงานในรูปแบบที่กำหนดและรูปแบบมาตรฐาน เช่น รายงานตามตารางเวลาสำหรับควบคุมสินค้าคงคลัง อาจจะประกอบด้วยสารสนเทศชนิดเดียวกัน อยู่ในตำแหน่งเดียวกันในรายงาน เนื่องจาก ผู้จัดการคนละคน อาจใช้รายงานเดียวกันเพื่อจุดประสงค์ที่แตกต่างกันได้ 2. ผลิตรายงานในรูปแบบของเอกสารหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ รายงานบางรายงานสามารถถูกพิมพ์ลงบนกระดาษ เรียกว่าเป็นรายงานฉบับตัวจริง (Hard-copy) ส่วนรายงานที่อยู่ในรูปเสมือนจริง (Soft-copy) มักจะแสดงผลผ่านทางหน้าจอคอมพิวเตอร์ โดยผู้จัดการสามารถเรียกรายงานที่ต้องการขึ้นมาแสดงบนหน้าจอโดยตรงได้ แต่รายงานนั้นยังคงปรากฏในรูปแบบมาตรฐานเหมือนรายงานที่พิมพ์ออกมาจริงๆ 3. ใช้ข้อมูลภายในที่เก็บอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ รายงานในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ใช้แหล่งข้อมูลภายในที่อยู่ในฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์และบางระบบใช้แหล่งข้อมูลภายนอกเกี่ยวกับคู่แข่ง, โลกธุรกิจฯลฯ แหล่งข้อมูล ภายนอกที่นิยมใช้ได้แก่ แหล่งข้อมูลในอินเทอร์เน็ตนั่นเอง4. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานในรูปแบบที่ต้องการได้ ในขณะที่นักวิเคราะห์และนักเขียนโปรแกรมทำการพัฒนาและการใช้รายงานที่ซับซ้อนซึ่งต้องการใช้ข้อมูลจากหลายๆ แหล่งได้ ผู้ใช้ทั่วไปก็สามารถพัฒนาโปรแกรมอย่างง่ายในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการและผลิตออกมาเป็นรายงานได้ด้วยตนเองเช่นกัน5. ต้องการการร้องขออย่างเป็นทางการจากผู้ใช้ เมื่อฝ่ายสารสนเทศส่วนบุคคลต้องการพัฒนาและนำรายงานไปใช้จริง จำเป็นจะต้องมีการร้องขออย่างเป็นทางการไปยังแผนกระบบสารสนเทศก่อน ส่วนรายงานที่ผู้ใช้ทั่วไปพัฒนาขึ้นเองไม่จำเป็นต้องมีการร้องขออย่างเป็นทางการ
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วนหลักดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นคือ ฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, ข้อมูล, ขบวนการ และบุคลากร โดยแต่ละส่วนมีความสัมพันธ์กัน ในการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้เพื่อการจัดการมักจะแบ่งส่วนตามการทำงานหลัก ซึ่งอาจจะเห็นได้จากแผนผังองค์กร ทำให้ทราบได้ว่าองค์กรนั้นๆ แบ่งส่วนการทำงานอย่างไร ส่วนการทำงานหลักที่มักจะปรากฏให้เห็นในองค์กรทั่วไปได้แก่ ฝ่ายบัญชี, การเงิน, การตลาด, บุคคล ฝ่ายพัฒนาและวิจัย, ฝ่ายกฎหมาย , ฝ่ายระบบสารสนเทศ เป็นต้น ในแต่ละฝ่ายก็จะมีระดับการจัดการต่างๆ (กลยุทธ์, ยุทธวิธี, และการดำเนินงาน) จึงเรียกการแบ่งการจัดการตามส่วนการทำงานว่าการแบ่งตามแนวตั้ง ส่วนการแบ่งตามระดับการจัดการเรียกว่าการแบ่งตามแนวนอน แต่ละส่วนการทำงานจะมีระบบย่อยที่ทำงานเฉพาะด้านของตนเอง แต่อาจมีการใช้ข้อมูลร่วมกันได้ รูปที่ 13 แสดงระบบ สารสนเทศที่รวมส่วนการทำงานต่างๆ ไว้ด้วยกัน โดยแต่ละส่วนสนับสนุนการทำงานที่ต่างกันออกไป จากรูปแสดงให้เห็นว่าแต่ละระบบสารสนเทศภายในองค์กรต่างก็ทำงานเฉพาะด้านของตนเอง รายงานแต่ละประเภทที่ได้จากระบบสารสนเทศฝ่ายต่างๆ เช่น ฝ่ายบัญชี การเงินหรือการตลาด ก็จะเหมาะกับระดับการจัดการที่แตกต่างกันออกไป
จะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการของฝ่ายต่างๆ จะถูกเชื่อมโยงเข้าด้วยกันกลายเป็นระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์กร ดังแสดงในรูปที่ 13 อย่างไรก็ตามข้อมูลจากฝ่ายการทำงานต่างๆ จะถูกรวบรวมเข้าไว้ในฐานข้อมูลกลางดังรูปที่ 14 ซึ่งฐานข้อมูลนี้นอกจากจะช่วยทำให้เกิดการรวมกันของระบบสารสนเทศต่างๆ แล้ว ยังช่วยให้เกิดการรวมกันของระบบประมวลผลรายการขององค์กรด้วย ซึ่งข้อดีของการรวมระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกันก็คือ สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ง่าย ซึ่งจะทำให้ลดค่าใช้จ่าย, ได้รายงานที่มีความแม่นยำมากขึ้น, มีความปลอดภัยของ ข้อมูลมากขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรอีกด้วย
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและขบวนการทางธุรกิจ
ระบบสารสนเทศสามารถนำเข้ามาใช้ในการดำเนินงานทางธุรกิจด้านต่างๆ ดังนั้นในส่วนต่อไปจะเป็นการอธิบายถึงการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ในเพื่อการจัดการด้านการเงิน, การผลิต, การตลาด, ด้านทรัพยากรมนุษย์ และด้านบัญชี
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ทำหน้าที่ในการจัดการสารสนเทศด้านการเงินให้แก่ผู้บริหารและกลุ่มบุคคลซึ่งต้องการทำการตัดสินใจได้ดีขึ้นและช่วยในการหาโอกาสและปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว โดย ระบบสารสนเทศด้านการเงินนิยมใช้รวมเข้ากับซอฟต์แวร์ ในการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP) ซึ่งเป็นกลุ่มของโปรแกรมที่จัดการ วิเคราะห์และติดตามการดำเนินธุรกิจของแหล่งผลิตหรือสาขาต่างๆ ขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าสารสนเทศด้านการเงินในการปฏิบัติงาน สามารถนำไปใช้สนับสนุนความสามารถในการตัดสินใจให้แก่บุคคลที่ต้องการได้ทันเวลา ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงินมีความสามารถการทำงานดังต่อไปนี้
1. รวบรวมสารสนเทศด้านการเงินและการดำเนินงานจากแหล่งต่างๆ รวมทั้งจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเข้าไว้ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเพียงระบบเดียว2. สนับสนุนผู้ใช้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับด้านการเงินและผู้ใช้อื่นๆ ของบริษัท ให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลและ สารสนเทศทางด้านการเงินผ่านทางเครือข่ายในองค์กรได้ง่าย 3. เตรียมข้อมูลด้านการเงินที่มีอยู่ให้พร้อมต่อการใช้งาน เพื่อให้สามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว4. สามารถวิเคราะห์ข้อมูลด้านการเงินได้หลายมิติ เช่น วิเคราะห์ตามช่วงเวลา, ภูมิประเทศ, ผลิตภัณฑ์, โรงงานผลิต หรือลูกค้าได้5. วิเคราะห์การดำเนินงานด้านการเงินที่ผ่านมาและที่เป็นอยู่ในปัจจุบันได้6. ติดตามและควบคุมการใช้เงินทุนได้ตลอดเวลารูปที่ 15 แสดงส่วนนำเข้า, ระบบย่อยภายใน และผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่
1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ในแผนกลยุทธ์จะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ด้านการเงินของบริษัท เช่น เป้าหมายของผลกำไรที่ต้องการ,อัตราส่วนของหนี้สินและเงินกู้, ค่าคาดหวังของผลตอบแทนที่ต้องการ เป็นต้น2. ระบบประมวลผลรายการ สารสนเทศด้านการเงินที่สำคัญจะมาจากโปรแกรมการประมวลผลรายการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรมเงินเดือน, โปรแกรมควบคุมสินค้าคงคลัง, โปรแกรมสั่งซื้อสินค้า, โปรแกรมบัญชีรายรับ-รายจ่าย, และโปรแกรมใบสั่งซื้อ ทั่วไป โดยข้อมูลที่ได้จากโปรแกรมเหล่านี้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนรวม, เงิน ลงทุนในคลังสินค้า, ยอดขายรวม, ปริมาณเงินที่จ่ายให้กับแหล่งผลิตสินค้า, ปริมาณหนี้รวมของลูกค้าที่มีต่อบริษัทและรายละเอียดข้อมูลบัญชีต่างๆ โดยข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปสร้างเป็นรายงายด้านการเงิน เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ สารสนเทศเกี่ยวกับคู่แข่งขัน อาจได้มาจากรายงานประจำปีของบริษัทคู่แข่ง, หนังสือพิมพ์, สื่อต่างๆ เช่นเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็นต้น นอกจากนี้ยังรวมถึงสารสนเทศเกี่ยวกับสภาพเศรษฐกิจของประเทศหรือของโลก เช่น สภาวะเงินเฟ้อ, อัตราภาษี เหล่านี้เป็นต้น
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ขึ้นอยู่กับองค์กรและความต้องการขององค์กรนั้น โดยอาจประกอบด้วยระบบภายในและระบบภายนอกที่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลทางธุรกิจของบริษัท เช่น ระบบการจัดหา, การใช้, และการควบคุมเงินสด, ระบบเงินทุนและแหล่งการเงินอื่นๆ และอาจจะประกอบด้วย ระบบย่อยในการหากำไร/ขาดทุน, ระบบบัญชีค่าใช้จ่ายและระบบการตรวจสอบ โดยระบบต่างๆ เหล่านี้จะทำงานประสานกับระบบประมวลผลรายการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ผู้จัดการด้านการเงินสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้ดีขึ้น ดังนั้นผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่ รายงานด้านการเงินต่างๆ เช่น รายงานกำไร/ขาดทุน, รายงานระบบค่าใช้จ่าย, รายงานการตรวจสอบภายในและภายนอกและรายงานการใช้และการจัดการเงินทุน เป็นต้น
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต
ขบวนการในการผลิตประกอบด้วยงานที่ขึ้นต่อกันมากมาย โดยการนำระบบการวางแผนทรัพยากรของ องค์กรมาใช้ร่วมในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิตจะช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นและมีการจัดหาทรัพยากรที่ต้องการใช้ได้ทันต่อความต้องการ โดยจุดประสงค์ของขบวนการผลิตก็คือการผลิตได้ตรงตามความพอใจหรือความต้องการของลูกค้านั่นเอง ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ภาระของผู้บริหารในการดูแลควบคุมงานจะถูกลดลงไป, งานด้านเอกสารต่างๆ จะถูกปรับให้อยู่ในรูปของขบวนการออนไลน์และการติดต่อสื่อสารข้อมูลจะใช้งานผ่านระบบการ แลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) และเครือข่ายอินเทอร์เน็ตแทน อีกทั้งในการวางแผนการใช้ทรัพยากรของ องค์กรเพื่อการผลิตจะใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตและเครือข่ายอินทราเน็ตในองค์กร เพื่อติดต่อกับหน่วยงานธุรกิจทั้งในและต่างประเทศ เพื่อปฏิบัติงานและงานควบคุมงานต่างๆ ทั้งแบบศูนย์กลางและแบบกระจายได้
ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต
ส่วนที่นำเข้าจะได้จากกการปฏิบัติงานซึ่งเกี่ยวกับการไหลเวียนและการแปลงวัตถุดิบภายในองค์กร แหล่ง สารสนเทศที่สำคัญอาจมาจากภายนอกองค์กรก็ได้ แต่ส่วนใหญ่มักจะมาจากภายใน เช่น
1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ซึ่งจะเป็นส่วนที่กำหนดทิศทางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต เช่นเอกสารเกี่ยวกับการวางแผนระยะยาวที่กล่าวถึงเรื่องคุณภาพ, การผลิต, และเป้าหมายและข้อจำกัดในการให้บริการ รวมถึงนโยบายในการเปิดโรงงานใหม่หรือการปิดโรงงานเก่าลงและเรื่องของความสามารถในการผลิตที่เพิ่มขึ้นได้, ข้อจำกัดของจำนวนพนักงานที่มี, การเปลี่ยนนโยบายการเก็บสินค้าคงคลัง และโปรแกรมการควบคุมคุณภาพใหม่ที่ต้องการใช้ เหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศที่นำเข้าสู่ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต2. ระบบประมวลผลรายการ ได้แก่ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการด้านต่างๆที่เกี่ยวข้อในการผลิต ได้แก่ การประมวลผลการสั่งซื้อ, ข้อมูลสินค้าคงคลัง, ข้อมูลการรับและการตรวจสอบวัตถุดิบที่เข้ามาในขบวนการผลิต, ข้อมูลบุคลากร, และข้อมูลขบวนการผลิต3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ ข้อมูลขบวนการในการผลิตใหม่ๆ ซึ่งอาจมาจากบริษัท, วารสาร และสิ่งพิมพ์อื่นๆ หรือได้จาก เครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรือข้อมูลเกี่ยวกับสภาพวะเศรษฐกิจในปัจจุบัน ทำให้สามารถคาดเดาในเรื่องของแรงงาน และค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับวัตถุดิบได้ นอกเหนือจากนี้ยังมีแหล่งข้อมูลภายนอกอื่นๆ อีก เช่น องค์กรผู้เชี่ยวชาญต่างๆ, สมาคมทางธุรกิจ ซึ่งสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งขัน ทั้งในด้านขบวนการผลิตและกลุ่มลูกค้าใหม่ๆที่น่าสนใจได้
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต
ระบบย่อยและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ได้แก่ การตรวจสอบและควบคุมการไหลเวียนของวัตถุดิบ, สินค้า และบริการต่างๆภายในองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อผลิตสินค้าได้ตรงตามความต้องการของลูกค้า ตั้งแต่เริ่มขบวนการนำวัตถุดิบมาผ่านขั้นตอนการผลิตจนกระทั่งเสร็จเป็นสินค้าและบริการที่จะส่งไปยังลูกค้า โดยที่เสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ระบบย่อยและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ได้แก่
1. การออกแบบและการปฏิบัติเชิงวิศวกรรม (Design and Engineering) ได้แก่การพัฒนาและออกแบบผลิตภัณฑ์ โดยสามารถใช้ระบบการออกแบบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย (Computer-Aided Design : CAD) ซึ่งเป็นการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ โดยผู้ใช้สามารถออกแบบและแก้ไข ตัวแบบได้เองบนจอภาพ 2. การจัดตารางการผลิต (Production Planning) เพื่อจัดการรายละเอียดแผนงานการผลิตทั้งในระยะสั้นและระยะยาว โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ทำงานในด้านนี้เข้ามาช่วย ซึ่งในซอฟต์แวร์นี้อาจมีคุณสมบัติในการทำนายและพิจารณาหาความต้องการของสินค้าและบริการที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้ ทำให้สามารถวางแผนเพื่อกำหนดการผลิตให้ได้ตรงตามความต้องการ 3. การควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control) ได้แก่การใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการสั่งซื้อ, การทำนาย, การผลิตเอกสารและรายงานร้านค้า, การพิจารณาหาค่าใช้จ่ายในการผลิต, การวิเคราะห์งบประมาณค่าใช้จ่ายที่วางไว้เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายจริง, และการพัฒนาตารางการผลิต, บอกความต้องการทรัพยากรในการผลิตและวางแผนการผลิตได้อย่างอัตโนมัติ โดยปกติแล้วซอฟต์แวร์ต่างๆเหล่านี้จะมีสูตรในการคำนวณเพื่อหาจำนวนวัตถุดิบและช่วงเวลาที่จะต้องสั่งซื้อได้ วิธีการหาว่าต้องสั่งสินค้ามาไว้ในคลังปริมาณเท่าใดเรียกว่าวิธีการกาปริมาณหารสั่งซื้อมางเศรษฐกิจ (Economic Order Quantity : EOQ) โดยปริมาณที่หาได้นี้จะต้องทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุดด้วย ส่วนการหาว่าต้องสั่งสินค้ามาไว้ในคลังเมื่อใดจะใช้วิธีการหาจุดสั่งซื้อเพิ่ม Reorder Point : ROP) ซึ่งแสดงถึงค่าระดับปริมาณสินค้าคงคลังที่วิกฤติ 4. การวางแผนการใช้ทรัพยากรการผลิต(Manufacturing Resource Planning : MRPII) ได้แก่ระบบที่ใช้การวางแผนเครือข่ายเพื่อให้บุคคลต่างๆ สามารถดำเนินธุรกิจเพื่อให้บริการและผลผลิตแก่ลูกค้าได้เป็นจำนวนมาก ในขณะที่เสียค่าใช้จ่ายและมีสินค้าหรือวัตถุดิบในคลังสินค้าในปริมาณต่ำ โดยมีการทำนายความต้องการของลูกค้า, การควบคุมสินค้าคงคลัง, การวางแผนการผลิต, การแสดง รายการวัตถุดิบที่ต้องใช้, การวางแผนการสรรหาแหล่งวัตถุดิบที่ต้องใช้ เพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ที่ผลิตได้ จะถูกส่งไปให้แก่ลูกค้าได้ในเวลาที่ต้องการ 5. การควบคุมสินค้าและการผลิตที่ทันเวลา (Just-in-Time Inventory and Manufacturing) การเก็บสินค้าและวัตถุดิบในคลังสินค้าเป็นจำนวนมากทำให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง และอาจเกิดการเสียหายได้ ดังนั้นวัตถุประสงค์หนึ่งของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิตก็คือ การควบคุมสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับที่ต่ำที่สุด โดยไม่กระทบกับความต้องการในการนำสินค้าหรือวัตถุดิบนั้นไปใช้ในการผลิต วิธีที่นิยมใช้ได้แก่วิธีการควบคุมคลังสินค้าแบบทันเวลา (Just-in-Time : JIT Inventory Approach) ซึ่งสินค้าและวัตถุดิบจะถูกส่งไปให้ในช่วงเวลาก่อนที่จะสินค้าหรือวัตถุดิบนั้นไปใช้ในการผลิต ทำให้ไม่ต้องเก็บไว้ในคลังสินค้าเป็นช่วงเวลานานๆ 6. การควบคุมขบวนการผลิต ในการควบคุมการผลิตมีเทคโนโลยีที่สนับสนุนมากมาย เช่น การผลิตโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย (Computer-Aided Manufacturing : CAM) เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการด้านการผลิต เช่น การตรวจสอบและติดตาม ได้แก่การควบคุมการทำงานของอุปกรณ์ในการผลิตต่างๆ การตรวจสอบค่าและข้อกำหนดในการผลิตต่างๆ เช่น อุณหภูมิที่ใช้ ค่าความดันอากาศฯลฯ หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการกำหนดรหัสสินค้า การจัดลำดับในขบวนการผลิต เป็นต้น 7. การนำคอมพิวเตอร์เข้าไปช่วยในการผลิต (Computer-Integrated Manufacturing : CIM) ได้แก่การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเชื่อมโยงองค์ประกอบต่างๆในขบวนการผลิตเข้าด้วยกันเป็นระบบที่มี ประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อรวมขั้นตอนการผลิตทั้งหมด เช่น การประมวลผลการสั่งซื้อ, การออกแบบผลิตภัณฑ์, การผลิต การควบคุมและการตรวจสอบคุณภาพ และการขนส่งเข้าด้วยกัน เพื่อเพิ่มประสิทธภาพในด้านการทำงานส่วนต่างๆ ที่ต้องเกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน โดยอาจนำระบบการผลิตแบบคล่องตัว (Flexible Manufacturing System : FMS) เข้ามาใช้ร่วมด้วย ทำให้สามารถเปลี่ยนการผลิตสินค้าอย่างหนึ่งเป็นอีกอย่างหนึ่งเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ 8. การควบคุมและการตรวจสอบคุณภาพ (Quality Control and Testing) ได้แก่ขบวนการในการในการควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าที่ผลิตออกมาตรงตามที่ลูกค้าต้องการ โดยใช้ซอฟต์แวร์ในการควบคุมคุณภาพ ต่างๆ ผลลัพธ์ที่ได้จากระบบการควบคุมคุณภาพ ได้แก่รายงาน ค่าใช้จ่ายที่ลดลงและยอดขายที่เพิ่มขึ้น โดยสารสนเทศที่ได้จากระบบนี้จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานทราบถึงปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์การผลิตและรายงานควบคุมคุณภาพยังใช้ในการออกแบบผลิตภัณฑ์ได้ดีขึ้นอีกด้วย
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด จะสนับสนุนการทำงานด้านการบริหารการพัฒนาผลิตภัณฑ์, การกระจายผลิตภัณฑ์, การตัดสินใจเรื่องราคา, การโฆษณาผลิตภัณฑ์อย่างมีประสิทธิผลและการทำนายยอดขาย โดยรูปที่ 17 แสดงภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด
ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด มักจะได้มาจากแหล่งข้อมูลภายนอกได้แก่ อินเทอร์เน็ต, บริษัทคู่แข่งขัน, ลูกค้า, วารสาร และนิตยสาร และสิ่งพิมพ์อื่นๆ แต่ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายในก็ยังคงมีความสำคัญอยู่ ได้แก่
1. แผนเชิงกลยุทธ์ และนโยบายของบริษัท ได้แก่แผนเชิงกลยุทธ์ในเรื่องเป้าหมายและทิศทางของยอดขายที่ต้องการ การกำหนดราคาสินค้าและบริการ, ช่องทางการกระจายสินค้า, รายการสนับสนุนการขาย, คุณลักษณะของสินค้าใหม่และในแผนเชิงกลยุทธ์ยังอาจมีการกำหนดแนวทางในการวิเคราะห์สารสนเทศทางด้านการตลาด และการตัดสินใจด้านการตลาดด้วย2. ระบบประมวลผลรายการ ในระบบประมวลผลรายการจะประกอบด้วยข้อมูลด้านการขายและด้านการตลาดมากมาย เช่นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์, ลูกค้า, และการขาย เป็นต้น นอกจากข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการแล้ว ยังอาจได้จากระบบการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce) ด้วย 3. แหล่งข้อมูลภายนอก ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ - ข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งขัน เช่นข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและบริการใหม่ๆ, กลยุทธ์ในการกำหนดราคา, จุดแข็งและจุดอ่อนของประเภทผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่, การจัดหีบห่อ, การตลาด และการกระจายสินค้าไปยังลูกค้าของบริษัทคู่แข่งที่มีอยู่ในตลาด ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถหาได้จากวัตถุดิบทางการตลาดเช่น แผ่นพับ, แผนการขายที่ได้จากบริษัทคู่แข่ง, จากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตฯลฯ - ข้อมูลเกี่ยวกับตลาด ซึ่งมักจะได้มาจากการสังเกตพฤติกรรมผู้บริโภค โดยหน่วยงานที่ทำหน้าที่ในด้านวิจัยตลาด เป็นต้น
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด
ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด ได้แก่ การวิจัยตลาด, การพัฒนาผลิตภัณฑ์, การโฆษณาและรายการสนับสนุนการขาย, และการกำหนดราคาสินค้า โดยผลลัพธ์ของระบบย่อยเหล่านี้จะช่วยให้ผู้จัดการด้านการตลาดและผู้บริหารสามารถเพิ่มยอดขาย, ลดค่าใช้จ่ายในการตลาดและพัฒนาแผนในการให้บริการและการผลิตสินค้าล่วงหน้าเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ หรือเรียกอีกชื่อหนึ่งว่าระบบสารสนเทศด้านบุคลากร ได้แก่ระบบงานที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขององค์กร เนื่องจากการทำงานของทรัพยากรมนุษย์จะเกี่ยวข้องกับทุกส่วนงานขององค์กร ดังนั้นระบบสารสนเทศด้านบุคลากรจึงมีบทบาทที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์กร โดยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ควรจะมีคุณสมบัติในการวิเคราะห์และวางแผนภาระงาน, การจ้างบุคลากร, การฝึก อบรมพนักงาน การกำหนดงานให้กับพนักงานและงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร โดยระบบที่มีประสิทธิภาพควรจะสามารถจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรให้น้อยที่สุดในขณะที่ยังคงสามารถสนองตอบความต้องการบุคลากรในการดำเนินงานต่างๆ เพื่อดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้ รูปที่ 18 แสดงภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ได้แก่ข้อมูลด้านวัตถุประสงค์และนโยบายในด้านบุคลากร เช่นนโยบายในการควบคุมคุณภาพ โดยมีการฝึกอบรมพนักงาน, มีการกระตุ้นให้มีส่วนร่วมในการทำงาน, มีการสลับหน้าที่การทำงานและการกำหนดบทบาทหน้าที่ในการทำงานของบุคลากรในองค์กร เป็นต้น2. ระบบประมวลผลรายการ ได้แก่ข้อมูลเงินเดือน, ข้อมูลการประมวลผลการสั่งซื้อ, ข้อมูลบุคลากร ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการ ได้แก่- ข้อมูลเงินเดือน ค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าจ้าง, ค่าประกันสุขภาพ และเงินสวัสดิการต่างๆของบุคลากรในองค์กร โดยข้อมูลที่ระบบประมวลผลรายการได้รับอาจได้แก่ชั่วโมงการทำงาน อัตราค่าจ้างของพนักงาน และทำการคำนวณเงินเดือนค่าจ้างออกมาให้ - ข้อมูลการสั่งซื้อของพนักงานขายสามารถนำมาใช้ในการวางแผนงานการกำหนดบุคลากรได้ โดยพิจารณาจำนวนพนักงานขายที่ต้องการ ในการให้บริการหรือขายสินค้าขององค์กรที่จะมีการขยายตัวต่อไปในอนาคต - ข้อมูลบุคลากร ใช้ในการแบ่งระดับทักษะในการทำงาน โดยพิจารณาจากประสบการณ์การทำงาน, การประเมินประสิทธิภาพในการทำงาน, และสารสนเทศอื่นๆ ช่วยในการวางแผนงานการกำหนดงานให้กับพนักงานในด้านต่างๆ3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ข้อมูลเงินเดือนขององค์กรอื่น, ข้อมูลสถิติการว่าจ้าง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาใช้ในการกำหนดอัตรา ค่าจ้างหรอเงินเดือนให้กับพนักงานในองค์กรได้ ข้อมูลเหล่านี้อาจได้จากบริษัทที่ทำการวิจัยและพัฒนาในด้านเงินรายได้หรืออาจได้จากอินเทอร์เน็ตที่มีการสรุปข้อมูลของบริษัทที่ทำการวิจัยและพัฒนาทางด้านเงินเดือนก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถศึกษาได้จากข้อกำหนดทางด้านกฎหมายเรื่องค่าจ้างแรงงานขั้นต่ำ โดยพิจารณาตามแหล่ง ข้อมูลท้องถิ่น, สมาคมด้านแรงงานต่างๆ เป็นต้น
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ ได้แก่ ระบบในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์, การว่าจ้าง, การฝึกอบรมและการเสริมทักษะและการบริหารเงินเดือนและค่าจ้าง โดยผลลัพธ์ที่ได้จากระบบได้แก่รายงานการวางแผนทรัพยากรมนุษย์, ประวัติการทำงาน, รายงานการเสริมทักษะบุคลากร, การสำรวจเงินเดือน โดยรายงานเหล่านี้จะช่วยให้ผู้บริหารกำหนดงานให้กับพนักงาน เพื่อให้บริการแก่ลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผล, และช่วยในการจัดตารางการทำงาน เพื่อให้ได้งานตามที่ต้องการได้
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการบัญชี
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการบัญชี จะสนับสนุนการทำบัญชีให้กับองค์กร โดยในระบบนี้ประกอบด้วยการทำงานที่สำคัญมากมาย เช่น ทำการรวมกลุ่มสารสนเทศในบัญชีรายจ่าย, บัญชีรายรับ , บัญชีเงินเดือน ฯลฯ โดยการใช้ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการขององค์กร
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระดับกลุ่มงาน
กลุ่มงาน หมายถึง ระบบที่ถูกจัดการของบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปซึ่งทำงานเกี่ยวข้องกัน เพื่อให้ระบบนั้นปฏิบัติงานบางอย่าง โดยมีกลุ่มบทบาทมาตรฐานของความสัมพันธ์ของสมาชิกในกลุ่มและมีกลุ่มของค่ามาตรฐานซึ่งกำหนดการปฏิบัติงานของกลุ่มนั้นและสมาชิกแต่ละคนในกลุ่ม
แนวคิดของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระดับกลุ่มงาน
กลุ่มงานที่ประกอบด้วยส่วนที่เหมือนกัน (Homogeneous Workgroups)
หมายถึงกลุ่มงานที่สมาชิกทุกคนในกลุ่มมีบทบาทและงานที่ทำเหมือนกัน (ยกเว้นผู้บริหาร) เช่น กลุ่มการ ส่งสินค้าจากคลังสินค้า ซึ่งอาจมีหัวหน้าหนึ่งคน การทำงานแบ่งออกเป็น 2 รอบ แต่ละรอบมีผู้ดูแลรอบละหนึ่งคน พนักงานที่เหลือจะทำงานอยู่ในกลุ่มรอบที่หนึ่งหรือรอบที่สอง การทำงานของพนักงานเหล่านี้จะเหมือนกัน ดังนั้นเมื่อเพิ่มพนักงานขึ้นอีกหนึ่งคนเข้าไปในกลุ่ม จะทำให้ได้งานเพิ่มขึ้นจำนวนหนึ่ง ถ้าเพิ่มพนักงานคนที่สอง, สาม,สี่ และมากขึ้น เข้าไปในกลุ่มจะได้งานเพิ่มเท่าๆ กันสำหรับพนักงานแต่ละคนระบบสารสนเทศสำหรับกลุ่มงานลักษณะนี้สามารถสร้างได้ง่าย เนื่องจากสมาชิกทุกคนทำงานเหมือนกัน เมื่อระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสามารถสนับสนุนการทำงานของพนักงานได้หนึ่งคน ก็เท่ากับสามารถสนับสนุนการทำงานของสมาชิกรายอื่นๆ ในกลุ่มได้เช่นเดียวกัน
กลุ่มงานที่ประกอบด้วยส่วนที่ไม่เหมือนกัน (Heterogeneous Workgroups)
หมายถึงกลุ่มงานที่สมาชิกทุกคนในกลุ่มมีบทบาทและงานที่ทำแตกต่างกัน เช่น กลุ่มให้การช่วยเหลือลูกค้า ในกลุ่มมีบุคคลที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะด้านใดด้านหนึ่งแตกต่างกัน ในกลุ่มให้ความช่วยเหลือลูกค้าอาจแบ่งออกเป็นกลุ่มๆ เช่น กลุ่มที่ให้ความช่วยเหลือด้านสินค้าประเภทโปรแกรมประมวลผลคำ กลุ่มที่ให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับสินค้าประเภทระบบจัดการฐานข้อมูล กลุ่มที่ให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับสินค้าประเภทแผ่นงาน หรือกลุ่มที่ทำการฝึกอบรมพนักงานในกลุ่มเพื่อให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้า การพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับกลุ่มงานลักษณะนี้ทำได้ค่อนข้างยากและเสียค่าใช้จ่ายสูง เนื่องจากระบบจะต้องพยายามที่จะรองรับการทำงานของสมาชิกแต่ละคน ซึ่งมีงานที่ต้องทำแตกต่างกัน
ประเภทของกลุ่มงาน
กลุ่มงาน แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. กลุ่มงานถาวร (Permanent Workgroups) ได้แก่แผนกหรือการทำงานที่จัดตั้งขึ้นอย่างเป็นทางการในองค์กร เช่นกลุ่มงานเพื่อให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้า2. กลุ่มงานชั่วคราว (Temporary Workgroups) ได้แก่กลุ่มงานที่ถูกจัดตั้งขึ้นเพื่อแก้ปัญหาบางอย่าง หรือเมื่อมีโอกาสพิเศษเกิดขึ้น เช่นกลุ่มงานเพื่อพัฒนาสินค้าออกใหม่
กลุ่มงานส่วนมากมักจะอยู่ที่เดียวกัน (Single-Site) แต่ในปัจจุบันกลุ่มงานสามารถกระจายอยู่ในที่ต่างๆ ได้(Distributed) เช่น กลุ่มพนักงานที่ทำงานในสาขาต่างๆ ทั่วโลก โดยระบบสื่อสารข้อมูลสามารถเข้ามาช่วยสนับสนุนการทำงานของกลุ่มงานที่กระจายอยู่ต่างที่กันได้
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระดับกลุ่มงาน
คุณลักษณะของระบบสารสนเทศเชิงกลุ่ม ได้แก่การที่ผู้ใช้ตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป หรือเรียกว่าสมาชิกกลุ่มซึ่งทำงานโดยมีมุมมองบางอย่างและจุดประสงค์ร่วมกัน รูปที่ 19 แสดงระบบสารสนเทศเชิงกลุ่ม เป็นการจัดฮาร์ดแวร์ต่างๆ และเครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อเข้าด้วยกันผ่านเครื่องข่ายระยะใกล้ (Local Area Network : LAN) โดยผู้ใช้ปฏิบัติตามขบวนการ เพื่อรวบรวม พิมพ์และใช้ข้อมูลร่วมกัน โดยการใช้ฮาร์ดแวร์ที่เชื่อมถึงกัน โดยฮาร์ดแวร์นั้นไม่เพียงแต่ประมวลผลข้อมูลเท่านั้น แต่ยังจัดการติดต่อสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องต่างๆ ด้วย
จุดประสงค์ของระบบสารสนเทศระดับกลุ่มงาน คือเพื่อสนับสนุนการทำงานในระดับกลุ่มงานให้เกิด ประสิทธิผล โดยประสิทธิผลของกลุ่มงานสามารถพิจารณาได้จาก
1. ระบบสามารถให้ผลลัพธ์ได้ตามที่คาดหวังไว้หรือมากกว่า2. สามารถทำให้เกิดความพอใจของสมาชิกในกลุ่มได้3. มีความสามารถในการสนับสนุนการทำงานของกลุ่ม ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้
คุณสมบัติของระบบสารสนเทศระดับกลุ่มงาน
ความแตกต่างระหว่างระบบสารสนเทศระดับบุคคลและระดับกลุ่มงาน คือ ระบบสารสนเทศระดับกลุ่มงานต้องสนับสนุนการควบคุมการใช้ข้อมูล, สารสนเทศ, ความรู้ และทรัพยากรอื่นๆร่วมกันได้ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของกลุ่มงานในการเพิ่มผลของงาน ทำได้โดยการเพิ่มความพยายามและความรู้และปรับปรุงกลยุทธ์ในการทำงานให้ดีขึ้นและสมาชิกในกลุ่มจะต้องได้รับอนุญาตให้เข้าใช้ทรัพยากรของสมาชิกอื่น หรือกลุ่มงานอื่นได้
การควบคุมการใช้งานร่วมกัน
การควบคุมการใช้งานร่วมกันทำให้สมาชิกของกลุ่มงานสามารถเข้าใช้ทรัพยากรเดียวกันได้ แต่จะต้องไม่ รบกวนการทำงานของสมาชิกหรือกลุ่มงานอื่นและสมาชิกทุกคนในกลุ่มไม่จำเป็นต้องสามารถเข้าใช้ทรัพยากรของกลุ่มได้ทั้งหมด ดังนั้นระบบสารสนเทศระดับกลุ่มงานจะต้องมีส่วนของการรักษาความปลอดภัย เช่น มีการใช้รหัสผ่าน, การใช้บัญชีรายชื่อผู้ใช้หรือรูปแบบอื่นๆที่จำกัดสิทธิ์ในการเข้าใช้งานทรัพยากรต่างๆ ในกลุ่มได้ การใช้งานร่วมกัน แบ่งออกเป็น 2 กลุ่มคือ
1. การใช้ฮาร์ดแวร์ร่วมกัน
ได้แก่การอนุญาตให้สมาชิกของกลุ่มงานสามารถ เข้าใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ราคาแพง ซึ่งสมาชิกไม่สามารถทำงานของตนได้หากปราศจากความสามารถของอุปกรณ์นั้น เช่น เมื่อสมาชิกในระบบสารสนเทศบุคลากรต้องการใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ ซึ่งไม่มีทุนพอที่จะซื้อเป็นของตนเอง สามารถที่จะใช้เครื่องพิมพ์ที่มีอยู่ในกลุ่มงานอื่นได้ นอกจากการใช้เครื่องพิมพ์ร่วมกันแล้ว อุปกรณ์ที่สามารถใช้ร่วมกัน ได้แก่ กล้องถ่ายรูป พล็อตเตอร์ และอุปกรณ์แสดงผลอื่นๆ หรือหน่วยความจำสำรองที่มีความจุและความเร็วสูง สามารถนำมาแบ่งเป็นส่วนและให้ผู้ใช้สามารถเข้าใช้งานส่วนนั้นได้อย่างเต็มที่ รูปที่ 20 แสดงการใช้งานฮาร์ดแวร์ร่วมกัน โดยผู้ใช้สำเนาข้อมูลลงในแผ่นดิสก์ และนำไปยังอีกเครื่องหนึ่งเพื่อจัดเก็บหรือพิมพ์ และรูปที่ 21 แสดงการใช้งานฮาร์ดแวร์ร่วมกัน โดยเชื่อมคอมพิวเตอร์ต่างๆ ผ่านเครือข่ายระยะใกล้ (Local Area Network : LAN) ซึ่งอนุญาตให้คอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งสื่อสารกับอีกเครื่องหนึ่ง และสามารถใช้อุปกรณ์ต่างๆ ร่วมกันได้
2. การใช้ข้อมูลร่วมกัน การใช้ข้อมูลร่วมกันของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ในกลุ่มงาน แบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือ
- เพื่อปรับปรุงผลงานแต่ละส่วนได้ดีขึ้น ได้แก่การใช้ข้อมูลร่วมกันเพื่อให้เกิดผลงานของแต่ละส่วนเพิ่มมากขึ้น- เพื่อให้เกิดการร่วมมือกันของการปฏิบัติงานของกลุ่ม ได้แก่การนำข้อมูลที่ได้จากการทำงานรายวันของกลุ่ม อาจได้จากระบบประมวลผลรายการ หรือระบบอื่นๆมาใช้ร่วมกัน- เพื่อแก้ปัญหาและทำการตัดสินใจระดับกลุ่ม ได้แก่ การใช้ข้อมูลร่วมกันในการแก้ปัญหาหรือ ตัดสินใจ ในการตัดสินใจแต่ละครั้งผู้ร่วมตัดสินใจมีเวลาในการออกความเห็นในที่ประชุมไม่มากทำให้แสดงความคิดเห็นได้ไม่เต็มที่ ระบบสารสนเทศระดับกลุ่มสามารถช่วยให้ผู้เข้าร่วมตัดสินใจแสดงความคิดเห็นได้มากขึ้นผ่านทางแป้นพิมพ์ อีกทั้งยังช่วยให้ผู้มีส่วนในการตัดสินใจทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้โดยไม่ต้องกลัวว่าจะกระทบต่อตำแหน่งงานของตน
ซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานเชิงกลุ่ม
ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่ม หมายถึง ซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานของสมาชิกในกลุ่มธุรกิจที่มีการทำงานร่วมกัน โดยสนับสนุนด้านการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในกลุ่ม ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มใช้ในคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยให้การทำงานโต้ตอบกันของมนุษย์ทำได้สะดวกขึ้น โดยปกติแล้วจะทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลซึ่งมีการเชื่อมต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ของสมาชิกอื่นๆ ในกลุ่มและคอมพิวเตอร์อื่นๆ บนโลก ในปัจจุบันการทำงานของซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มอาจนำไปใช้ร่วมกับเครือข่ายอินทราเน็ต ซึ่งเป็นเครือข่ายภายในองค์กร โดยการทำงานหลักของซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มได้แก่
1. การใช้สารสนเทศร่วมกัน (Information Sharing)สมาชิกในกลุ่มต้องสามารถใช้สารสนเทศและความรู้ร่วมกันเพื่อให้สามารถทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว และคอมพิวเตอร์ส่วนรวมได้ เช่นการนำชุดซอฟต์แวร์เชิงกลุ่ม เช่น โลตัสโน้ต(Lotus Notes) ของบริษัทไอบีเอ็ม สามารถใช้สารสนเทศซึ่งประกอบด้วยเอกสารสื่อผสม (Document Multimedia) ได้แก่ข้อความ รูปภาพ เสียง และภาพเคลื่อนไหว ร่วมกันได้ระหว่างสมาชิกในกลุ่ม โดยสมาชิกสามารถบันทึกสารสนเทศใหม่, ใช้แบบฟอร์ม และการเรียกใช้สารสนเทศโดยใช้คำสำคัญได้ โดยโลตัสโน้ตมี คุณสมบติในการสำเนาชุดข้อมูล (Replication) การ ปรับปรุงสารสนเทศในเครื่องที่อยู่ระยะไกลเมื่อมีการป้อนสารสนเทศใหม่เข้าไปในระบบได้อย่างอัตโนมัติ การใช้ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มทำให้สมาชิกในกลุ่มสามารถรวบรวมสารสนเทศตามหัวข้อที่ต้องการได้, วิจารณ์งานของสมาชิกอื่นและรวบรวมสารสนเทศของกลุ่มได้ 2. การเขียนเอกสาร (Document Authoring)ในกลุ่มงานจำเป็นต้องมีการผลิตเอกสารทางในการดำเนินการ, รายงาน หรือข้อเสนอทางธุรกิจ ดังนั้นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในกลุ่มจึงต้องสามารถผลิตเอกสารสื่อผสมต่างๆ ได้แก่เอกสารที่ประกอบด้วยข้อความ,แผนภาพ และรูปภาพได้ โดยสมาชิกสามารถแทรกข้อความเพิ่มเติมและเสียงวิจารณ์ต่อท้ายเอกสารนั้นๆ ได้ หรืออาจมีคุณสมบัติในด้านการนำเสนอผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือสนับสนุนการใช้เทคโนโลยีของไฮเปอร์เท็กซ์(Hypertext) และไฮเปอร์มีเดีย(Hypermedia) เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงไปยังเอกสารหรือสื่อผสมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่กำลังอ่านอยู่ด้วยก็ได้ 3. ระบบการรับ-ส่งข้อความ (Messaging Systems)ได้แก่ระบบที่สนับสนุนการทำงานของการใช้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronics Mail: E-Mail) ไม่ว่าจะเป็นการรับส่งข้อความระหว่างภายในหรือภายนอกกลุ่มงานก็ตาม เพื่อให้เกิดการสื่อสารระหว่างการประชุมได้ โดยระบบการรับ-ส่งข้อความที่ใช้จะต้องสามารถจัดการในเรื่องของรายชื่อของผู้ที่จะได้รับข้อความได้, มีการเตือนเมื่อมีข้อความเข้ามาใหม่, มีการยืนยันกลับเมื่อได้รับข้อความแล้วและอาจมีความสามารถในการติดตามการรับ-ส่ง ข้อความที่ผ่านมาแล้วได้ ในบางระบบสามารถให้ผู้ใช้กำหนดโครงสร้างของการสื่อสารด้วยข้อความได้ เช่น กำหนดให้มีการเตือนสมาชิกในกลุ่มเมื่อถึงกำหนดส่งงานได้ 4. การอภิปรายทางคอมพิวเตอร์ (Computer Conference)ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานของกลุ่ม โดยโปรแกรมที่สนับสนุนการอภิปรายกลุ่มอาจมีคุณสมบัติในการ แลกเปลี่ยนรายงานความก้าวหน้า และการอภิปรายถึงปัญหาที่เกิดขึ้นโดยการแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างสมาชิกในกลุ่มได้ โดยข้อความในการอภิปรายจะถูกบันทึกไว้และสมาชิกอื่นๆ ในกลุ่มสามารถค้นหาและอ่านข้ออภิปรายที่เกิดขึ้นได้ และผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่มีสารสนเทศที่มีประโยชน์เกี่ยวกับ ข้ออภิปรายนั้นสามารถทำการให้ข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อให้ความกระจ่างต่อข้ออภิปรายนั้นได้ 5. การทำปฏิทินกลุ่ม (Group Calendaring)ได้แก่คุณสมบัติในการติดตามตารางนัดหมายของสมาชิกแต่ละคน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดตารางการนัดพบกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการนัดพบกลุ่มการผลิต สามารถป้อนรายชื่อของผู้ที่ต้องการนัดพบให้กับระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบตารางนัดหมายของบุคคลเหล่านั้นว่าว่างช่วงใด เมื่อตรวจสอบพบจะทำการกำหนดการนัดหมายลงในช่วงเวลานั้นให้โดยอัตโนมัติและร้องขอการยืนยันกลับจากส่วนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง 6. การจัดการโครงงาน (Project Management)ได้แก่คุณสมบัติในการติดตามความก้าวหน้าของโครงงาน โดยเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการโครงงานได้แก่ แกนต์ชาร์ต (Gantt Chart) ซึ่งแสดงลำดับการทำงานต่างๆ ของโครงงาน ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาต่างๆ ด้วยกราฟแท่ง แนวนอนและแสดงสถานะของโครงงานในขณะนั้นว่าเสร็จสิ้นแล้ว, กำลังดำเนินการอยู่หรือเกินกำหนดไปแล้วได้ ทำให้สามารถคำนวณค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น 7. การสนับสนุนการสร้างกลุ่มงาน (Support for Team Building)ได้แก่เครื่องมือที่ช่วยกำหนดนโยบายร่วมของกลุ่ม โดยบริหารเรื่องการสอบถามความต้องการของสมาชิกกลุ่ม เพื่อกำหนดรูปแบบการสื่อสารระหว่างกัน, การกำหนดข้อบังคับในการทำงานกลุ่มและการหาผู้นำกลุ่ม โดยให้เลือกชื่อ ผู้นำกลุ่มที่ต้องการ เป็นต้น
การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
การเข้าใจขั้นตอนในการพัฒนาระบบเป็นเรื่องสำคัญไม่เฉพาะกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเท่านั้น ในระบบธุรกิจปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หรือพนักงานทั่วไปต่างก็ปฏิบัติหน้าที่ของตนโดยใช้ระบบสารสนเทศทางธุรกิจทั้งสิ้น ระบบสารสนเทศที่ประสบผลสำเร็จจะต้องได้รับความร่วมมือต่างๆ จากผู้ที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ระดับสูงหรือผู้ใช้ระดับล่างก็ตาม
วงจรการพัฒนาระบบ
การเข้าใจขั้นตอนในการพัฒนาระบบเป็นเรื่องสำคัญไม่เฉพาะกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเท่านั้น ในระบบธุรกิจปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หรือพนักงานทั่วไปต่างก็ปฏิบัติหน้าที่ของตนโดยใช้ระบบสารสนเทศทางธุรกิจทั้งสิ้น ระบบสารสนเทศที่ประสบผลสำเร็จจะต้องได้รับความร่วมมือต่างๆ จากผู้ที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ระดับสูงหรือผู้ใช้ระดับล่างก็ตาม
วงจรการพัฒนาระบบ
ขบวนการในการพัฒนาระบบเรียกว่าวงจรชีวิตในการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) โดยแต่ละระบบที่กำลังจะถูกสร้างขึ้นจะเริ่มขบวนการในการสร้างไปจนกระทั่งถึงกำหนดที่วางไว้และขั้นตอน สุดท้ายคือการติดตั้งระบบและเกิดการยอมรับระบบ ชีวิตของระบบยังรวมไปถึงขั้นตอนในการดูแลรักษาและการทดลองใช้ด้วย ถ้าระบบจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงภายใต้ข้อกำหนดของการดูแลรักษา ถ้าระบบเก่าจำเป็นต้องถูกแทนที่เนื่องจากมีเทคโนโลยีใหม่ๆ เกิดขึ้น หรือถ้าองค์กรมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนระบบ โครงงานใหม่และวงจรชีวิตของระบบก็จะเริ่มต้นขึ้น วงจรชีวิตของการพัฒนาระบบมักจะแบ่งออกเป็น 5 ระยะได้แก่ การศึกษาระบบ, การวิเคราะห์ระบบ, การ ออกแบบระบบ, การนำระบบไปใช้งาน และการดูแลรักษาระบบ ดังรูปที่ 22 ซึ่งแสดงวงจรชีวิตของการพัฒนาระบบที่เริ่มจากระยะที่หนึ่ง ไปจนกระทั่งถึงระยะสุดท้าย โดยในแต่ละระยะสามารถกลับมาเริ่มต้นทำระยะก่อนหน้าได้เสมอหากมีส่วนที่ต้องการแก้ไขเพิ่มเติม หรือปรับปรุง
การศึกษาระบบ
ได้แก่การหาว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคืออะไร คุ้มค่าแก่การแก้ไขหรือไม่ ผลที่ได้จากขั้นตอนนี้คือโครงงานระบบ สารสนเทศจะถูกกำหนดขึ้นเพื่อแก้ปัญหาหรือเพื่อสร้างโอกาสทางธุรกิจ ภายใต้ข้อจำกัดทางด้านทรัพยากรที่องค์กรมีอยู่ การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ เป็นการประเมินระบบในด้านเทคนิค, ด้านการปฏิบัติการ, ด้านการจัดตาราง, และความเป็นไปได้ทางเศรษฐกิจ ได้แก่
- ด้านเทคนิค เป็นการพิจารณาว่าในการพัฒนาระบบนี้ จะต้องมีการจัดเตรียมฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์ และ องค์ประกอบอื่นๆอะไรอีกบ้าง- ด้านปฏิบัติการ เป็นการพิจารณาว่าโครงการสามารถนำไปปฏิบัติได้หรือไม่ เนื่องจากระบบใหม่ที่จะนำ เข้ามาใช้นั้น จะต้องพิจารณาในแง่ของการยอมรับของบุคลากรที่ทำงานอยู่เดิมด้วย หากเกิดการต่อต้านอาจทำให้งานไม่ประสบผลตามที่คาดหวังไว้ได้- ด้านการจัดตาราง พิจารณาในแง่ของระยะเวลาที่ใช้ในการพัฒนาโครงการ ว่ามีการใช้เวลาและทรัพยากรในระดับที่ยอมรับได้หรือไม่- ด้านเศรษฐกิจ พิจารณาว่าโครงการที่จะพัฒนานี้ต้องใช้ค่าใช้จ่ายมากน้อยเพียงใด คุ้มค่ากับผลกำไรที่จะได้รับหรือไม่
ผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนการศึกษาระบบ จะเป็นรายงานที่สรุปผลของการศึกษาระบบและขบวนการของการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ และข้อแนะนำในการปฏิบัติ เช่น ควรจะทำการพัฒนาระบบต่อไปในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบหรือไม่ หรือควรจะแก้ไขการทำงานในส่วนใด หรือควรยกเลิกการทำงานในส่วนใด โดยรายงานที่ได้อาจประกอบไปด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น วัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กร, ปัญหาและโอกาสที่เกิดขึ้นในระบบ, ความเป็นไปได้ของ โครงการ, ค่าใช้จ่ายของโครงการ, ข้อดีของโครงการ และข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโครงการ เป็นต้น
เทคโนโลยีที่น่าสนใจในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่การสื่อสารข้อมูลในรูปแบบมาตรฐานหรือรูปแบบที่ผู้รับอนุญาตเพื่อที่จะสามารถนำไปดำเนินรายการทางด้านธุรกิจตามมาตรฐาน ระหว่างบริษัทหรือระหว่างชุดโปรแกรมกับชุดโปรแกรมของบริษัทได้ การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ระบบเครือข่ายที่เชื่อมโยงเครื่องคอมพิวเตอร์ในองค์กรต่างๆ และดำเนินตามมาตรฐานและขบวนการซึ่งอนุญาตให้ผลลัพธ์จากระบบหนึ่ง ถูกประมวลผลโดยตรงเพื่อเป็นข้อมูลนำเข้าไปยังระบบอื่นๆได้ โดยไม่ต้องให้มนุษย์เป็นผู้ดำเนินการระหว่างขบวนการเหล่านี้เลย
ด้วยการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ คอมพิวเตอร์ของลูกค้า, ผู้ผลิต และแหล่งผลิต สามารถถูกเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน ดังรูปที่23 ทำให้สามารถลดจำนวนการใช้เอกสารที่เป็นกระดาษและลดค่าใช้จ่ายเรื่องค่าใช้จ่ายในการ ดำเนินงานผิดพลาดลงได้ การสั่งซื้อหรือคำร้องขอของลูกค้าจะถูกส่งจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของลูกค้าไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ผลิตและเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ผลิตเมื่อได้รับคำสั่งซื้อนั้น สามารถพิจารณาได้ว่ามีสินค้าพอหรือไม่ ถ้าต้องผลิตเพิ่มจะทำการส่งคำสั่งซื้อไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของแหล่งผลิตอย่างอัตโนมัติ
การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์
พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่การดำเนินรายการ (Transaction)ทางด้านธุรกิจผ่านสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ ระหว่างฝ่ายต่างๆ เช่น ระหว่างบริษัท (ธุรกิจกับธุรกิจ) ระหว่างบริษัทกับลูกค้า (ธุรกิจกับผู้บริโภค) ระหว่างธุรกิจกับส่วนงานสาธารณะหรือระหว่างลูกค้ากับส่วนสาธารณะ คนโดยทั่วไปมักคิดว่าพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์หมายถึงการที่ ผู้บริโภคเข้าไปยังเว็บไซท์ใดๆ เพื่อทำการซื้อสินค้าแบบออนไลน์ แต่ในความเป็นจริงแล้วการซื้อขายสินค้าผ่านเว็บไซท์เป็นเพียงส่วนเล็กๆ ส่วนหนึ่งของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น การใช้พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์สามารถช่วยให้การ ดำเนินงานในการซื้อ-ขายของบริษัทใหญ่ๆ ทำได้ง่ายขึ้นหรือแม้กระทั่งกับบริษัทเล็กๆ เองก็มีโอกาสที่จะขายสินค้าในราคาต่ำ ในกลุ่มตลาดต่างๆ ทั่วโลก ข้อดีของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้บริโภค ได้แก่การซื้อสินค้าได้โดยไม่ต้องเบียดเสียดกับฝูงคนมากมายในห้างสรรพสินค้า, สามารถชื้อสินค้าได้ตลอดเวลาที่ต้องการเมื่ออยู่ที่บ้านหรือที่ทำงาน และได้รับสินค้าโดยตรงถึงบ้านไม่ต้องขนส่งเอง
รูปที่24 แสดงตัวอย่างการใช้พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ในขบวนการสั่งซื้อเฟอร์นิเจอร์ใหม่จากบริษัทผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์ ซึ่งในการสั่งซื้อโดยทั่วไปแล้วจะเริ่มตั้งแต่พนักงานเขียนคำร้องขอเพื่อสั่งซื้อสินค้าและนำไปผ่านการขออนุมัติการสั่งซื้อ เมื่อผ่านการอนุมัติแล้วจึงนำใบร้องขอนั้นไปทำเป็นแบบสั่งซื้ออย่างเป็นทางการและส่งไปยังผู้ขายสินค้าที่ต้องการ ขบวนการเหล่านี้สามารถสำเร็จได้โดยง่ายเมื่อใช้พาณิชย์อิเล็กทอรนิกส์ โดยพนักงานสามารถไปยังเว็บไซท์ของผู้ขายเฟอร์นิเจอร์ และเลือกสินค้าที่ต้องการจากรายการสินค้าในเว็บไซท์นั้นๆ และทำการสั่งซื้อสินค้าตามราคาที่ ตกลงไว้ก่อนหน้านั้นแล้ว ถ้าการสั่งซื้อต้องผ่านการอนุมัติก่อน ผู้อนุมัติจะได้รับการแจ้งให้ทราบถึงการสั่งซื้อนี้ จากความสะดวกสบายต่างๆ ทั้งในด้านของผู้ดำเนินธุรกิจและในด้านของผู้บริโภค ในปัจจุบัน พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์จึงมีการเจริญเติบโตอย่างรวดเร็ว
สรุป
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเป็นการรวมกลุ่มของฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, คน, ขบวนการ, ฐานข้อมูล และอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อการจัดการกับข้อมูลและสารสนเทศช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายได้ โดยระบบสารสนเทศเพื่อการ จัดการจะช่วยให้ผู้จัดการมองเห็นภาพรวมของการปฏิบัติงานขององค์กร ทำให้สามารถควบคุม, จัดการและวางแผน การปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ระบบสารสนเทศขององค์กร อาจประกอบด้วยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านต่างๆ ในองค์กร เช่น ด้านการเงิน, การตลาด, การผลิตฯลฯ โดยแต่ละระบบต้องการข้อมูลเข้าที่แตกต่างกัน, ประกอบด้วยระบบย่อยๆ ที่สนับสนุนการทำงานด้านนั้นๆ ที่แตกต่างกันและยังให้ผลลัพธ์ของระบบที่แตกต่างกันอีกด้วย ส่วนขั้นตอนของการพัฒนาระบบสารสนเทศ แต่ละระบบจะเป็นไปตามวงจรชีวิตของการพัฒนาระบบ โดยจะเริ่มที่การศึกษาระบบเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้น, การวิเคราะห์ระบบ เพื่อเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและสิ่งที่ต้องพัฒนา, การออกแบบระบบ ซึ่งแบ่งออกเป็นการออกแบบเชิงตรรกะและการออกแบบทางกายภาพ เพื่อกำหนดวิธีการในการพัฒนาระบบ, การนำไปใช้ ได้แก่การพัฒนาระบบตามที่ได้ออกแบบไว้และนำระบบที่พัฒนาขึ้นไปใช้และขั้นสุดท้ายเป็นการดูแลรักษา เพื่อตรวจสอบและแก้ไขระบบ เมื่อมีข้อผิดพลาดหรือมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้น
สมัครสมาชิก:
บทความ (Atom)
